不动产档案上墙制度

PAGE不动产档案上墙制度一、总则（一）目的为加强公司不动产档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。本制度旨在规范公司不动产档案的收集、整理、存储、保管、利用等工作流程，使其符合相关法律法规及行业标准要求，保障公司不动产权益，为公司决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及的不动产档案管理工作，包括但不限于土地、房屋、建筑物、构筑物等不动产的产权证书、购置合同、租赁合同、抵押合同、评估报告、测绘资料、建设规划文件等相关档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关不动产管理的法律法规以及档案管理的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映不动产的实际情况，全面收集相关资料，保证档案的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保不动产档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失，对涉及公司机密的档案严格保密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善不动产档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司不动产档案的收集、整理、存储、保管等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.建立不动产档案数据库，对档案信息进行数字化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对不动产档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。5.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）档案形成部门职责1.负责本部门产生的不动产档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、准确和完整。2.在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责不动产档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的整齐有序。3.做好档案的存储和保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。5.对档案管理工作中发现的问题及时向档案管理部门负责人汇报，并提出改进建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.不动产产权取得过程中的相关文件，如土地出让合同、房屋买卖合同、产权证书办理资料等。2.不动产变更登记资料，包括名称变更、地址变更、面积变更、产权转移等相关文件。3.不动产抵押、质押、查封等涉及物权变动的法律文件及相关手续资料。4.不动产租赁业务相关的租赁合同、租金支付记录、租赁变更协议等。5.不动产建设、改造、维修等过程中产生的规划文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。6.与不动产相关的评估报告、测绘资料、审计报告等。7.其他与公司不动产相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各档案形成部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章等手续齐全。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质档案同步收集。（三）整理方法1.分类：按照不动产的类别、形成时间、业务类型等进行分类，如土地档案、房屋档案、租赁档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号规则可采用年份+类别代码+流水号的形式，例如：2023TD001，表示2023年的土地档案第1号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储：设立专门的档案库房，配备档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质档案进行分类存放。档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案存储：建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行备份存储。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号进行存储，并建立索引目录，方便检索。（二）保管期限根据不动产档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久保管、长期保管（10年以上）和短期保管（10年以下）。具体保管期限如下：1.永久保管：不动产产权证书、重要合同协议（如土地出让合同、长期租赁合同等）。涉及公司重大权益的不动产相关文件，如重大资产处置文件、涉及诉讼仲裁的文件等。2.长期保管：不动产变更登记资料、抵押质押资料、建设改造资料等。一般性的租赁合同、租金支付记录等。3.短期保管：临时性的不动产相关文件，如短期维修记录、临时租赁合同等。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和盘点，每年至少进行一次全面清查，发现档案有损坏、变质等情况应及时采取措施进行修复或处理，并做好记录。3.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，严格限制非档案管理人员进入库房。档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、设备断电。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要定期对电子档案存储系统进行维护和检查，确保数据的安全性和完整性。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅不动产档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的不动产档案查阅，需经公司分管领导审批同意。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司不动产档案的，必须持有合法有效的证明文件，并经公司相关部门负责人审核，报公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后报相关审批领导。3.审批领导批准后，查阅人将申请表交至档案管理部门。4.档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在档案库房或电子档案系统中查找相应档案，并提供给查阅人查阅。5.查阅人应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案管理部门。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。（三）利用规定1.档案查阅和利用应严格遵守保密制度，查阅人不得泄露档案内容，不得擅自扩大查阅范围或利用档案从事与申请目的无关的活动。2.档案管理人员应对查阅和利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用方式等信息，以备查询和统计。3.对于借出的档案，档案管理人员应明确归还日期，并跟踪催还。归还时要认真检查档案的完整性和保密性，如有损坏或遗失，应及时查明原因并追究相关人员责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期限已满或失去保存价值的不动产档案进行鉴定，确保档案的留存与销毁符合规定。2.在鉴定过程中，应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及财务、法务等部门人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制《档案鉴定清单》，列出拟鉴定销毁的档案名称、编号、保管期限、形成时间等信息。2.将《档案鉴定清单》提交给鉴定小组，鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查。审查内容包括档案的完整性、准确性、关联性，以及是否仍具有保存价值等。3.鉴定小组根据审查结果，对每一份档案提出鉴定意见，分为销毁、继续保存或延长保管期限三种。鉴定意见应详细说明理由，并由鉴定小组成员签字确认。4.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对拟销毁的档案进行整理和登记，编制《档案销毁清单》。《档案销毁清单》应包括档案编号、名称、鉴定意见、销毁日期等信息。（四）销毁程序1.经公司领导批准后，按照《档案销毁清单》对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。2.在销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全进行。监督人员应在《档案