物业小区档案室上墙制度

PAGE物业小区档案室上墙制度一、总则（一）目的为加强物业小区档案室管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业小区内所有档案资料的管理，包括但不限于业主档案、物业合同档案、工程维修档案、财务档案、日常管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业小区档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映物业小区的各项工作和活动，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及业主隐私、商业机密等重要档案资料，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案资料的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案资料进行定期检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.为档案利用者提供查询、借阅等服务，做好登记和记录。5.参与档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，及时将本部门形成的档案资料移交档案室统一管理。3.配合档案室管理人员做好档案的查询、借阅等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.业主档案：包括业主基本信息、房屋产权信息、入住资料、缴费记录、维修记录等。2.物业合同档案：包括物业服务合同、租赁合同、采购合同等。3.工程维修档案：包括工程图纸、维修记录、设备档案等。4.财务档案：包括财务报表、收支凭证、发票等。5.日常管理档案：包括工作计划、工作总结、会议记录、投诉处理记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整。2.档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，做到字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。3.对重要的档案资料，应进行备份或数字化处理，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案资料分为业主档案、物业合同档案、工程维修档案、财务档案、日常管理档案等。2.编号：对每一类档案资料进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应使用统一的档案装订设备和材料。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查询和检索。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案资料应在形成后及时归档，确保档案的时效性。2.归档的档案资料应符合档案管理要求，做到分类准确、编号规范、装订整齐。3.档案室管理人员应认真核对归档的档案资料，确保档案的完整性和准确性。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：包括涉及物业小区重大决策、重要合同、产权资料等。3.长期保管的档案：保管期限为10年以上，包括工程维修档案、财务档案等。4.短期保管的档案：保管期限为110年，包括日常管理档案等。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查询和检索。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照档案管理要求进行分类、编号和命名，确保电子档案的安全性和可利用性。3.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。五、档案查询与借阅（一）查询程序1.档案利用者需填写档案查询申请表，注明查询的档案类别、编号、名称等信息。2.档案室管理人员根据查询申请表，对档案进行查询，并提供相关档案资料。3.查询档案应在档案室指定的地点进行，档案利用者不得擅自将档案带出档案室。（二）借阅程序1.档案利用者需填写档案借阅申请表，注明借阅的档案类别、编号、名称、借阅期限等信息。2.档案室管理人员对借阅申请表进行审核，经批准后方可借阅。3.借阅档案应在档案室办理借阅手续，借阅期限不得超过规定的时间。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、损坏或丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室管理人员，并承担相应的责任。（三）归还程序1.档案利用者应在借阅期限届满后及时归还档案。如需续借，应提前办理续借手续。2.档案室管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并要求档案利用者承担相应的责任。3.档案归还后，档案室管理人员应将档案归还原位，并做好记录。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定的原则。2.对已超过保管期限的档案，应进行鉴定，确定是否仍有保存价值。（二）鉴定程序1.档案室管理人员定期对档案进行清理，列出已超过保管期限的档案清单。2.组织档案鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定小组应由档案室管理人员、相关部门负责人等组成。3.鉴定小组根据档案的内容、价值等因素，对档案进行逐一鉴定，确定是否仍有保存价值。4.对已确定无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，报经物业小区负责人批准后进行销毁。（三）销毁程序1.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监督销毁过程。2.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁后，应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立物业小区档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理和远程查询。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为物业小区的管理决策提供支持。（二）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。2.档案管理人员应按照档案管理要求，及时将档案资料录入档案管理信息系统，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案管理信息系统应设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。（三）数据备份与安全1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止数据泄露和网络攻击。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.物业小区应定期对档案室的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查询、借阅、鉴定、销毁等环节。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案室管理人员和各部门的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工作的规范性、档