教育公司档案管理制度

PAGE教育公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强教育公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括收集、整理、分类、编目、装订、存储、检索、利用和销毁等工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。4.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案管理培训和宣传工作。5.负责档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部门移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.严格遵守公司档案管理制度，积极配合综合管理部门做好档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，管理制度，工作计划与总结，行政公文，人事档案，合同协议，资质证书，荣誉证书等。2.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程标准，教材教案，教学课件，学生学籍档案，考试试卷，教学评估资料，教学研究成果等。3.财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料，财务合同等。4.市场营销类：市场调研资料，营销策划方案，广告宣传资料，客户信息，销售合同，市场活动记录等。5.培训业务类：培训项目计划、方案，培训教材，学员档案，培训师资资料，培训效果评估资料等。6.其他类：不属于以上分类的其他档案，如工程建设档案、设备档案等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，采用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“JX”表示教学管理类等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XZ0001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集范围和责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案形成部门或个人应在工作完成后及时将档案移交本部门档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，并进行初步整理。3.对于重要文件、合同等，应在原件归档的同时，留存复印件或电子文档，以备查阅和使用。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。4.对于电子档案，应按照电子文件管理规范进行整理，确保电子文件的格式统一、命名规范，并进行备份存储。五、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档。2.教学档案、财务档案等应在每学期或年度结束后及时归档。3.其他临时性档案应在相关工作结束后一个月内归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交综合管理部门。3.综合管理部门档案管理人员对接收的档案进行审核，核对档案的数量、质量和移交清单，无误后办理签收手续。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、股东会决议、重要合同协议等。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如年度工作计划与总结、教学评估资料等，保管期限为10年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如一般性文件、临时性报表等，保管期限为1年至10年。2.档案保管期限的确定，由综合管理部门根据档案的重要性、查考价值等因素进行判定，并在档案目录中注明。（四）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应填写《机密档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司综合管理部门负责人审核，报公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守公司的保密规定。（二）查阅程序1.查阅人凭批准后的《档案查阅申请表》到综合管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并做好查阅记录。2.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅记录上注明归还时间。（三）档案利用1.公司内部人员因工作需要利用档案，可根据档案管理人员的指导进行复印、摘录等操作，但不得擅自更改档案内容。2.如需将档案用于对外宣传、交流等活动，应经公司领导批准，并按照相关规定进行处理。3.档案利用过程中，应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密规定，确保档案信息的安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、查考价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准后予以销毁。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单应经档案鉴定小组组长签字确认，并报公司领导备案。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人应在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，档案管理人员应及时在档案保管台账上注销相关记录。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.公司应建立电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备档案分类管理、权限控制、数据备份、安全审计等功能，确保电子档案的安全和有效利用。3.电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于快速检索和查询。（二）电子档案采集与录入1.各部门应按照电子档案管理系统的要求，及时将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.电子档案的扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的相关标准。3.扫描后的电子档案应进行数据录入，录入内容应准确、完整，与纸质档案一致。4.电子档案录入完成后，应进行质量检查，确保数据的准确性和规范性。（三）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，备份频率应根据档案的重要性和变化情况确定。3.建立电子档案存储介质的使用和维护管理制度，定期对存储介质进行检查和更换，确保数据的可读取性。（四）电子档案利用与安全管理1.公司内部人员可通过电子档案管理系统查阅和利用电子档案，查阅权限与纸质档案相同。2.严格控制电子档案的访问权限，根据用