文书档案鉴定开放制度

PAGE文书档案鉴定开放制度一、总则（一）目的为了加强公司文书档案的管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范文书档案的鉴定与开放工作，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的鉴定与开放管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容真实、准确，如实反映公司各项工作的历史面貌。3.科学鉴定原则：运用科学的方法和标准，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。4.安全保密原则：确保档案在鉴定与开放过程中的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、文书档案鉴定（一）鉴定组织成立公司文书档案鉴定小组，由公司分管领导担任组长，成员包括办公室负责人、各部门档案管理人员以及相关业务专家。鉴定小组负责制定鉴定标准、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（二）鉴定标准1.文件内容标准反映公司主要职能活动、基本历史面貌的文件材料，如重要会议记录、决策文件、工作计划与总结等，应予以保留。具有查考利用价值的文件材料，如合同协议、财务报表、人事档案等，应进行妥善保存。一般性事务文件，如日常通知、简报等，可根据实际情况进行筛选。2.文件时间标准近期形成的文件，如本年度的文件材料，应重点保存。超过一定年限（如十年）且已无查考利用价值的文件，可考虑销毁。3.文件来源标准公司内部形成的文件，如部门工作报告、内部规章制度等，是鉴定的重点。外部来文，如上级机关文件、相关单位函件等，根据其与公司业务的关联程度进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审阅文件内容，判断其价值。2.分析比较法：对同类文件进行分析比较，确定其保存价值。3.专家评估法：对于专业性较强的文件，邀请相关专家进行评估鉴定。（四）鉴定程序1.准备阶段鉴定小组明确鉴定任务和要求，制定鉴定工作计划。收集相关文件材料，整理成卷，为鉴定工作做好准备。2.鉴定阶段鉴定人员按照鉴定标准，对每份文件进行逐一鉴定，提出初步鉴定意见。鉴定小组对初步鉴定意见进行讨论审核，形成最终鉴定结论。3.整理阶段根据鉴定结论，对档案进行分类整理。将确定为保存的档案进行编号、编目、装订等工作。对确定为销毁的档案，进行登记造册。三、文书档案开放（一）开放范围1.涉及公司一般性工作情况，不涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案。2.已经过保密期限，且对公司发展和社会公众具有一定参考价值的档案。（二）开放申请1.公司内部人员如需查阅开放档案，应填写《文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至办公室。2.公司外部人员如需查阅开放档案，应提前向公司办公室提出书面申请，说明查阅单位、查阅目的、查阅内容等，并提供有效身份证明。办公室审核同意后，报公司分管领导批准。（三）开放审批1.办公室收到查阅申请后，对申请内容进行审核。2.对于符合开放条件的申请，办公室在规定时间内予以批准，并通知查阅人员。3.对于不符合开放条件的申请，办公室应向查阅人员说明理由。（四）开放查阅1.查阅人员应按照批准的范围和方式进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或进行其他违规操作。2.查阅档案时，应在办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅人员如需摘录、复制档案内容，应经办公室同意，并按照规定的程序进行操作。（五）开放登记1.办公室应对每次档案开放查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅结果等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查考。四、文书档案保管期限划分（一）永久保管1.公司设立、合并、分立、终止等重要文件材料。2.公司年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。3.公司重大决策、重要会议记录、重要合同协议等具有长远查考利用价值的文件。（二）长期保管1.公司五年以上的工作计划、总结、统计报表等文件材料。2.公司重要业务活动的文件材料，如项目申报书、验收报告等。3.公司中层以上管理人员的任免文件、考核材料等。（三）短期保管1.公司一般性事务文件，如日常通知、简报等。2.公司短期的工作计划、总结、统计报表等文件材料。3.公司临时性业务活动的文件材料。五、文书档案销毁（一）销毁范围经鉴定确定为无保存价值的档案。（二）销毁程序1.办公室根据鉴定结论，编制《文书档案销毁清单》，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《文书档案销毁清单》经鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后的《文书档案销毁清单》交档案管理人员执行销毁任务。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《文书档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。六、监督与检查（一）监督机构公司设立档案管理监督小组，负责对文书档案鉴定与开放制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.文书档案鉴定工作是否按照规定的标准、方法和程序进行。2.文书档案开放申请、审批、查阅等环节是否符合规定。3.文书档案保管期限划分是否准确合理。4.文书档案销毁工作是否严格按照程序执行。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查，对文书档案鉴定与开放制度的执行情况进行重点检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查。3.对于违反文书档案鉴定与开放制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进