机关档案资料保管制度

PAGE机关档案资料保管制度一、总则（一）目的为加强机关档案资料的科学管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位档案资料的保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案资料实行集中统一管理，由机关档案管理部门负责统筹协调，确保档案资料管理工作的规范化、标准化。2.真实性和完整性原则档案资料应如实反映机关各项工作活动的真实情况，保证档案资料的齐全、完整，不得遗漏和篡改。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，采取有效的保密措施，防止信息泄露。4.便于利用原则档案资料的保管应便于查找、调阅和利用，提高档案资料的使用效率，为机关各项工作提供有力支持。二、档案资料的分类与编号（一）分类标准1.文书档案按照年度机构保管期限分类。即先按年度将档案分开，再在每个年度内按机构进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。2.科技档案分为科研项目档案、基本建设项目档案、设备仪器档案等类别。科研项目档案按项目周期分类，基本建设项目档案按项目建设阶段分类，设备仪器档案按设备型号分类。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，并根据保管期限分为永久、定期（10年、30年）。4.电子档案按照文件类型、形成时间等进行分类，与纸质档案分类相对应，建立电子档案目录数据库。（二）编号规则1.文书档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年办公室的永久档案，编号为2023B01Y001，其中“2023”为年度，“B01”为办公室机构代码，“Y”为永久保管期限代码，“001”为流水号。2.科技档案编号根据不同类别制定编号规则。如科研项目档案编号为“项目代号+阶段代码+顺序号”，基本建设项目档案编号为“项目名称缩写+建设阶段代码+顺序号”等。3.会计档案编号按照会计年度、档案类别和保管期限进行编号。例如，2023年的会计凭证档案，编号为2023KZ01，其中“2023”为会计年度，“KZ”为会计凭证类别代码，“01”为顺序号。4.电子档案编号与纸质档案编号相对应，在电子档案系统中建立唯一标识符，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.机关在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。3.下级机关报送的请示、报告、统计报表等文件材料。4.机关内部各部门之间形成的工作联系文件、会议记录、工作计划、总结等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。3.对重要的文件材料，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理方法1.文书档案整理按照分类标准，对收集到的数据进行分类、排序、编目、装订等工作。去除文件中的金属物，采用A4纸张规格进行折叠或粘贴，确保文件整齐、美观。2.科技档案整理根据不同类别科技档案的特点，进行分类整理。对科研项目档案，按照项目研究阶段，将项目立项、研究、验收等各个环节的文件材料进行系统整理；对基本建设项目档案，按照项目建设程序，将项目前期、设计、施工、竣工验收等阶段的文件材料进行分类归档。3.会计档案整理按照会计档案的分类要求，对会计凭证、账簿、报表等进行整理。会计凭证应按编号顺序排列，附上封面、封底，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、记账凭证张数等；会计账簿应按年度分类整理，加具封面，注明账簿名称、年度、册数等；财务报告应按年度装订成册，加盖公章。4.电子档案整理对电子档案进行分类存储，建立清晰的目录结构。按照电子档案编号规则，为每个电子文件命名，并建立相应的元数据，记录文件的题名、日期、来源、格式等信息，以便于检索和利用。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）保管方式1.纸质档案采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。对珍贵档案和易损档案，可采用专柜存放，并采取特殊的保护措施。2.电子档案采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并定期进行数据迁移和维护，确保数据的安全性和完整性。同时，建立电子档案存储目录，便于快速检索和调用。3.声像档案对照片、录音、录像等声像档案，应进行分类整理，采用光盘、磁带等介质进行存储，并注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。声像档案应与纸质档案或电子档案建立关联，以便于查阅。（三）保管期限1.文书档案永久保管的档案主要包括本机关制定的法规性文件、重要的会议文件、年度综合统计报表、机构演变、人事任免等文件材料；长期保管的档案为30年，主要包括一般会议文件、重要业务文件、一般人事档案等；短期保管的档案为10年，主要包括一般性文件、临时性工作文件等。2.科技档案科研项目档案、基本建设项目档案等保管期限根据项目性质和相关规定确定，一般不少于项目结束后5年；设备仪器档案随设备使用年限进行保管，设备报废后档案继续保存一定期限。3.会计档案会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告中月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案资料进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案资料的保管状况、数量、完整性、准确性等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行详细记录，填写检查登记表，并存档备查。五、档案资料的利用（一）利用范围1.机关内部各部门因工作需要查阅档案资料。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本机关档案资料。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅本机关档案资料。（二）利用手续1.本机关内部人员查阅档案资料，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.上级机关、有关部门查阅档案资料，需出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经机关分管领导签字同意后，由档案管理部门安排查阅。3.司法机关、社会组织等查阅档案资料，需持有相关法律文书或证明文件，并填写《档案查阅申请表》，经机关主要领导签字同意后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅档案资料应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出库房。2.如需复印、摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印件应加盖档案管理部门印章，摘录内容应注明出处。3.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供必要的协助和服务，确保查阅工作顺利进行。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本机关档案资料的实际情况，对档案资料进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从维护机关历史真实面貌和工作查考利用的需要出发，准确判定档案资料的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门代表组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案资料的内容、来源、时间、形式等要素，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案资料的保管期限表，结合实际情况，对档案资料的保管期限进行调整和确定。3.对涉及重要事项、重大历史事件的档案资料，应进行重点鉴定，确保档案资料的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案资料，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报机关分管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》经机关主要领导签字确认后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁工作应在两人