校外培训档案管理制度

PAGE校外培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强校外培训机构档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校外培训机构（以下简称“机构”）内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指机构在教学、管理、运营等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则机构档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映机构各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集机构在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及机构机密、学员隐私等重要档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为机构的决策、教学、管理等工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责机构档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合机构实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责接收、收集机构各部门和员工移交的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的实体安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。5.档案统计建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。6.档案利用服务为机构内部各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为机构的各项工作提供参考依据。7.档案信息化建设推进档案信息化管理，利用现代信息技术手段，对档案进行数字化处理，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。8.指导与监督对机构各部门的档案工作进行指导和监督，定期检查各部门档案的收集、整理、保管等情况，确保档案工作符合制度要求。三、档案分类与编号（一）档案分类1.教学档案教学计划、教学大纲、教案、课件等教学资料。学员成绩记录、考试试卷、教学评估资料等。教师教学业务档案，包括教师基本情况、教学成果、培训经历等。2.学员档案学员报名登记表、入学资料、学籍档案等。学员学习记录、考勤记录、奖惩情况等。学员家长信息及沟通记录。3.行政管理档案机构组织架构、人员编制、岗位职责等文件。行政办公文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告等。人事档案，包括员工招聘、录用、考核、晋升、薪酬福利等相关资料。财务管理档案，如财务报表、会计凭证、审计报告等。固定资产档案，包括设备购置、验收、使用、维护、报废等记录。4.市场营销档案市场调研资料、市场分析报告、招生宣传方案等。广告宣传资料、招生简章、宣传海报等。学员招生信息，如招生人数、来源渠道、招生成本等。5.安全管理档案安全管理制度、应急预案、安全检查记录等。消防、食品卫生、设施设备安全等方面的档案资料。安全事故处理记录及相关报告。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，对各类档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。2.编号结构如下：一级编号：用大写字母表示档案类别，如“JX”代表教学档案，“XY”代表学员档案，“XZ”代表行政管理档案，“SC”代表市场营销档案，“AQ”代表安全管理档案。二级编号：用两位数字表示该类别下的一级类目，如“01”表示教学计划，“02”表示教学大纲等。三级编号：用三位数字表示该类目下的具体档案顺序号。例如：JX01001表示教学档案中的教学计划类的第一份档案。四、档案收集与移交（一）收集范围1.机构在教学、管理、运营等活动中形成的各类文件、资料、记录等，均属于档案收集范围。2.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门工作中产生的档案，并定期移交档案管理部门。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并及时向档案管理部门移交。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案不遗漏、不丢失。对于重要文件和资料，应实行双套制备份（纸质和电子）。3.收集过程中，应注意对档案的原始性和真实性进行保护，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。（三）移交程序1.各部门兼职档案员应定期（每季度末）将整理好的档案移交档案管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息。2.档案管理部门接收档案时，应按照移交清单进行核对，对不符合要求的档案，应及时退回原部门补充或修正。3.双方核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，完成档案移交手续。五、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类标准进行整理，使档案分类科学、合理、准确。（二）整理方法1.分类按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类，同类档案集中在一起。2.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修补或复制。装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。对每份档案编写页码，确保页码连续、准确。制作档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）电子档案整理1.电子档案应按照纸质档案的分类方案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。2.电子档案的命名应规范、准确，与纸质档案题名一致，并注明日期、版本等信息。3.设置电子档案的元数据，包括文件格式、大小、创建时间、修改时间、作者等，以便于检索和管理。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.对电子档案应配备服务器、存储设备等，建立数据备份制度，定期对电子档案进行备份，确保数据安全。（三）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放在一个档案架或档案柜中，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止日期等信息。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行分类存储，同时建立电子档案索引目录，便于快速检索。（四）档案保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.具体保管期限划分如下：永久保管：机构设立、变更、终止等重要文件，涉及机构权益和重大利益的合同、协议，具有历史查考价值的重要文件等。长期保管：教学计划、教学大纲、学员学籍档案、教师业务档案等。短期保管：一般性行政文件、临时性工作记录等。（五）档案清查1.档案管理部门应定期（每年一次）对档案进行清查，核对档案的数量、质量和保管情况，确保档案完好无损。2.清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级领导报告。3.对清查结果进行记录，形成《档案清查报告》，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已到保管期限的档案，重点审查其是否仍具有查考利用价值，如涉及未了结事项、法律纠纷等档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁审批表》，详细说明档案名称、数量、日期、鉴定意见等信息，并报机构负责人审批。3.经批准后，档案管理部门负责组织档案销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。（四）销毁记录1.对档案销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。2.销毁记录应形成书面材料，与《档案销毁审批表》一并归档保存，以备查考。八、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.严格按照规定的程序和权限提供档案利用服务，不得擅自扩大利用范围或泄露档案机密信息。（二）利用方式1.查阅机构内部各部门和员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、利用方式、归还时间等信息，确保档案利用过程可追溯。（四）利用监督1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督，发现违规利用行为应及时制止，并向上级领导报告。2.利用者应妥善保管所查阅、借阅的档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。如发生档案丢失或损坏情况，利用者应承担相应的责任。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为机构内部各部门提供便捷的档案信息服务，促进机构各项工作的协同发展。（二）数字化处理1.对纸质档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.扫描后的电子档案应进行图像处理，去除污损痕迹，调整图像亮度、对比度等参数，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息系统建设1.选用适合机构档案管理需求的档案信息管理软件，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能。2.完善档案信息管理系统的功能模块，如权限管理、流程控制、数据备份与恢复等，确保系统的安全性和稳定性。3.建立档案信息管理系统与机构内部其他业务系统的接口，实现档案信息的共享和交互，提高工作协同效率。（四）数据安全管理1.