CT室档案管理制度

PAGECT室档案管理制度一、总则1.目的CT室档案管理工作是医院医疗管理的重要组成部分，对于保障医疗质量、提高医疗水平、促进医院科研教学以及维护医院正常工作秩序具有重要意义。本制度旨在规范CT室档案的收集、整理、保管、利用等环节，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案的作用。2.适用范围本制度适用于CT室全体工作人员，包括医生、技师、护士以及其他相关岗位人员在工作过程中形成的各类档案资料。3.档案定义CT室档案是指在CT检查、诊断、科研、教学及日常管理等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理小组成立以CT室主任为组长，护士长为副组长，各岗位业务骨干为成员的档案管理小组。负责全面领导和监督CT室档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，协调解决档案管理工作中的重大问题。2.档案管理人员职责档案管理员负责CT室档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。建立档案管理台账，详细记录档案的收进、移出、借阅、归还等情况，做到账目清晰、账物相符。定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等安全工作。积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时催还到期档案。各岗位人员职责各岗位工作人员负责本岗位工作中形成档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理员。在工作中应严格按照档案管理要求，规范填写各种记录和文件，确保档案内容的真实、准确。配合档案管理员做好档案的清查核对、整理编目等工作，积极提供档案利用所需的相关信息和资料。三、档案收集1.收集范围医疗业务档案CT检查申请单、报告单、图像资料等，应完整、准确地记录患者的基本信息、检查部位、检查结果等内容。疑难病例讨论记录、会诊记录、术前讨论记录等医疗文书，反映了患者的诊疗过程和多学科协作情况。医疗差错事故登记及处理记录，对于分析医疗风险、改进医疗质量具有重要参考价值。设备管理档案CT设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修保养记录、设备运行日志等，记录了设备的全生命周期管理情况。设备的校准记录、性能检测报告等，确保设备的准确性和可靠性。科研教学档案科研项目申请书、立项批复、研究方案、实验记录、论文发表及成果鉴定等资料，体现了CT室的科研水平和创新能力。教学课件、教案、实习带教记录、学员考核成绩等，反映了CT室在教学方面的工作情况。行政管理档案CT室的工作计划、总结、会议记录、考勤记录、人员培训计划及记录等，是科室日常管理的重要依据。对外交流合作协议、来访接待记录等，有助于加强科室与外界的沟通与合作。2.收集要求各岗位工作人员应及时将工作中形成的档案资料收集齐全，按照分类标准进行初步整理，确保资料的完整性和准确性。收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。对于电子档案，应定期进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。备份存储介质应妥善保管，与原始数据分开存放。四、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法按年度分类：将每年形成的档案分为若干类别，如医疗业务、设备管理、科研教学、行政管理等。按类别分保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将各类档案分为永久、长期（15年以上）、短期（515年）三种保管期限。按保管期限排列：在每个保管期限内，按照档案的形成时间顺序进行排列。3.整理步骤装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订。装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和日后的查阅利用。编页号：在每份文件材料的右上角或左上角编写页号，便于统计和查找。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。档案编号应按照一定的规则进行编制，确保唯一性和系统性。装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、题名、保管期限等信息，便于快速检索和存放。五、档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。2.保管方式纸质档案：采用密集架存放，按照档案类别和保管期限顺序排列，便于查找和管理。电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，如磁带、光盘等，并异地存放。3.保管期限永久保管：凡是反映CT室主要职能活动和历史面貌的，对医院和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：在较长时间内对CT室工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。短期保管：在较短时间内对CT室工作有参考价值的档案，列为短期保管。4.档案清查定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对于清查中发现的问题，如档案丢失、损坏、霉变等，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录在案。根据清查结果，编制档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。六、档案利用1.利用原则遵循保密、安全、方便利用的原则，严格按照规定的程序和手续办理档案查阅、借阅、复印等利用事项。2.利用范围内部利用：CT室工作人员因医疗、科研、教学、管理等工作需要，可以查阅、借阅本室的档案资料。外部利用：因司法机关、行政部门等依法执行公务需要查阅、借阅CT室档案的，应按照相关法律法规和医院规定办理手续。3.利用手续查阅：内部人员查阅档案，需填写《CT室档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。外部人员查阅档案，需持有单位介绍信或相关法律文书，经医院主管部门批准后，方可查阅。查阅档案应在档案管理员指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。借阅：内部人员借阅档案，需填写《CT室档案借阅申请表》，注明借阅期限、档案名称和编号等信息，经所在科室负责人和档案管理小组组长签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外部人员借阅档案，除按照上述外部查阅手续办理外，还需缴纳一定的押金，并严格按照规定的借阅期限归还档案。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。复印：因工作需要复印档案资料的，内部人员需填写《CT室档案复印申请表》，注明复印内容、用途等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理员处办理复印手续。外部人员复印档案，按照外部查阅手续办理，复印费用由查阅方承担。档案管理员应认真核对复印内容，确保复印的准确性和完整性。4.利用登记建立档案利用登记台账，详细记录档案利用的时间、利用者姓名、所在单位、查阅或借阅档案名称和编号、利用目的、归还时间等信息。档案利用登记台账应妥善保管，以备查询。七、档案保密1.保密制度CT室档案涉及患者隐私、医疗技术秘密、科研成果等重要信息，必须严格保密。全体工作人员应增强保密意识，遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.保密措施档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全防范设施，限制无关人员进入。对涉及保密内容的档案，应在档案封面、目录和卷内文件上标注密级，并按照相应的保密要求进行管理。在档案利用过程中，档案管理员应对利用者进行保密提醒，要求其不得泄露档案内容。对于涉及保密的档案利用事项，应严格按照规定的审批程序办理。加强对电子档案的保密管理，设置不同级别的访问权限，对涉及保密内容的电子文件进行加密存储和传输。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立CT室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、自动化检索和网络化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。2.系统功能档案录入：将纸质档案和电子档案的相关信息录入系统，建立档案数据库。检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限等进行查询，方便快捷地获取所需档案信息。借阅管理：记录档案借阅情况，实现借阅流程的自动化管理，包括借阅申请、审批、归还等环节。统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。安全管理：设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全性和保密性。对系统操作进行日志记录，便于审计和追溯。3.数据维护定期