乡镇财政所档案移交制度

PAGE乡镇财政所档案移交制度一、总则（一）目的为了加强乡镇财政所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和移交，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合乡镇财政所工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇财政所各类档案的移交管理工作，包括但不限于会计档案、预算档案、惠农资金档案、资产管理档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作的合法性、规范性。2.完整准确原则：移交的档案应保持其完整性和准确性，如实反映乡镇财政所各项业务活动的历史全貌。3.及时有序原则：按照规定的时间和程序，有序地进行档案移交，不得拖延、积压。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案移交范围（一）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务会计报告，包括月度、季度、年度财务报表及附注等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务申报表、财务审计报告等。（二）预算档案1.年度财政预算编制文件、报表及相关资料。2.预算执行情况分析报告、预算调整文件及相关资料。3.与预算管理相关的会议纪要、批示等文件。（三）惠农资金档案1.各类惠农补贴政策文件、实施方案。2.惠农资金发放清册、发放记录及相关凭证。3.农户信息档案，包括农户基本情况、补贴领取情况等。4.惠农资金监督检查文件、报告及相关资料。（四）资产管理档案1.资产购置文件、合同及相关凭证。2.资产清查报告、盘点记录。3.资产处置文件、审批手续及相关凭证。4.固定资产台账、卡片等。（五）其他档案1.财政所各类会议文件、记录。2.内部管理制度、工作流程文件。3.工作人员业务培训资料、考核记录。4.涉及财政所工作的其他重要文件、资料。三、档案移交时间（一）定期移交1.会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本乡镇财政所档案管理机构统一保管。2.其他各类档案应在相关业务活动结束后一个月内完成整理并移交档案管理机构。（二）临时移交因特殊情况需要提前或推迟移交档案的，应经档案管理机构负责人批准，并办理相关手续。四、档案移交程序（一）档案整理1.移交部门在档案移交前，应按照档案管理的要求，对档案进行系统整理。会计档案应按照凭证、账簿、报表等类别进行分类整理，装订成册，并编制页码。其他档案应按照文件形成时间、内容等进行分类，编制目录清单，确保档案的系统性和完整性。2.整理后的档案应符合以下要求：档案材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。档案装订应牢固整齐，便于查阅和保管。编制的目录清单应准确无误，与档案内容相符。（二）移交清册编制1.移交部门应根据整理后的档案编制移交清册。移交清册应包括档案名称、年度、保管期限、数量、移交日期等内容。对于电子档案，还应注明存储位置、文件名等信息。2.移交清册一式三份，移交部门、档案管理机构和接收人各执一份。（三）档案移交1.移交部门按照移交清册，将档案移交给档案管理机构。移交时，双方应在现场进行清点核对，确保档案数量、内容与移交清册一致。对于电子档案，应进行数据完整性检查，并办理交接手续。2.接收人在核对无误后，应在移交清册上签字确认，并注明接收日期。（四）档案接收1.档案管理机构收到移交的档案后，应及时进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、整理质量等。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。2.审核通过后，档案管理机构应将档案妥善保管，并按照档案管理制度进行分类存放和管理。五、档案移交责任（一）移交部门责任1.负责档案的整理、分类和编制移交清册。2.确保移交的档案完整、准确、系统，符合档案管理要求。3.对移交档案的真实性、合法性负责，如有虚假或违法情况，应承担相应责任。4.按照规定的时间和程序进行档案移交，不得无故拖延或拒绝移交。（二）档案管理机构责任1.负责接收、审核移交的档案。2.对接收的档案进行妥善保管，确保档案安全。3.按照档案管理制度，提供档案查阅、利用服务。4.对档案管理工作中的违规行为负责，并及时纠正和处理。（三）接收人责任1.在档案移交过程中，负责清点核对档案数量、内容，确保与移交清册一致。2.对接收的档案质量进行初步审核，如发现问题及时反馈。3.在移交清册上签字确认，对接收档案的真实性负责。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本乡镇财政所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，经乡镇财政所负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应报上级主管部门备案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格遵守保密规定，未经批准不得复印、拍照或传播。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、事由等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理机构办理查阅登记手续。3.档案管理机构工作人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈查阅人查阅档案后，应及时将查阅情况反馈给档案管理机构。如发现档案存在问题或需要补充相关信息的，应及时告知档案管理机构。七、档案保管期限（一）会计档案保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告中，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表及附注保管期限为永久。4.其他会计资料保管期限根据相关规定执行。（二）其他档案保管期限1.预算档案、惠农资金档案、资产管理档案等，根据其重要程度和相关业务需要，确定保管期限。一般重要档案保管期限为10年以上，涉及重大事项或长期有效的档案保管期限为永久。2.财政所各类会议文件、内部管理制度等档案保管期限为5年至10年。3.工作人员业务培训资料、考核记录等档案保管期限为3年至5年。（三）保管期限调整档案保管期限应根据国家法律法规和业务发展情况适时进行调整。如因特殊原因需要延长或缩短保管期限的，应经档案管理机构负责人审核，并报上级主管部门批准。八、档案销毁（一）销毁条件档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。（二）鉴定程序1.档案管理机构定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见。2.成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。3.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定是否可以销毁。4.对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。（三）销毁程序1.销毁清册经乡镇财