高校档案清理制度汇编

PAGE高校档案清理制度汇编一、总则（一）目的为加强高校档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于本校各部门、各学院在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案法律法规和相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映学校各项工作的历史面貌。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高管理效率和质量。4.安全保密原则：加强档案安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏，维护学校和师生的合法权益。二、档案清理职责分工（一）学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学校档案清理制度，指导各部门、各学院开展档案清理工作。2.组织实施全校性的档案清理工作，对清理结果进行审核和验收。3.负责档案的集中保管和利用，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。4.定期对档案清理工作进行总结和评估，向学校领导汇报档案管理工作情况。（二）各部门、各学院职责1.负责本部门、本学院档案的收集、整理、保管和利用工作，按照学校档案清理制度的要求，定期开展档案清理工作。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.积极配合学校档案管理部门的工作，及时报送档案清理情况和相关资料。三、档案清理范围（一）文书档案1.学校党委、行政、工会、团委等部门形成的各类文件、通知、报告、纪要等。2.学校各部门、各学院在教学、科研、管理等工作中形成的文件材料。（二）教学档案1.教学计划、教学大纲、课程表、教案、课件等教学文件。2.学生学籍档案、成绩单、毕业论文（设计）等。3.教学实践、实习、实训等教学活动记录。（三）科研档案1.科研项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定证书等。2.科研论文、著作、专利等科研成果材料。3.科研合作协议、学术交流活动记录等。（四）财务档案1.财务预算、决算报表、会计凭证、账簿等财务文件。2.收费票据、报销凭证、审计报告等财务资料。（五）人事档案1.教职工履历表、工资档案、考核材料、奖惩材料等。2.教职工职称评审、岗位聘任、培训进修等材料。（六）基建档案1.学校基本建设项目的可行性研究报告、立项批复、设计图纸、施工文件等。2.工程竣工验收报告、质量监督报告、竣工决算审计报告等。（七）设备档案1.学校购置的各类仪器设备的申购计划、合同、验收报告等。2.设备使用说明书、操作规程、维修记录等。（八）声像档案1.学校重大活动、会议、庆典等的照片、录像、录音等资料。2.学校校园风光、教学科研成果等的影像资料。（九）电子档案1.学校各部门、各学院在工作中形成的电子文件、数据等。2.学校数字化图书馆、数字化档案馆等系统中的电子档案。四、档案清理标准（一）文书档案清理标准1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。3.归档文件应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。（二）教学档案清理标准1.教学文件应规范、完整，符合教学管理要求。2.学生学籍档案应真实、准确，学生成绩应与教务系统一致。3.毕业论文（设计）应符合学术规范，指导教师评语和成绩评定应客观公正。（三）科研档案清理标准1.科研项目文件应齐全完整，能够反映项目研究的全过程。2.科研成果材料应真实可靠，具有知识产权归属证明。3.科研合作协议应明确各方权利义务，学术交流活动记录应详细准确。（四）财务档案清理标准1.财务文件应符合财务管理制度要求，会计凭证、账簿应规范、完整。2.收费票据、报销凭证应真实有效，与财务账目相符。3.审计报告应客观公正，对发现的问题应提出整改建议。（五）人事档案清理标准1.教职工履历表、工资档案、考核材料等应真实准确，与教职工实际情况相符。2.职称评审、岗位聘任、培训进修等材料应齐全完整，符合相关规定。3.人事档案应按照规定进行整理装订，编制档案目录。（六）基建档案清理标准1.基本建设项目文件应齐全完整，能够反映项目建设的全过程。2.设计图纸、施工文件应符合工程建设规范要求，竣工决算审计报告应真实准确。3.基建档案应按照项目进行分类整理，编制档案目录。（七）设备档案清理标准1.仪器设备文件应齐全完整，能够反映设备的购置过程和技术参数。2.设备使用说明书、操作规程、维修记录等应规范、完整，与设备实际情况相符。3.设备档案应按照设备类别进行分类整理，编制档案目录。（八）声像档案清理标准1.照片、录像、录音等资料应清晰、完整，能够反映学校重大活动、会议、庆典等的真实情况。2.声像档案应按照时间、内容等进行分类整理，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。（九）电子档案清理标准1.电子文件应真实、完整，具有可读性和可追溯性。2.电子档案应按照规定进行分类存储，建立电子档案数据库，便于检索和利用。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案清理程序（一）准备阶段1.学校档案管理部门制定档案清理工作计划，明确清理范围、标准、时间安排和工作要求。2.各部门、各学院按照学校档案清理工作计划，组织本部门、本学院的档案管理人员学习档案清理制度和标准，明确清理工作任务。3.各部门、各学院对本部门、本学院的档案进行初步清查，统计档案数量、种类和保管状况，填写档案清查登记表。（二）清理阶段1.各部门、各学院按照档案清理标准，对本部门、本学院的档案进行分类整理，剔除重复、无效和不符合保管要求的档案。2.对清理后的档案进行装订、编目，编制档案目录清单。3.对电子档案进行数据整理和备份，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。（三）审核阶段1.各部门、各学院将清理后的档案目录清单报送学校档案管理部门审核。2.学校档案管理部门对各部门、各学院报送的档案清理情况进行审核，对不符合清理标准和要求的档案提出整改意见。