档案文书及印章管理制度

PAGE档案文书及印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文书及印章管理，确保档案文书的完整、准确、安全和有效利用，规范印章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案文书及印章管理工作由专门的部门或岗位进行集中统一管理，确保管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案文书应如实反映公司各项业务活动的真实情况，印章的使用应严格遵循规定，确保所盖文件的真实性和准确性。3.安全保密原则加强档案文书及印章的安全保护措施，防止信息泄露和印章被盗用、冒用，确保公司机密信息的安全。4.便捷高效原则在确保档案文书及印章管理安全、准确的前提下，优化管理流程，提高工作效率，为公司各项工作提供及时、有效的支持。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，人事档案，行政公文，工作计划与总结等。2.财务档案涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案根据公司业务类型不同进行分类，如销售业务档案包括合同、订单、客户资料、销售统计报表等；采购业务档案有采购合同、供应商资料、采购订单等；项目业务档案包含项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.其他档案如公司荣誉证书、资质证书、知识产权相关文件、对外合作协议等。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案形成后及时整理并移交至档案管理部门。2.档案形成部门在业务活动结束后，应按照档案管理要求，对相关文件材料进行分类整理，编制档案目录，填写档案移交清单，及时移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门移交的档案进行检查，对不符合要求的档案，及时通知移交部门进行补充或修正。（三）档案整理1.档案管理部门收到移交的档案后，按照档案分类标准进行进一步整理。2.对每份档案进行编号，编制档案索引，以便快速查找和利用。3.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物等；对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并命名规范，确保电子档案的可读性和可检索性。（四）档案保管1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。库房内配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案存储方式纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列整齐。电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.档案保管期限根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。定期对超过保管期限的档案进行鉴定，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，如符合要求，为借阅人提供档案，并登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如需复印档案，需另行填写《档案复印申请表》，经档案管理部门负责人批准后方可复印。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（六）档案查阅1.公司内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人在场监督，确保查阅过程符合规定。2.外部单位因工作需要查阅公司档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，并经公司分管领导批准。档案管理部门按照批准的范围提供查阅服务，并做好查阅记录。（七）档案统计与鉴定1.档案管理部门定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为公司档案管理决策提供依据。2.每年定期对档案进行鉴定，成立由档案管理部门、相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，对超过保管期限的档案进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。三、文书管理（一）文书起草1.公司各类文书的起草应根据工作需要，由相关部门或人员负责。起草文书应内容准确、逻辑清晰、语言规范，符合公司的政策方针和法律法规要求。2.涉及多个部门的文书，由主办部门牵头组织起草，相关部门配合提供资料和意见。3.重要文书在起草过程中，应进行充分的调研和论证，广泛征求意见，确保文书的科学性和可行性。（二）文书审核1.文书起草完成后，应提交至本部门负责人进行初审。初审主要对文书内容的准确性、完整性、格式规范性等进行审核。2.涉及重要事项或需多部门协调的文书，初审通过后，应提交至公司分管领导进行审核。分管领导审核重点包括文书的政策合规性、与公司整体战略的契合度等。3.对于涉及公司重大决策、规章制度等重要文书，需经总经理办公会或董事会审议通过后方可发布。（三）文书审批1.根据文书的性质和审批权限，由相应的领导进行审批。审批意见应明确、具体，如同意、不同意或提出修改意见等。2.文书审批通过后，方可进行印发、发布等后续操作。（四）文书印发1.文书经审批后，由文书起草部门负责按照规定的格式和份数进行印发。2.印发文书时，应确保排版清晰、印刷质量良好，并加盖公司印章（如需）。3.文书印发后，应及时将文书分发给相关部门和人员，并做好发放记录。（五）文书归档1.文书印发后，文书起草部门应在规定时间内将文书定稿及相关过程稿整理归档至档案管理部门。2.归档文书应按照档案管理要求进行分类、编号、装订等整理工作，确保文书档案的完整性和规范性。（六）文书保管与利用文书的保管与利用应遵循档案管理的相关规定，参照档案管理中保管、借阅、查阅等流程执行，确保文书的安全和有效利用。四、印章管理（一）印章种类公司印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门印章等。（二）印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司需要和相关规定，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.印章刻制前，行政部门应填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息，经公司领导批准后，方可进行刻制。3.新刻制的印章应在公司办公室进行备案登记，注明印章启用时间、保管人等信息。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由总经理办公室指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；部门印章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如发现印章异常情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。（四）印章使用1.使用范围公司公章用于以公司名义对外发布的重要文件、信函、合同等；法定代表人章用于特定文件或业务需要法定代表人签字确认的情况；合同专用章用于签订各类合同；财务专用章用于财务收支、票据等相关业务；部门印章用于本部门内部的文件、通知等。2.使用流程填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并按照审批权限报相关领导审批。一般事项用印，由部门负责人审批；重要事项用印，需经公司分管领导或总经理审批。印章保管人根据审批后的《印章使用申请表》，对用印文件进行审核，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、用印份数、批准人等信息。3.特殊情况用印如遇紧急情况，无法提前办理用印审批手续时，用印申请人应电话请示相关领导同意后，先加盖印章，并在事后及时补办审批手续。严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。（五）印章停用与销毁1.因公司名称变更、机构调整等原