档案检查与考核制度

PAGE档案检查与考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本档案检查与考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的检查与考核。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案检查（一）检查主体公司成立档案检查小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务骨干。（二）检查内容1.档案收集各部门是否按照规定及时收集本部门形成的各类文件材料，确保档案齐全完整。收集的文件材料是否真实、准确，符合归档要求。2.档案整理档案分类是否科学合理，符合公司档案分类方案。文件材料的编号、编目是否规范，装订是否整齐。档案盒、文件夹等装具的使用是否符合要求，标识是否清晰。3.档案保管档案库房的环境条件是否符合标准，温度、湿度是否适宜，有无防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案存放是否有序，便于查找和利用。对破损、褪色的档案是否及时进行修复或复制。4.档案利用档案查阅、借阅手续是否完备，是否严格按照规定进行登记和审批。档案利用效果是否良好，是否满足公司各项工作的需要。对档案利用过程中发现的问题是否及时进行处理。（三）检查方式1.定期检查档案检查小组每年定期对公司档案管理工作进行全面检查，检查时间为[具体时间]。各部门在每年[具体时间]前，完成本部门档案的自查工作，并将自查情况书面报告档案管理部门。2.不定期抽查档案检查小组不定期对各部门档案管理工作进行抽查，抽查比例不低于[X]%。抽查内容可根据实际情况进行确定，重点检查档案管理中的薄弱环节。（四）检查程序1.制定检查计划档案检查小组根据公司档案管理工作的实际情况，制定年度检查计划，明确检查的范围、内容、方式和时间安排。2.组织实施检查检查小组按照检查计划，通过查阅档案、实地查看、询问相关人员等方式进行检查，并做好检查记录。3.形成检查报告检查结束后，检查小组对检查情况进行汇总分析，形成检查报告，报告内容包括检查基本情况、存在问题及整改建议等。4.反馈检查结果将检查报告反馈给各部门，要求各部门针对存在的问题制定整改措施，并在规定时间内完成整改。5.跟踪整改落实档案管理部门对各部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。三、档案考核（一）考核主体公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行考核，考核结果纳入公司年度绩效考核体系。（二）考核内容1.档案管理制度执行情况各部门是否严格执行公司档案管理制度，有无违反制度的行为。对档案管理制度的宣传、培训工作是否到位，员工对制度的知晓率和执行情况。2.档案管理工作质量档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量，是否符合相关标准和要求。档案管理工作的创新情况，有无采取有效措施提高档案管理水平。3.档案管理工作成效档案为公司各项工作提供服务的效果，是否满足公司决策、生产、经营等方面的需求。档案利用产生的经济效益和社会效益，如通过档案查阅解决问题、避免损失等情况。（三）考核指标1.档案收集完整率：[计算公式：档案收集完整率=已收集档案数量/应收集档案数量×100%]，考核目标为[X]%以上。2.档案整理合格率：[计算公式：档案整理合格率=整理合格档案数量/整理档案总数量×100%]，考核目标为[X]%以上。3.档案保管安全事故发生率：考核期内档案保管安全事故发生次数，考核目标为零。4.档案利用满意度：[计算公式：档案利用满意度=满意人数/利用档案总人数×100%]，考核目标为[X]%以上。（四）考核周期考核周期为一年，每年[具体时间]进行上一年度的档案管理工作考核。（五）考核程序1.部门自评各部门在每年[具体时间]前，对照考核指标和内容，进行自我评估，填写档案管理工作考核自评表，并将自评报告报送档案管理部门。2.档案管理部门初评档案管理部门根据各部门的自评报告和平时掌握的情况，对各部门档案管理工作进行初步评价，确定各部门的考核得分。3.公司审核档案管理部门将初评结果报公司领导审核，公司领导根据审核情况确定最终考核结果。4.结果反馈与公示将考核结果反馈给各部门，并在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。5.存档备案将考核结果存档备案，作为公司对各部门档案管理工作评价和奖惩的依据。四、奖惩措施（一）奖励1.对档案管理工作成绩突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等，具体奖励标准根据实际情况确定。（二）惩罚1.对档案管理工作存在严重问题的部门和个人，公司给予批评教育，并责令限期整改。2.整改后仍不符合要求的，公司将视情节轻重给予相应的经济处罚，处罚金额为[X]元