招标中心档案管理制度范本

PAGE招标中心档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强招标中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在招标工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于招标中心全体员工及与招标业务相关的各类文件、资料、记录的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：招标中心的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映招标业务活动的全过程，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及商业秘密、国家机密等重要档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招标中心档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理招标中心的各类档案，包括纸质档案、电子档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。4.建立档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务，确保档案的有效利用。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的档案进行处理。7.开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识和管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在招标业务活动中形成的各类文件、资料、记录的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门保管的档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。3.负责档案的日常管理工作，确保档案的整理、分类、编目等工作准确无误。4.做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。5.积极为档案利用者提供优质服务，及时准确地提供所需档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.招标项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等招标业务文件。3.合同文件，包括采购合同、委托招标代理合同、技术服务合同等。4.往来信函、会议纪要、工作汇报、请示报告等各类文件。5.与招标业务相关的资质证书、业绩证明、荣誉证书等资料。6.其他具有保存价值的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应在业务活动结束后及时将相关文件、资料、记录收集齐全，整理规范，并移交档案管理部门。2.收集到的档案应保持其原始性和完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照招标业务流程、文件类型、时间顺序等进行分类，确保档案分类科学合理。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。3.编目：对档案进行编目，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，编制档案目录。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.项目前期类：包括项目立项、可行性研究、环境影响评价等文件。2.招标业务类：包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。3.合同类：包括采购合同、委托招标代理合同、技术服务合同等。4.行政文件类：包括往来信函、会议纪要、工作汇报、请示报告等。5.资质业绩类：包括资质证书、业绩证明、荣誉证书等。6.其他类：不属于以上分类的其他文件、资料、记录。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份。3.类别代码：根据档案分类标准，用两位字母表示档案类别，如“XQ”表示项目前期类，“ZB”表示招标业务类等。4.流水号：按照档案形成的顺序，用四位数字表示流水号。例如：2023ZB0001，表示2023年形成的招标业务类第1份档案。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及国家机密、重要历史资料、长期保存有重要价值的档案。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。30年保管期限：重要的招标业务文件、合同文件、行政文件等。10年保管期限：一般性的招标业务文件、往来信函等。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.电子档案：应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，并定期进行检查和维护。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案架应排列整齐，标识清晰，便于档案的存放和查找。3.定期对档案库房进行清查、盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。六、档案的利用（一）利用范围1.招标中心内部员工因工作需要查阅档案。2.与招标业务相关的单位和个人因工作需要查阅档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，安排专人提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，可以办理档案借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案应使用档案管理部门提供的专用档案袋，并在档案袋上注明档案编号、题名、借阅期限等信息。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。4.借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合招标中心的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值等确定其保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其保存价值的高低。3.效益评估法：从档案对招标中心工作的实际效益出发，评估其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对已过保管期限或无保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、招标中心领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关业务部门人员的监督下进行。销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁完毕后，应填写《档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、数量、时间、地点等信息，由档案管理部门负责人、监督人员等签字确认。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的招标中心档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为招标中心的业务发展提供有力的支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息化管理系统，建立档案索引。3.档案检索利用：通过档案信息化管理系统，实现档案的快速检索、在线查阅、下载打印等功能。4.系统安全管理：建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，采取数据备份、加密传输、用户认证等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、存储