校园安全档案管理制度

PAGE校园安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强校园安全管理，规范安全档案工作，确保校园安全信息的全面、准确记录与有效利用，保障师生生命财产安全，维护校园正常秩序，依据国家相关法律法规及教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类部门、班级及相关人员在校园安全管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映校园安全管理工作的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖校园安全管理的各个方面，包括但不限于安全制度、安全教育、安全检查、隐患排查、应急处置等资料，确保档案的全面性。3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合统一的标准和规范，便于查阅和管理。4.保密性原则：对涉及校园安全敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）学校安全管理领导小组1.负责制定和修订校园安全档案管理制度，指导和监督全校安全档案管理工作。2.定期审查安全档案，对档案管理工作进行评估和决策。（二）安全管理部门1.具体负责校园安全档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常工作。2.建立健全安全档案管理台账，记录档案的出入库情况。3.对各部门提交的安全档案资料进行审核，确保资料的质量。（三）各部门及班级1.负责本部门及班级安全档案资料的收集、整理，并定期移交至安全管理部门。2.明确专人负责安全档案工作，确保档案资料的及时、准确提供。三、档案分类与编号（一）分类1.安全管理制度类：包括学校制定的各项安全管理制度、应急预案等文件。2.安全教育类：如安全教育计划、教案、活动记录、学生安全知识竞赛资料等。3.安全检查类：涵盖日常安全检查记录、专项安全检查报告、安全隐患排查台账等。4.应急处置类：包含突发事件应急演练方案、演练记录、事故报告及处理结果等。5.安全设施设备类：有关安全设施设备的采购、安装、维护、检测等资料。6.人员安全类：师生安全信息、安全培训记录、安全责任书等。7.其他安全类：不属于上述分类的其他与校园安全相关的资料。（二）编号采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，2023AJ001，表示2023年度安全管理制度类的第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门及班级应按照规定的时间和要求，主动收集本部门及班级在安全管理工作中产生的各类资料，并及时移交至安全管理部门。2.安全管理部门通过定期检查、不定期抽查、接收上级部门文件等方式，全面收集校园安全档案资料。3.对于重要的安全事件，应及时收集相关的照片、视频、证人证言等原始资料。（二）整理1.安全管理部门收到档案资料后，应按照分类标准进行初步整理，剔除重复、无效的资料。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.将档案资料按照顺序排列，采用A4纸张规格进行打印或复印，确保字迹清晰、页面整洁。对于不符合规格的资料，应进行裱糊、裁剪等处理。4.对电子档案资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在专门的服务器或存储设备上，建立电子档案索引目录。五、档案归档与保管（一）归档1.整理后的档案资料应及时归档，按照类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度等信息。2.档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥、防火、防潮、防虫、防盗。3.建立档案索引卡片，将档案的类别、编号、名称、存放位置等信息记录在卡片上，便于快速查找。（二）保管1.安全管理部门应指定专人负责档案保管工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案保管期限根据相关法律法规和学校实际情况确定，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。对于重要的安全档案，应永久保存。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.校内各部门因工作需要查阅安全档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经部门负责人签字后，提交至安全管理部门。2.安全管理部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅安全档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经学校安全管理领导小组批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。归还时，安全管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案保密与销毁（一）保密1.对涉及校园安全敏感信息的档案，如学生个人隐私、安全事故细节等，应严格保密，未经批准，任何人不得擅自泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，在档案管理过程中采取必要的保密措施，如限制查阅范围、加密存储电子档案等。（二）销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的档案，由安全管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.经学校安全管理领导小组审核批准后，由安全管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁记录应长期保存。八、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.学校应建立校园安全电子档案系统，实现档案资料的电子化管理。电子档案系统应具备档案录入、查询、统计、备份等功能，方便档案的管理和利用。2.安全管理部门应按照档案分类标准，将纸质档案资料录入电子档案系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）数据安全与维护1.加强电子档案系统的数据安全管理，设置不同级别的用户权