合同档案柜管理制度

PAGE合同档案柜管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的档案管理部门统一负责收集、整理、保管和利用。2.真实性原则：确保合同档案内容真实、准确反映合同签订及履行情况。3.完整性原则：保证合同档案资料齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及公司商业秘密和敏感信息的合同档案予以保密。二、合同档案柜的配备与管理（一）档案柜的配备1.根据合同档案的数量和存储需求，合理配备合同档案柜。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案柜应按照类别、年份、项目等进行编号，便于查找和管理。（二）档案柜的使用1.合同档案应分类存放于相应的档案柜中，不得随意混放。2.每个档案柜应设置明确的标识，标明存放的合同类别、年份等信息。3.档案管理人员应定期对档案柜进行检查，确保档案存放安全、有序。（三）档案柜的维护1.定期对档案柜进行清洁和保养，防止灰尘、污渍等对档案造成损害。2.如发现档案柜有损坏或故障，应及时报告并安排维修，确保档案存放环境安全。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。2.与合同相关的补充协议、变更协议、解除协议等。3.合同履行过程中的往来信函、传真、电子邮件、会议纪要等相关文件。（二）收集要求1.各部门应在合同签订后及时将合同原件及相关资料提交给档案管理部门。2.提交的合同资料应完整、清晰，如有缺失或不清晰的情况，应及时补充或更正。3.档案管理部门应对收集到的合同资料进行初步审核，确保资料符合要求。（三）整理方法1.按照合同类别、年份、项目等进行分类整理。2.对每份合同进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。3.编制合同目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、合同金额、对方单位等信息。4.将合同原件及相关资料按照编号顺序排列，放入相应的档案袋或文件夹中，并在档案袋或文件夹上标明合同编号、名称等信息。四、合同档案的保管（一）保管期限1.合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的合同档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.合同档案应按照保管期限分类存放，便于查找和管理。3.定期对合同档案进行盘点，确保档案数量与目录一致，如有缺失或损坏，应及时查明原因并采取相应措施。4.对电子合同档案，应进行备份存储，并定期检查备份数据的完整性和可用性。（三）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密和敏感信息的合同档案予以保密。2.未经公司授权，任何人不得查阅、复制、传播合同档案内容。3.在档案查阅过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大决策、重要项目等需要查阅合同档案的，应经公司主管领导批准。（二）查阅流程1.查阅人员填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅合同的编号、名称、查阅目的等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供相应的合同档案，并安排专人陪同查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录相关内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理手续。（三）借阅权限1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅合同的编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.将申请表提交公司主管领导审批，审批通过后交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供相应的合同档案，并与借阅人员签订《合同档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应按照协议约定的期限归还档案，如逾期未还，应及时催还。5.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、合同档案的销毁（一）销毁条件1.合同档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.合同已履行完毕，且相关资料已不再需要的。3.因不可抗力等原因导致合同档案损坏、丢失，无法修复或找回的。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对保管期满的合同档案进行清理，编制《合同档案销毁清单》。2.将《合同档案销毁清单》提交公司主管领导审批，审批通过后组织实施销毁。3.销毁合同档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。一般可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《合同档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的《合同档案销毁清单》应妥善保存[X]年，以备查考。七、监督与检查（一）监督部门公司设立合同档案管理监督小组，由公司办公室、审计部门等相关人员组成，负责对合同档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.合同档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.合同档案管理人员是否履行职责，是否存在违规操作行为。3.合同档案的安全保管情况，是否存在安全隐患。（三）检查频率监督小组定期对合同档案管理工作进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并根据实际情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真落实整改措施，按时提交