借调单位档案管理制度

PAGE借调单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强借调单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于借调至本单位工作的所有人员所涉及的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门或人员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确，如实反映借调人员的工作经历、业务活动等情况。3.完整性原则：全面收集借调人员在借调期间形成的各类档案材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善借调单位档案管理制度，并组织实施。2.集中管理借调人员的各类档案，建立档案目录和索引，便于查询和利用。3.对档案进行定期整理、鉴定、统计和销毁，确保档案质量。4.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.为借调人员和其他部门提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录。（二）借调人员所在部门职责1.负责督促本部门借调人员及时向档案管理部门移交档案材料，并对移交材料的真实性、完整性负责。2.协助档案管理部门做好借调人员档案的整理、鉴定等工作，提供必要的业务指导。3.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并做好使用登记和归还工作。（三）借调人员职责1.按照本制度规定，及时向档案管理部门移交个人在借调期间形成的各类档案材料。2.配合档案管理部门做好档案整理、鉴定等工作，如实提供相关信息。3.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自涂改、转借、销毁档案。三、档案收集（一）收集范围1.借调人员的个人基本信息材料，包括身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书等复印件。2.借调人员在借调期间形成的工作文件、报告、总结、会议记录、业务报表等。3.借调人员参与的项目资料，如项目方案、项目成果、项目验收报告等。4.借调人员获得的荣誉证书、奖励文件等。5.其他与借调人员工作相关的重要材料。（二）收集要求1.借调人员应在工作中及时收集、整理个人形成的档案材料，并按照规定定期移交档案管理部门。2.档案材料应真实、完整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔等书写，如有修改应加盖公章或本人签字确认。3.档案材料应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的管理和查阅。（三）收集时间1.借调人员到岗后[X]个工作日内，应向档案管理部门移交个人基本信息材料。2.借调人员在借调期间形成的档案材料，应在每季度末[X]个工作日内移交档案管理部门。3.借调人员借调期满或工作结束后[X]个工作日内，应将个人所有档案材料一次性移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.按照档案材料的性质和内容，分为综合类、业务类、荣誉类等类别。2.综合类包括个人基本信息、工作经历、培训记录等；业务类包括工作文件、项目资料、业务报表等；荣誉类包括荣誉证书、奖励文件等。3.每一类别下再根据具体内容进行细分，如业务类可分为不同的业务项目、工作阶段等。（三）整理步骤1.对收集到的档案材料进行清理，剔除重复、无用的材料。2.按照分类标准对档案材料进行分类，并依次编号。3.对每份档案材料进行编目，填写档案目录卡片，注明档案材料的名称、日期、来源、保管期限等信息。4.将编目后的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明类别、编号、年度等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.借调人员的档案保管期限根据档案材料的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，主要包括一般性的工作文件、业务报表等；中期保管期限为[X]年，主要包括重要的工作文件、项目资料等；长期保管期限为[X]年以上，主要包括个人基本信息、荣誉证书、奖励文件等。3.档案保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定，对确无保存价值的档案进行销毁。（三）保管要求1.档案应按照类别、年度、编号等顺序排列存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案库房的安全管理工作，严禁无关人员进入库房。4.对电子档案应进行备份，并定期进行维护和更新，确保数据的安全和完整。六、档案利用（一）查阅1.借调人员因工作需要查阅本人档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.其他部门人员因工作需要查阅借调人员档案的，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人签字同意，并报借调人员所在部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.借调人员因特殊原因需要借阅本人档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.其他部门人员因工作需要借阅借调人员档案的，应填写《档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人签字同意，并报借调人员所在部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案借阅登记表》上签字确认。（三）复制1.借调人员因工作需要复制本人档案材料的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.其他部门人员因工作需要复制借调人员档案材料的，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人签字同意，并报借调人员所在部门负责人批准后，方可复制。3.档案管理部门应按照规定对复制的档案材料进行审核，确保复制内容与原件一致。4.复制档案材料应使用统一的纸张和设备，复制件应加盖档案管理部门公章，并注明“复制件”字样。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的形成规律、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面、客观的分析和评估，提出鉴定意见。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人签字同意，并报单位分管领导批准后，方可进行。3.销毁档案应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立借调单位档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化建设内容1.档案数据录入：将纸质档案中的信息录入到档案管理信息系统中，建立电子档案数据库。2.档案扫描：对重要的纸质档案进行扫描，形成电子图像，与电子档案数据库中的信息进行关联。3.系统功能开发：开发档案管理信息系统的各项功能，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等模块，实现档案管理工作的信息化流程。4.安全管理：建立档案管理信息系统的安全防护体系，确保数据的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案信息化管理工作，确保系统的正常运行。