会议纪要撰写及管理规范模板

会议纪要撰写及管理规范模板一、适用会议类型与场景项目推进会议：如项目启动会、周/月度进度会、阶段复盘会等，用于同步项目进展、明确任务分工、解决跨部门协作问题。部门例会：如部门周例会、月度总结会，用于传达上级精神、总结部门工作、部署下一阶段计划。专题研讨会：如流程优化研讨会、客户需求分析会、技术方案评审会等，用于聚焦特定议题展开深度讨论并形成结论。决策会议：如预算审批会、资源协调会、制度评审会等，用于记录关键决策过程及依据，保证决策可追溯。二、会议纪要全流程操作指南（一）会前准备阶段明确会议目标与议程会议组织者需提前1-2个工作日确认会议核心目标，并制定详细议程（含各议题讨论时长、负责人），通过邮件或即时通讯工具同步给参会人员。示例议程：上周工作完成情况汇报（15分钟，汇报人：*工）当前项目难点及解决方案讨论（30分钟，主导人：*经理）下周重点工作计划部署（15分钟，负责人：*主管）其他事项（5分钟）准备会议记录工具根据会议性质选择记录方式：常规会议可采用电子文档（如Word、Excel）实时记录，重要决策会议建议录音（需提前征得参会人员同意）作为辅助，保证信息完整。准备会议签到表（模板见附件1），用于统计参会人员及缺席情况。收集基础背景资料提前收集与会议议题相关的背景文件（如项目计划书、数据报告、上次会议纪要等），供记录人参考，保证记录的准确性和连贯性。（二）会中记录阶段准确记录关键信息基本信息：会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因。议程内容：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点标注不同参会人员的核心观点（如“*工建议：调整开发优先级，先解决A模块兼容性问题”），避免主观评论，仅做客观陈述。决议事项：明确记录经讨论达成的一致结论，需包含“决策依据、结论内容、适用范围”（如“决议：因客户反馈B功能需求变更，项目组需在3个工作日内更新需求文档，由*工负责审核”）。待办任务：详细列出需跟进的具体任务，明确“任务描述、负责人、计划完成时间、交付标准”（如“任务：完成C模块测试用例编写；负责人：*测试；完成时间：2024年X月X日；交付标准：覆盖率≥95%”）。记录技巧采用“关键词+短句”方式记录，避免逐字逐句转录，优先记录“行动项”“决策结论”“争议点及解决方案”。对未达成一致或需进一步讨论的议题，单独标注“待议项”，并注明后续跟进人。（三）会后整理与归档阶段整理与审核会议纪要会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录及录音（如有）整理初稿，保证信息完整、逻辑清晰，重点检查决议事项和待办任务是否明确无误。将初稿提交给主持人审核，主持人需在1个工作日内反馈修改意见，确认无误后定稿。分发与传达定稿后1个工作日内，通过邮件或企业内部通讯工具将会议纪要分发给所有参会人员及相关方，并抄送部门负责人及存档部门，邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”。跟踪与归档记录人需建立“会议纪要跟踪表”（模板见附件2），定期（如每周）更新待办任务完成情况，并在下次会议开始前同步进展。会议纪要电子版需按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2024-06-项目推进会”），保存期限不少于3年，涉及公司机密或重要决策的纪要需加密存储。三、会议纪要标准模板附件1：会议签到表序号姓名部门职务联系方式（内线）签到时间备注1*工研发一部主管888809:002*经理市场部经理888909:05因公迟到3*专员运营部专员889009:00附件2：会议纪要模板会议纪要会议名称：项目周进度会会议时间：2024年X月X日09:00-10:30会议地点：301会议室（线上会议号：X–）主持人：*经理记录人：*助理参会人员：工（研发一部）、主管（测试部）、*专员（市场部）等共8人缺席人员：*工（运营部），因客户现场支持，已提前报备一、会议议程及主要内容1.上周工作完成情况汇报（汇报人：*工）研发一部：完成A模块功能开发，测试覆盖率90%，较计划延迟1天（因第三方接口调试问题）。测试部：完成A模块首轮测试，发觉3个bug，已反馈研发部修复。市场部：完成竞品分析报告，提交至*经理审阅。2.当前项目难点及解决方案讨论（主导人：*经理）难点：A模块与第三方系统接口数据传输不稳定，导致测试延迟。讨论要点：*工建议：更换第三方接口协议，由原HTTP改为，预计需2天开发时间。*主管补充：需同步更新接口测试用例，保证新协议下数据准确性。决议：采用协议优化接口，由工牵头协调第三方技术支持，工配合更新测试用例，保证本周末前完成联调。3.下周重点工作计划部署（负责人：*主管）研发一部：完成B模块需求分析文档，*工负责，X月X日前提交。测试部：启动B模块测试用例编写，*主管负责，X月X日前完成初稿。市场部：根据A模块开发进度，准备上线推广方案初稿，*专员负责，X月X日前提交。4.其他事项*经理强调：下周二上午10点需召开项目风险评审会，请各部门提前梳理潜在风险点。二、决议事项项目接口协议调整为，由工协调第三方支持，工配合更新测试用例，本周末前完成联调。下周二10:00召开项目风险评审会，各部门需提前提交风险清单。三、待办任务序号任务描述负责人计划完成时间交付标准当前状态1完成A模块接口协议优化*工X月X日接口联调通过，数据稳定进行中2更新B模块接口测试用例*工X月X日覆盖率≥90%待启动3准备项目风险清单*主管X月X日风险点描述清晰、应对措施明确待提交四、附件清单《项目竞品分析报告》《A模块测试bug清单》分发范围：全体参会人员、项目组全体成员、总经理办公室抄送：人力资源部、档案管理部四、撰写与管理关键要点内容准确性：记录人需保证人名、职务、任务描述等关键信息与实际一致，有疑问时需及时向参会人员核实，避免信息偏差。客观性与简洁性：会议纪要需以客观陈述为主，避免记录个人观点或情绪化表达，语言力求简洁明了，重点突出“做什么、谁负责、何时完成”。决议与待办可追溯性：决议事项需明确决策依据和结论，待办任务需细化“交付标准”，避免模糊表述（如“尽快完成”“推进中”），保证后续执行有据可依。保密与合规：涉及公司战略、财