粮油质量档案保管制度

PAGE粮油质量档案保管制度一、总则1.目的为加强公司粮油质量档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司的生产经营、质量管理、追溯体系等提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及粮油质量档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等工作。3.基本原则粮油质量档案管理应遵循真实、完整、规范、安全、保密的原则，确保档案信息的可靠性和可追溯性。二、档案管理职责1.质量管理部门负责制定和完善粮油质量档案管理制度，并监督执行。组织指导各部门做好粮油质量档案的收集、整理、归档工作。负责粮油质量档案的集中保管，确保档案的安全和完整。定期对粮油质量档案进行检查、清理和鉴定，提出档案销毁意见。为公司内部各部门提供粮油质量档案查阅、借阅服务，并做好记录。2.各业务部门负责本部门粮油质量相关文件资料的收集、整理，并及时移交质量管理部门归档。配合质量管理部门做好粮油质量档案的查阅、借阅等工作，确保档案的合理使用。按照档案管理要求，妥善保管本部门在业务活动中形成的粮油质量档案，并接受质量管理部门的监督检查。3.档案管理人员严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。负责粮油质量档案的日常整理、分类、编目、上架等工作，确保档案存放有序，便于查找。做好粮油质量档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。负责办理粮油质量档案的查阅、借阅登记手续，按照规定提供档案利用服务。三、档案收集与整理1.收集范围粮油采购环节的质量证明文件，包括供应商资质证明、检验报告、发票等。粮油生产过程中的质量控制记录，如生产工艺参数、检验记录、设备运行记录等。粮油储存环节的质量监测报告，如库存盘点记录、温湿度记录、虫害检查记录等。粮油销售环节的质量反馈信息，如客户投诉记录、退货记录等。与粮油质量相关的标准、规范、政策文件等。其他与粮油质量有关的文件资料。2.收集要求各部门应指定专人负责粮油质量文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。收集的文件资料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。3.整理方法质量管理部门收到各部门移交的粮油质量文件资料后，应按照档案管理的要求进行整理。整理工作包括分类、编号、编目等。分类应根据粮油质量档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行合理划分；编号应按照一定的规则为每份档案赋予唯一的标识；编目应编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。整理后的粮油质量档案应做到分类科学、编号规范、编目准确，便于查阅和管理。四、档案归档1.归档原则粮油质量档案应按照分类编号顺序进行归档，确保档案的系统性和连贯性。2.归档要求档案管理人员应将整理好的粮油质量档案及时归档，存入专用的档案柜或档案库房。归档的档案应排列整齐，标识清晰，便于查找和利用。对于电子档案，应按照电子档案管理的要求进行存储和管理，建立相应的数据索引和备份机制。3.归档时间粮油质量档案应在文件资料形成后的一个月内完成归档工作。对于重大质量事件或紧急文件资料，应及时归档。五、档案保管1.保管场所粮油质量档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、防虫药品、消防器材等。档案柜应选用坚固耐用、防火防潮的材质，按照档案分类存放档案，便于查找和管理。应定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.保管期限粮油质量档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年；中期保管期限为51年；长期保管期限为1年以上。具体保管期限如下：粮油采购环节的质量证明文件，短期保管期限为13年。粮油生产过程中的质量控制记录，中期保管期限为38年。粮油储存环节的质量监测报告，中期保管期限为)年。粮油销售环节的质量反馈信息，短期保管期限为13年。与粮油质量相关的标准、规范、政策文件等，长期保管期限为1年以上。4.档案清查质量管理部门应定期对粮油质量档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。清查结束后，应编制清查报告，记录清查情况和处理结果。六、档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部各部门因工作需要查阅粮油质量档案的，应填写《粮油质量档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，提交质量管理部门。质量管理部门收到查阅申请表后，应进行审核，对于符合查阅规定的，予以批准，并安排档案管理人员提供查阅服务。查阅粮油质量档案时，查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《粮油质量档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅规定公司外部单位因工作需要借阅粮油质量档案的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅粮油质量档案时，借阅人员应填写《粮油质量档案借阅申请表》，经公司主管领导签字同意后，提交质量管理部门。质量管理部门应对借阅申请进行审核，对于符合借阅规定的，收取一定的押金，并与借阅人员签订《粮油质量档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅人员应按照协议规定的期限归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人员不得将档案转借他人或用于其他非借阅目的。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人员追究责任，并采取相应措施进行处理。七、档案保密1.保密措施粮油质量档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的粮油质量档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格控制查阅、借阅范围，不得向无关人员透露档案内容。2.保密责任公司全体员工应严格遵守档案保密制度，并签订保密承诺书。对于违反保密制度，造成档案信息泄露的，公司将依法追究相关人员的责任。档案管理人员如因工作失误或故意泄露档案信息，将视情节轻重给予相应的纪律处分，构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、档案销毁1.销毁条件粮油质量档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。2.销毁程序质量管理部门应定期对保管期满的粮油质量档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《粮油质量档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。销毁粮油质量档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。销毁工作完成后，监销人员应在《粮油质量档案销毁登记表》上签