医院档案管理制度政策

PAGE医院档案管理制度政策一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门以及全体员工在医疗、教学、科研、行政管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集医院在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等档案信息进行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为医院各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责医院档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全医院档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.开展档案的开发利用工作，为医院的医疗、教学、科研、行政管理等工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料，积极主动地为利用者提供方便。6.组织开展医院档案业务培训，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。7.参与医院重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流，接受业务指导和监督检查。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的档案。3.医疗管理类：主要有医疗质量管理、医疗技术管理、医疗安全管理、病历档案、医疗统计报表等档案。4.护理管理类：涉及护理工作制度、护理质量控制、护理人员培训与考核、护理记录等方面的文件。5.教学管理类：包含医院教学计划、教学大纲、教案、教学评估、学生实习管理等档案。6.科研管理类：包括科研项目申报、科研成果管理、科研论文发表、科研仪器设备管理等方面的资料。7.设备物资管理类：有设备采购计划、设备验收报告、设备维护记录、物资采购与库存管理等档案。8.基建档案类：涉及医院基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的各类文件材料。9.会计档案类：按照国家会计档案管理规定，对医院的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料进行分类管理。10.声像档案类：包括医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的分类管理和检索利用。2.编号方法采用“年度类别流水号”的编号方式。例如：2023YL001，表示2023年医疗管理类的第1份档案。年度：用四位数字表示档案形成的年份。类别：用两位大写字母表示档案所属的类别，如“YL”代表医疗管理类。流水号：用三位数字表示该类别档案的顺序号，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各科室、部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本科室、本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集要求：齐全完整：确保收集的档案涵盖工作活动的各个方面，内容完整无缺。真实准确：档案内容应如实反映工作实际情况，数据准确无误。及时归档：各科室、部门应在规定时间内将整理好的档案移交档案管理部门，不得积压或拖延。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐牢固。编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，便于检索和查阅。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案的保管（一）保管场所医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.上架排列：档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变等情况，发现问题及时处理。3.数字化管理：对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案的异地备份和远程查询利用，提高档案的安全性和利用效率。4.保密管理：严格遵守档案保密制度，对涉及医院机密、患者隐私等档案信息进行加密存储和管理，限制查阅权限，防止信息泄露。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和医院档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务优先原则：以服务医院各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供档案信息服务，满足利用需求。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏和信息泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可根据需要到档案管理部门查阅档案原件，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案时，利用者应填写借阅申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误，确保其真实性和准确性。4.出具证明：档案管理部门可根据利用者的需求，为其出具档案证明材料，证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档号、查阅页数、复制份数等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，确定档案的保管期限和存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员应逐件逐页地审查档案内容，根据档案的价值和保管期限标准，确定档案的存毁。2.综合分析：结合医院的发展规划、工作重点、业务需求等因素，综合分析档案的现实利用价值和历史意义，做出科学合理的鉴定结论。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管的档案：医院党、政领导班子的重要文件材料。医院历史沿革、重大事件、重要会议记录等具有长远查考利用价值的档案。医院的财务决算、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等重要财务档案。医院的科研成果奖励证书、专利证书等具有重要价值的科研档案。医院的基本建设项目档案中具有长期保存价值的文件材料。其他对医院发展具有重要意义，需永久保存的档案。2.定期保管的档案：医院一般性的行政管理文件材料，保管期限为10年。医院医疗、教学、科研等业务活动中形成的一般性文件材料，保管期限为30年。医院设备物资采购、验收、维护等文件材料，保管期限为10年或30年，根据设备物资的使用年限和重要程度确定。（五）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定确定销毁的档案，档案管理部门应编制销毁清册，详细列出档案的档号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.审批：销毁清册报医院分管领导审批，经批准后方可实施销毁。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。销毁后，在销毁清册上注明销毁日期和方式，并由监销人员签字。4.监销：档案销毁工作必须有两人以上监销，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。监销人员应在销毁清册上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作的效率和质量，为医院各项工作提供便捷高效的档案信息服务。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：支持多种格式的档案数据录入，包括纸质档案数字化录入、电子文件导入等，确保档案数据的准确完整。2.分类管理：按照档案分类方案对档案进行分类管理，实现档案的快速检索和浏览。3.权限控制：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、修改、删除等操作进行严格的权限管理，确保档案信息安全。4.检索查询：提供灵活多样的检索查询功能，支持按档号、题名、日期、关键词等多种方式检索档案，快速定位所需档案信息。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类档案统计报表，为医院档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，确保数据安全。在系统出现故障时，能够及时进行数据恢复，保证档案管理工作的正常开展。（三）数字化加工要求1.扫描分辨率：纸质档案扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像格式：扫描图像格式应为常见的图像格式，如JPEG、TIFF等，便于存储和管理。3.图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪图像、纠偏等处理，确保图像质量符合要求。4.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的电子目录进行挂接，实现档案信息的快速检索和利用。（四）数据安全管理1.数据备份：定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.安全防护：采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护措施，防止网络攻击和病毒感染，确保系统安全稳定运行。3.用户认证：建立用户认证机制，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性和合法性。4.数据加密：对重要的档案数据进行加密存储，在传输过程中采用加密技术，防止数据泄露。九、档案人员管理（一）人员配备档案管理部门应根据工作需要，配备足够数量的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉医院业务工作流程。（二）人员培训1.定期培训：档案管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、信息化技术等，不断提高档案管理人员的业务水平和综合素质。