业委会成立档案管理制度

PAGE业委会成立档案管理制度一、总则（一）目的为规范业主委员会（以下简称“业委会”）档案管理工作，确保业委会各项工作有章可循、有据可查，维护业委会及全体业主的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于业委会在开展工作过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映业委会工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理业委会工作中产生的各类档案，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案的质量。4.保密性原则：对涉及业主隐私、商业秘密等重要信息的档案，严格保密。二、档案管理职责（一）业委会职责1.负责制定和修订本档案管理制度。2.监督档案管理工作的执行情况。3.对重要档案进行审核和批准。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.按照档案管理规范，对档案进行分类、编号、编目等操作。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.为业委会及业主提供档案查阅、借阅等服务。三、档案的分类与编号（一）分类1.会议档案：包括业委会会议记录、决议、纪要等。2.文件档案：上级部门文件、业委会发文、业主意见反馈文件等。3.财务档案：财务报表、收支记录、票据等。4.维修基金档案：维修基金使用计划、审批文件、结算报告等。5.物业合同档案：与物业公司签订的服务合同、协议等。6.业主档案：业主基本信息、联系方式、投诉建议等。7.工程档案：小区建设工程资料、维修工程资料等。8.其他档案：不属于以上分类的其他重要资料。（二）编号1.采用年度流水号进行编号，如“20XXXXXX”，其中“20XX”表示年份，“XXXX”表示该年度内的流水序号。2.对于不同类别的档案，在编号前加上相应的类别代码，如“HY20XXXXXX”表示会议档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门和人员在工作中形成的档案材料，应及时移交档案管理人员。2.档案管理人员定期对各部门和人员的档案收集情况进行检查和督促。3.对于外来文件，由专人负责签收、登记，并及时移交档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员按照分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。3.剔除重复、无效的档案材料，确保档案的精炼和准确。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案的归档与保管（一）归档1.整理好的档案应及时归档，放入相应的档案柜或档案盒中。2.档案存放应按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案索引目录，方便快速检索档案。（二）保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和质量与档案目录一致。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、销毁档案。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.业委会成员、业主及相关部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等。2.档案管理人员对申请表进行审核，经业委会负责人批准后，方可提供查阅服务。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和期限。2.经业委会负责人审批后，档案管理人员办理借阅手续，并要求借阅人签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。七、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应对涉及业主隐私、商业秘密等重要信息的档案严格保密。2.未经业委会批准，不得向任何单位或个人泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定。（二）安全1.加强档案保管场所的安全防范措施，确保档案的安全。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，发现问题及时处理。3.如发生档案丢失、损坏、泄密等事故，应及时报告业委会，并采取相应的措施进行补救。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.成立档案鉴定小组，由业委会成员、档案管理人员等组成，对档案进行评估和鉴定。3.根据档案的鉴定结果，划分永久保存、长期保存和短期保存等类别。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经业委会批准后，进行销毁处理。2.销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、日期等。3.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，由档案管理人员和监销人员签字确认。九、档案管理的信息化建设（一）建立档案管理系统1.利用信息技术，建立业委会档案管理系统，实现档案的电子化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率。（二）数据备份与安全1.定期对档案管理系统