中小学档案管理制度

PAGE中小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强中小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合中小学实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理学校工作中形成的各类档案，保证档案资料的齐全。4.保密性原则：对涉及学校机密、师生隐私等档案信息严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，提高档案检索和利用效率，方便学校各项工作查询使用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立综合档案室，负责全校档案的集中统一管理。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度。2.负责制定学校档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。4.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.开展档案的鉴定工作，按照规定定期对档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案，做好档案的销毁工作，并办理相关手续。6.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时准确填报各类档案统计报表。7.积极开发档案信息资源，编制各类档案检索工具和参考资料，为学校各项工作提供档案信息服务。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职工的档案意识和档案管理水平。9.负责接收上级主管部门和其他单位移交的与本校有关的档案资料，并进行妥善保管和利用。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作，并定期向学校综合档案室移交。2.指导本部门教职工做好文件材料的收集和归档工作，确保本部门档案资料的齐全、完整。3.协助学校综合档案室开展档案的整理、编目、鉴定、统计等工作，提供有关档案利用的信息。4.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的分类与编号（一）档案分类中小学档案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、学生管理类、教师业务类、后勤管理类、声像实物类等七大类。1.党群工作类：主要包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、安全管理、对外交流等工作中产生的各类文件。3.教育教学类：包含学校教育教学计划、教学改革、课程建设、教学研究、教学成果、学生成绩等相关资料。4.学生管理类：涉及学生招生、学籍管理、品德教育、奖惩管理、社会实践、毕业生工作等方面的文件。5.教师业务类：包括教师个人业务档案、教学教案、教学总结、科研成果、培训进修等材料。6.后勤管理类：有关学校后勤保障、校园建设、物资采购、维修维护、环境卫生等工作的档案。7.声像实物类：以照片、录音、录像、实物等形式记录学校重要活动、事件及具有保存价值的物品所形成的档案。（二）编号规则1.每大类档案赋予一个固定的代码，如党群工作类为“A”，行政管理类为“B”，以此类推，声像实物类为“G”。2.每大类下的二级类目再进行细分编号，如行政管理类下的人事管理为“B1”，财务管理为“B2”等。3.具体档案编号按照年度、流水号的顺序编排，如“B22023001”表示行政管理类财务管理中的2023年第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.上级主管部门下发的与本校有关的文件、通知、指示等。3.学校与其他单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.学校举办或参加的各类会议、活动形成的文件、材料、照片、录像等。5.教职工个人在教学、科研、管理等工作中产生的重要业务材料。6.学生在学习、生活、社会实践等过程中形成的具有代表性的材料。7.反映学校发展历程、校园建设、师资队伍建设等方面的实物、声像资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中产生的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对收集到的文件材料要进行认真核对，检查文件的完整性、准确性和有效性，剔除重复、无用的文件。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，可收集复印件，并注明原件存放处。4.各部门兼职档案员应定期将收集整理好的档案移交学校综合档案室，移交时要填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类、排列和编号。2.对每份文件材料进行编目，填写文件题名、日期、文号、责任者、页数等项目，确保编目准确、清晰。3.按照档案装订要求，将文件材料左侧对齐，采用线装或胶装方式进行装订，保持文件的整齐牢固。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等内容，以便于档案的检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.按照档案分类编号顺序，将档案装入档案盒或档案柜，整齐排列上架保管。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。电子档案应按照纸质档案的分类编号进行管理，建立相应的电子目录和索引。3.对声像实物类档案，应根据其特点进行妥善保管。照片应冲印或扫描成电子文件后分类归档，录像带、录音带等应定期进行回放检查，确保音像资料的清晰和完整。实物档案应进行登记造册，注明来源、日期、保管期限等信息，并妥善存放。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案应永久保管。如学校的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要人事任免等档案。2.长期保管档案：反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如学校的教学计划、工作总结（年度、学期）、一般人事档案等。3.短期保管档案：在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。如学校的一般性文件、临时性活动材料等。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查盘点，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。3.对清查结果应进行详细记录，填写档案清查登记表，包括档案编号、题名、数量、保管状况等信息，清查记录应存档备查。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合学校实际情况，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限的档案，审查其是否仍具有查考利用价值，如涉及学校重要历史事件、重要人物、知识产权等档案，即使已过保管期限，也应继续保存。3.对保管期限内但已失去保存价值的档案，如重复文件、内容空洞无实际意义的文件等，可进行鉴定剔除。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交档案鉴定工作小组，由鉴定工作小组组织相关人员进行逐卷鉴定。3.鉴定人员根据鉴定标准，对每份档案进行审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。4.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等内容。档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报学校主管领导批准。（四）销毁1.经批准销毁的档案，应在指定地点由两人以上监销，确保档案销毁彻底。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册存档备查。七、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门在开展教育教学、管理、科研等工作中需要查阅档案资料的。2.教职工因个人业务需要查阅本人业务档案或其他相关档案的。3.学生及其家长因学籍管理、成绩查询、综合素质评价等需要查阅相关档案的。4.因工作需要，外单位查阅本校档案的，须经学校主管领导批准。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可到学校综合档案室查阅纸质档案或电子档案，档案管理人员应提供必要的协助，帮助利用者查找所需档案。2.借阅档案：因特殊情况需要借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失，按时归还。3.复制档案：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖学校档案管理部门印章