3.各部门、各学院按照学校档案管理部门的整改意见进行整改，重新报送审核。（四）验收阶段1.学校档案管理部门组织对各部门、各学院的档案清理工作进行验收。2.通过听取汇报、查阅档案、实地检查等方式，对档案清理工作的完成情况、清理质量、档案管理情况等进行全面检查。3.对验收合格的部门、学院颁发档案清理工作验收合格证书；对验收不合格的部门、学院，责令限期整改，直至验收合格。六、档案保管期限（一）永久保管1.学校党委、行政、工会、团委等部门形成的具有长远历史价值和重要凭证作用的文件材料。2.学校基本建设项目的可行性研究报告、立项批复、设计图纸、施工文件、竣工决算审计报告等。3.学校购置的单价在规定限额以上的仪器设备的申购计划、合同、验收报告等档案。4.学校重大活动、会议、庆典等形成的具有重要历史意义的声像档案。（二）定期保管1.教学档案、科研档案、财务档案、人事档案、基建档案、设备档案等，根据其重要程度和利用价值，确定保管期限为30年或10年。2.文书档案中一般性的文件材料，保管期限为10年。（三）保管期限的调整1.档案保管期限应根据档案的实际情况和学校发展需要，定期进行调整。2.对保管期限已满但仍具有重要价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。七、档案销毁（一）销毁范围1.经鉴定确已失去保存价值的档案。2.重复、无效和不符合保管要求的档案。（二）销毁程序1.各部门、各学院填写档案销毁申请表，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并经本部门、本学院负责人审核签字。2.将档案销毁申请表报送学校档案管理部门审核。3.学校档案管理部门对档案销毁申请表进行审核，报学校分管领导审批。4.经学校分管领导批准后，由学校档案管理部门组织实施档案销毁工作。档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行操作，确保档案销毁过程的安全、保密。5.档案销毁工作完成后，应填写档案销毁清册，由档案销毁人员、监销人员签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案利用（一）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本校档案。2.校外单位因工作需要，经学校档案管理部门批准，可查阅、借阅本校相关档案。（二）利用程序1.本校师生查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，注明查阅或借阅档案的名称、数量、用途等，并经所在部门、学院负责人审核签字。2.将档案查阅申请表或档案借阅申请表报送学校档案管理部门审批。3.学校档案管理部门对档案查阅申请表或档案借阅申请表进行审批，批准后由档案管理人员提供档案查阅或借阅服务。4.校外单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅档案的申请函，注明查阅或借阅档案的名称、数量、用途等，并经学校档案管理部门审核同意，报学校分管领导批准。5.校外单位查阅、借阅档案，应按照学校档案管理部门的规定，在指定地点查阅或借阅，不得擅自复制、拍照、抄录档案内容。如需复制档案，应经学校档案管理部门批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用期限1.本校师生查阅档案，一般应在档案管理部门指定的地点进行，查阅期限一般不超过2个工作日。如需借阅档案，借阅期限一般不超过15个工作日。2.校外单位查阅、借阅档案，查阅期限一般不超过3个工作日，借阅期限一般不超过30个工作日。如需延长查阅或借阅期限，应提前向学校档案管理部门申请。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立健全学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和质量，优化档案服务流程，为学校师生和社会提供更加便捷、高效的档案利用服务。（二）建设内容1.档案数字化加工：对学校各类档案进行数字化扫描、图像处理、数据录入等工作，建立档案数字化数据库。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.档案信息安全保障体系建设：建立健全档案信息安全管理制度，加强档案信息安全技术防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。（三）建设步骤1.规划设计阶段：制定学校档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.系统建设阶段：按照档案信息化建设规划，组织实施档案数字化加工和信息化管理系统建设工作。3.系统测试阶段：对档案信息化管理系统进行测试，确保系统功能符合要求，运行稳定可靠。4.系统上线阶段：将档案信息化管理系统正式上线运行，实现档案管理工作的信息化、规范化和科学化。（四）运行维护1.建立档案信息化管理系统运行维护制度，定期对系统进行检查、维护和升级，确保系统正常运行。2.加强档案信息安全管理，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。3.对档案信息化管理系统的使用人员进行培训，提高其操作技能和安全意识。十、监督检查（一）监督检查主体学校档案管理部门负责对全校档案清理制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案清理工作的组织实施情况，包括清理计划的制定、清理标准的执行、清理程序的落实等。2.档案保管期限的确定和调整情况，包括永久保管档案、定期保管档案的界定和保管期限的调整依据等。3.档案销毁工作的执行情况，包括销毁范围的确定、销毁程序的履行、销毁清册的归档等。4.档案利用工作的开展情况，包括利用范围的界定、利用程序的执行、利用期限的控制等。5.档案信息化建设工作的推进情况，包括数字化加工、信息化管理系统建设、信息安全保障等。（三）监督检查方式1.定期检查：学校档案管理部门每年定期对各部门、各学院的档案清理制度执行情况进行检查。2.不定期抽查：根据工作需要，学校档案管理部门不定期对各部门、各学院的档案清理制