档案制度建设业务指导

PAGE档案制度建设业务指导一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度建设业务指导。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织各项活动的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的门类齐全、内容完整。4.准确性原则档案的整理、编目等应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作。（二）主要职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度、业务流程和操作规范。2.档案收集与整理指导各部门做好档案的收集工作，定期对收集到的档案进行整理、分类、编目，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管负责档案库房的建设与管理，配备必要的保管设施和设备，确保档案的安全存储。对档案进行定期检查和维护，防止档案损坏、丢失和霉变等情况发生。4.档案利用服务建立档案检索系统，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。根据工作需要，对档案进行整理和编研，为公司/组织决策提供参考依据。5.档案信息化建设推进档案管理信息化工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对电子档案的安全管理，确保电子档案的真实性、完整性和保密性。6.监督与指导对各部门的档案工作进行监督和指导，定期检查各部门档案管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。组织开展档案业务培训，提高公司/组织全体员工的档案意识和业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，规章制度，人事档案，行政公文等。2.财务档案涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案根据公司/组织的业务类型进行分类，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案、研发业务档案等。业务档案应包括业务合同、订单、发票、发货单、验收报告等相关文件。4.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，按照项目名称进行分类。项目档案应包括项目立项文件项目计划、项目预算、项目进度报告、项目验收文件等。5.声像档案包括公司/组织活动的照片、录像、录音等资料。6.电子档案存储在电子介质上的各类文件，如电子文档、电子表格、电子邮件等。（二）档案编号1.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的管理和查找。编号由档案类别代码、年度代码、流水号等部分组成。例如：行政档案编号为XZ[年度代码][流水号]；财务档案编号为CW[年度代码][流水号]；业务档案编号为YW[业务类别代码][年度代码][流水号]；项目档案编号为XM[项目名称代码][年度代码][流水号]；声像档案编号为SX[年度代码][流水号]；电子档案编号为DZ[年度代码][流水号]。2.代码设置档案类别代码、业务类别代码、项目名称代码等应根据公司/组织实际情况进行统一设定，并保持相对稳定。年度代码采用公元纪年，如“2023”表示2023年。流水号按照档案形成的先后顺序依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.明确收集范围各部门应按照档案管理制度的要求，明确本部门档案的收集范围，确保档案的全面性。2.及时收集档案形成后，相关责任人应及时将档案收集齐全，移交至档案管理部门。对于重要档案或紧急档案，应优先收集并及时处理。3.确保质量收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.装订成册对于纸质档案，应进行装订。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的整齐牢固。3.编目编号编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。按照编号规则为每份档案赋予唯一的编号，并在档案封面、目录等位置标注。4.编制检索工具建立档案检索系统，如纸质索引卡片、电子检索数据库等，方便快速查找档案。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。库房应具备必要的安全设施，如消防器材、监控设备、防虫药品投放装置等。2.库房布局库房内应设置不同的区域，如档案存储区、整理区、查阅区等。档案存储区应按照档案类别、年度等进行分区存放，便于管理和查找。（二）保管设备1.存储设备配备档案柜、档案架等存储设备，确保档案存放有序。对于珍贵档案或易损档案，可采用专门的存储盒、袋等进行保护。2.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，使库房内温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.防火防盗设备配备火灾自动报警系统、灭火设备等防火设施，安装防盗门窗、门禁系统等防盗设备。（三）档案保管期限1.定期鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.保管期限划分标准根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定档案保管期限划分标准。例如，涉及公司/组织核心机密、重要资产、重大决策等方面的档案应列为永久保管；一般性业务档案可根据其重要程度和使用频率确定保管期限。（四）档案保管措施1.日常检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失、霉变等情况。发现问题及时采取措施进行处理，并做好记录。2.定期盘点每年对档案进行一次全面盘点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保账实相符。3.特殊保护对于重要档案或易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、加密存储、专人保管等。六、档案的利用（一）利用范围1.内部利用公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。查阅、借阅档案应填写申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理手续。2.外部利用因法律法规要求、司法机关查询、合作单位需要等特殊情况，需向公司/组织外部提供档案的，应按照规定办理审批手续，并确保档案信息的安全。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出查阅区。查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，防止档案被损坏或丢失。2.借阅借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。记录内容包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、编号借阅期限等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.保管期限已满对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，可予以鉴定销毁。2.失去利用价值档案内容已过时、失效，或因其他原因失去利用价值的，可进行鉴定销毁。3.重复文件对于内容重复、无保存必要的档案，可根据鉴定情况进行销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制销毁清单。销毁清单应包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批销毁清单经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程应有专人监督，确保档案彻底销毁。4.销毁记录对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监督人员等信息。销毁记录应与销毁清单一并保存。八、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.规范电子文件格式公司/组织内部各部门应统一电子文件的格式，采用通用的、易于长期保存的格式进行文件制作和存储，如PDF、DOCX、XLSX等。2.及时收集归档电子文件形成后，相关责任人应及时将其收集齐全，并按照档案管理制度的要求进行整理和归档。归档时应确保电子文件的完整性和准确性，包括文件的元数据信息（如文件名、作者、日期、格式等）。（二）电子档案的整理与存储1.分类存储电子档案按照与纸质档案相同的分类标准进行分类存储，建立相应的文件夹结构。每个文件夹应按照档案类别、年度等进行命名，便于查找和管理。2.存储方式采用服务器存储或磁盘阵列等方式进行电子档案的存储，确保存储的可靠性和安全性。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.元数据管理建立电子档案元数据管理系统，对电子档案的元数据进行详细记录和管理。元数据应包括文件的基本信息、版本信息、密级信息、存储位置等，以便于对电子档案进行检索和利用。（三）电子档案的利用与安全1.利用权限管理通过电子档案管理系统设置不同的用户权限，对电子档案的查阅、借阅等操作进行严格控制。只有经过授权的人员才能访问相应的电子档案。2.安全防护措施安装防火墙、防病毒软件等安全防护设备，防止电子档案受到网络攻击和病毒感染。对电子