文明单位创建档案制度

PAGE文明单位创建档案制度一、总则（一）目的为加强文明单位创建工作的规范化、科学化管理，确保创建活动各项资料的完整、准确、系统，充分发挥档案在文明单位创建中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织文明单位创建活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。文明单位创建档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映文明单位创建活动的实际情况，数据准确可靠，手续完备。3.分类科学原则。按照文明单位创建的内容和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文明单位创建档案管理制度，指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。2.集中统一管理文明单位创建档案，建立档案目录和检索工具，方便档案的查阅和利用。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）各部门职责1.负责本部门文明单位创建活动中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定及时移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案资料的完整和规范。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案收集范围（一）综合管理类1.文明单位创建工作规划、计划、总结、汇报材料等。2.上级有关文明单位创建的文件、指示、通知等。3.本公司/组织关于文明单位创建的会议记录、纪要、决议等。4.文明单位创建工作领导机构及工作机构的设置、调整文件。（二）思想道德建设类1.员工思想政治教育计划、方案、总结。2.道德模范、身边好人等评选表彰活动的文件、事迹材料。3.精神文明建设宣传教育活动的资料，如图片、视频、宣传报道等。4.员工文明素质提升培训的相关资料。（三）领导班子建设类1.领导班子思想政治建设、作风建设的文件、资料。2.领导班子民主生活会、中心组学习的记录、总结。3.领导干部廉洁自律的相关材料。（四）业务工作类1.业务工作创新发展的成果、经验总结。2.优质服务、诚信经营的相关资料，如服务承诺、客户评价等。3.业务培训、技能竞赛等活动的文件、资料。（五）文化建设类1.企业文化建设规划、方案、总结。2.文化活动开展情况的资料，如文艺演出、体育比赛、主题活动等。3.文化设施建设、文化阵地管理的相关文件、资料。（六）志愿服务类1.志愿服务活动计划、方案、总结。2.志愿者招募、培训、管理的相关资料。3.志愿服务活动记录、照片、视频等。（七）社会责任类1.履行社会责任的规划、措施、总结。2.参与公益活动、扶贫帮困、环境保护等方面的资料。3.企业对社会贡献的相关证明材料。（八）创建活动类1.文明单位创建活动实施方案、工作部署。2.创建活动的检查、考核、评比等相关资料。3.创建活动中的特色亮点工作及成果展示。四、档案整理与归档（一）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（二）分类方法1.采用年度类别保管期限分类法。即先按年度分开，再按类别划分，最后按保管期限确定。2.类别划分按照本制度第三条规定的档案收集范围进行。3.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。[具体分类示例，可根据实际情况细化，此处暂用通用示例]1.综合管理类年度1：永久：文明单位创建工作规划、年度总结等重要文件。长期：上级有关文明单位创建的一般性文件。短期：临时性的工作通知等。年度2：永久：文明单位创建工作的重大决策文件。长期：年度工作计划、中期评估报告等。短期：日常工作中的一般性汇报材料。2.思想道德建设类年度1：永久：道德模范评选表彰的决定、事迹材料等重要文件。长期：员工思想政治教育的年度总结、典型案例分析。短期：临时性思想教育活动的资料。年度2：永久：精神文明建设宣传教育活动的重要成果资料。长期：员工文明素质提升培训的课程资料、考核记录。短期：一般性的宣传报道稿件。3.领导班子建设类年度1：永久：领导班子思想政治建设的重要文件、整改措施。长期：领导班子民主生活会的会议记录、分析报告。短期：中心组学习的一般性资料。年度2：永久：领导干部廉洁自律的重要规定、检查结果。长期：领导班子作风建设的年度总结、改进措施。短期：临时性的廉政教育活动资料。4.业务工作类年度1：永久：业务工作创新发展的重大成果、专利证书等。长期：业务培训的方案、教材、学员成绩。短期：日常业务工作中的一般性报表、记录。年度2：永久：优质服务、诚信经营的重要表彰文件、客户满意度调查分析报告。长期：业务技能竞赛的组织方案、获奖名单。短期：临时性的业务工作汇报材料。5.文化建设类年度1：永久：企业文化建设的核心文件、发展规划。长期：文化活动的总结、优秀作品展示。短期：文化活动的宣传海报、简单记录。年度2：永久：文化设施建设的重要文件、竣工资料。长期：文化阵地管理的制度、活动记录。短期：临时性的文化活动通知。6.志愿服务类年度1：永久：志愿服务活动的重大决策文件、表彰决定。长期：志愿者招募的方案、报名资料。短期：志愿服务活动的日常记录、照片。年度2：永久：志愿服务活动的年度总结、典型案例。长期：志愿者培训的课程资料、考核记录。短期：临时性的志愿服务活动通知。7.社会责任类年度1：永久：履行社会责任的重要规划、承诺书。长期：参与公益活动的总结、捐赠证明。短期：临时性的社会责任工作汇报材料。年度2：永久：企业对社会贡献的重要证明文件、荣誉证书。长期：扶贫帮困、环境保护等工作的年度总结、成果报告。短期：一般性的社会责任工作记录。8.创建活动类年度1：永久：文明单位创建活动的总体实施方案、重要部署。长期：创建活动的中期评估报告、整改方案。短期：临时性的创建活动工作安排。年度2：永久：文明单位创建活动的总结、验收报告。长期：创建活动中的特色亮点工作的详细资料。短期：一般性的创建活动宣传资料。（三）归档程序1.各部门兼职档案员按照整理要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，编制档案目录。2.在每年[具体时间节点，如次年3月底前]，将整理好的档案移交档案管理部门。档案管理部门对移交档案进行检查验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门对接收的档案进行统一编号、装订，并按照分类方案进行上架排列，建立档案全宗卷。五、档案保管与保护（一）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围，如14℃24℃]，相对湿度控制在[适宜湿度范围，如45%60%]。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。（二）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，对重点档案随时进行抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。（三）档案修复与处置1.对破损、褪色、霉变等有问题档案，应及时进行修复或复制。2.对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。销毁档案应造册登记，经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。六、档案利用与借阅（一）利用范围1.为文明单位创建工作提供决策依据和参考资料。2.满足上级部门对文明单位创建工作检查、考核的需要。3.为公司/组织内部各部门开展工作提供借鉴和参考。（二）借阅手续1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员因特殊原因需要借阅档案，须持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可办理借阅手续。3.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人员应爱护档