医院招标办档案管理制度

PAGE医院招标办档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院招标办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院招标工作中的作用，依据国家有关法律法规和医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院招标办在开展招标活动过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院招标办档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映招标活动的全过程，数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集、整理招标活动各环节的相关资料，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）招标办负责人职责1.全面领导招标办档案管理工作，确保档案管理工作与招标业务工作协调发展。2.审批档案管理工作计划和规章制度，为档案管理工作提供必要的资源支持。3.定期检查档案管理工作情况，对档案管理工作中的重大问题进行决策。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和完整。4.建立档案检索系统，提供档案信息查询服务，为招标工作提供参考依据。5.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作方法和手段。（三）招标业务人员职责1.在招标活动过程中，及时将形成的各类文件、资料、记录等移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、核对等工作，确保档案内容的真实性和准确性。3.按照档案管理制度的要求，正确使用和查阅档案，不得擅自涂改、销毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.招标项目前期文件，包括项目申请、审批文件、预算资料等。2.招标公告、招标文件、投标文件、评标报告等招标过程文件。3.合同文件，包括中标通知书、采购合同、服务合同等。4.开标、评标现场记录，包括会议纪要、签到表、评分表等。5.与招标项目有关的往来函件、传真、电子邮件等。6.其他与招标活动相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各招标业务人员应在招标活动结束后[X]个工作日内，将各自负责的项目相关文件资料收集齐全，并移交档案管理人员。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或丢失。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式正确，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照招标项目类别、文件性质等进行分类，可分为项目前期文件类、招标过程文件类、合同文件类等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式可采用“年份+项目序号+文件序号”，如“20230101”表示2023年第1个项目的第1份文件。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸质文件进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。对于不宜装订的文件，应采用袋装等方式妥善保存。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应按照存储介质分类存放，并建立相应的电子档案目录，便于检索和查询。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.对于重要的档案资料，可采用复印件与原件同时保管的方式，以防原件损坏或丢失。（三）档案保管期限1.永久保管：涉及医院重大利益、具有长期查考利用价值的档案，如医院重大招标项目的相关文件等，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为[X]年、[X]年、[X]年三种。具体保管期限根据档案的重要程度和查考利用价值确定。3.保管期限的起始日期为档案形成的次年1月1日。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。查阅申请表应与查阅记录一同存档。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供的信息，及时准确地提供档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复印。复印后的档案资料应与原件核对无误后，加盖档案管理专用章。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.医院外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供有效身份证明和单位介绍信。经医院招标办负责人审批同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员应根据审批意见，与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅协议应包括借阅档案的名称、数量；借阅期限；借阅费用（如有）；归还时间和方式；保密责任；违约责任等内容。3.借阅档案时，借阅人员应按照借阅协议的要求，在档案管理人员的陪同下到档案库房办理借阅手续。借阅人员应在借阅登记本上签字确认，并领取借阅的档案资料。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理人员提出申请，并经医院招标办负责人批准。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让或泄露档案内容。借阅结束后，应按时归还档案资料，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案资料进行检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告医院招标办负责人，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理人员应定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则：对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由招标办负责人、档案管理人员、相关业务人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.审查档案内容：检查档案是否反映医院招标工作的真实情况，是否具有查考利用价值。2.评估档案价值：根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，评估档案的保存价值。3.核对保管期限：对照档案保管期限表，核对档案的保管期限是否正确。（三）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定确无保存价值的档案，档案管理人员应编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息。2.审批销毁：《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报医院招标办负责人审批。3.指定销毁地点：选择安全、保密的地点进行档案销毁，销毁地点应远离医院办公区域和人员密集场所。4.实施销毁：档案销毁应采用适当科学的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应由两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。5.销毁记录：销毁完成后，档案管理人员应将销毁清册、审批文件、销毁记录等资料整理归档，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医院招标办档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率和服务质量，为医院招标工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。数字化扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常用的JPEG或TIFF格式。2.电子档案管理系统建设：选用合适的电子档案管理软件，建立电子档案数据库，实现电子档案的分类存储、编目检索、权限管理、备份恢复等功能。3.数据安全管理：采取数据加密、访问控制、定期备份等措施，确保电子档案数据的安全。加强对电子档案管理系统的维护和管理，及时处理系统故障和安全漏洞。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立清晰的电子档案目