加强档案标准化管理制度

PAGE加强档案标准化管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理工作，实现档案管理的规范化、标准化、科学化，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司/组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况和历史面貌。2.完整性原则：确保档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.系统性原则：对档案进行科学分类、系统整理，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责集中统一管理本公司/组织的各类档案，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等基础工作，建立健全档案管理信息系统。4.积极开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供档案利用服务，做好档案的查阅、借阅、复制等工作。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的完整、准确和系统。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。5.接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高自身的档案管理水平。（三）员工个人职责1.员工在工作中应及时将形成的各类文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理，并移交至本部门兼职档案员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司/组织或转借他人。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理查阅手续，爱护档案，不得在档案上圈划、批注、污损。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事任免、奖惩、培训等文件，财务审计、统计报表等文件。2.业务经营类：涵盖市场营销、客户管理、项目策划、合同协议、招投标文件等与业务经营活动相关的文件。3.技术研发类：包含科研项目立项、研究报告、技术方案、实验数据、专利申请等技术研发过程中形成的文件。4.生产管理类：涉及生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理、安全生产等生产管理方面的文件。5.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等党群工作相关文件。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.“年度”以公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.“类别”按照上述档案分类，用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务经营类等。4.“流水号”为每类档案的顺序编号，用四位数字表示，从“0001”开始依次编排。5.例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为“2023A0005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.凡是本公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的材料，均属收集范围。2.具体包括但不限于上级文件、内部发文、会议记录、工作计划与总结、合同协议、财务凭证、技术图纸、科研报告、照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的档案材料，确保收集工作的及时性和完整性。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集并及时移交档案管理部门。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的档案材料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法组成案卷。一般应遵循以下原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，将重要文件和一般文件分别组卷。便于保管和利用，案卷厚度适中，一般不超过200页。3.编目：对每卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等。编号：在每卷档案首页右上角加盖档号章，并填写档号。编页：对卷内文件进行逐页编号，页号编写在有文字的页面正面右上角，背面左上角。卷内目录：按照卷内文件排列顺序，依次填写文件题名、文号、责任者、日期、页号等内容。备考表：放在卷末，注明本卷文件的总页数、组卷日期、立卷人、检查人等信息。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.业务经营类档案应在业务活动结束后一个月内归档。3.技术研发类档案应在项目结题后三个月内归档。4.生产管理类档案应在年度终了后三个月内归档。5.党群工作类档案应在次年上半年归档。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应按照归档期限，将整理好的档案移交至档案管理部门，并填写档案移交清单。2.移交的档案应符合整理要求，做到分类准确、组卷合理、编目规范。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）移交手续1.档案移交时，移交部门与档案管理部门应办理正式的移交手续，双方在档案移交清单上签字确认。2.档案移交清单一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。六、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。2.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是本公司/组织在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。4.短期保管：保管期限为15年以下的档案，主要是本公司/组织在较短时间内需要查考利用的档案。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限的规定，对档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见。4.对已到保管期限且失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经公司/组织领导批准后予以销毁。（五）档案销毁1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并由两人以上监销。2.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，销毁清册应永久保存。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。七、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，须经本公司/组织领导批准。（二）利用手续1.查阅：本公司/组织员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅：本公司/组织员工因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，到期应及时归还。3.外单位查阅本公司/组织档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经本公司/组织领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，不得摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应另行办理审批手续。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅内容、归还时间等。2.利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对已归档的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。2.对电子文件应按照档案管理要求进行规范整理和存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）档案信息系统功能1.档案录入：实现档案目录信息和全文信息的录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档号、题名、责任者、日期等进行检索，方便快捷地查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案借阅情况进行在线登记、审批和跟踪管理，及时提醒借阅人归还档案。4.统计分析：对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止未经授权的访问和数据泄露。（四）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.对档案信息系统进行定期维护和升级，确保系统的正常运行和数据的安全性。九、监督与检查（一）监督检查职责1.档案管理部门负责对本公司/组织各部门档案工作进行监督检查，确保档案管理制度的贯彻执行。2.公司/组织内部审计部门负责对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理工作的合规性和有效性。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年至少组织一次全面检查，对各部门档案工作进行实地检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，档案管理部门可随时对各部门档案工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，组织专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下