2026年工业机器人公司办公用品采购与领用管理制度

2026年工业机器人公司办公用品采购与领用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司办公用品的采购、领用、库存及处置全流程管理，降低办公成本，保障日常办公所需，优化资源配置，结合工业机器人行业办公特性及公司实际运营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、实习生）、各部门及分支机构，涵盖办公文具、办公耗材、办公低值易耗品等所有办公用品的采购申请、供应商选定、采购执行、验收入库、领用发放、库存管理、报废处置等环节。第三条基本原则按需采购原则：以各部门实际办公需求为依据制定采购计划，杜绝盲目采购、超量采购，优先选择节能环保、性价比高的办公用品，降低资源浪费。集中采购原则：除紧急需求外，办公用品实行统一集中采购，由指定部门统筹管理，减少采购环节，降低采购成本，便于供应商管理及质量把控。规范领用原则：建立分级分类的领用标准及流程，明确领用权限、领用频次及领用限额，确保办公用品按需领用、合理使用。账实相符原则：建立办公用品库存台账，定期进行盘点核对，确保库存数量与台账记录一致，防范丢失、浪费、挪用等问题。公开透明原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，供应商选择、价格核定等环节留存相关记录，接受各部门监督。第四条管理职责行政部为办公用品管理归口部门，负责制定并宣贯本制度，统筹办公用品的采购计划审核、供应商筛选与管理、采购实施、库存管理、领用审批及监督检查等工作；建立并维护办公用品采购、领用、库存台账。各部门负责人为本部门办公用品使用管理第一责任人，负责审核本部门办公用品采购申请及领用申请，督促本部门员工遵守领用规范，杜绝浪费行为，合理管控本部门办公成本。财务部负责办公用品采购预算审核、采购款项支付审核，配合行政部进行办公成本核算与分析，对超预算采购行为进行管控。全体员工为办公用品使用主体，需按规定申请领用办公用品，遵循节约使用原则，妥善保管使用，不得随意浪费、挪用或私自带离公司。第二章采购管理第五条办公用品分类常规办公文具：包括笔、本、文件夹、订书机、回形针、便利贴等日常高频使用的基础文具；办公耗材：包括打印机/复印机墨盒、硒鼓、打印纸、传真纸、碳带等办公设备配套耗材；办公低值易耗品：包括纸巾、纸杯、垃圾袋、洗手液、鼠标垫、键盘膜等一次性或易损耗的办公辅助用品；特殊办公用品：包括专业绘图工具、工业机器人办公专用表单、定制化办公物料等针对工业机器人行业特性的专用办公用品。第六条采购计划制定常规采购计划：行政部结合历史领用数据、各部门人员配置及办公需求，于每月25日前制定次月常规办公用品采购计划，明确采购品类、数量、预估金额，经行政部负责人审核、财务部复核后执行；临时采购计划：各部门因临时办公需求（如项目推进、人员新增等）需采购办公用品的，需在每月10日前提交《办公用品临时采购申请表》，注明采购品类、数量、使用场景、预估金额，经部门负责人签字、行政部审核后，纳入当月补充采购计划；特殊采购计划：涉及工业机器人专用办公用品的采购，需由使用部门提交详细采购申请，注明规格、技术要求、使用用途，经部门负责人审核、技术部门复核、行政部及财务部审核后，单独制定采购计划。第七条供应商管理供应商筛选：行政部建立办公用品供应商备选库，筛选具备合法经营资质、供货能力稳定、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商；优先选择可提供节能环保产品的供应商，且供应商数量不少于3家，形成竞争机制；供应商评估：行政部每季度对合作供应商进行评估，评估维度包括产品质量、供货时效、价格优势、售后服务等，评估结果作为后续合作及供应商调整的依据；对评估不合格的供应商，暂停合作并从备选库中剔除；合作管理：与选定的供应商签订正式采购合作协议，明确产品质量标准、供货周期、价格条款、退换货政策、售后服务等内容；严禁采购人员与供应商私下达成不正当利益约定，所有采购合作需留存书面记录。第八条采购实施常规采购：行政部根据审核通过的月度采购计划，向选定的供应商下达采购订单，明确交货时间、地点、验收标准等；采购金额达到公司规定限额的，需通过比价或招标方式确定供应商，确保价格合理；临时采购：行政部收到审核通过的临时采购申请后，在2个工作日内完成供应商对接及采购下单，紧急需求（如办公耗材短缺影响正常办公）需在1个工作日内响应处理；特殊采购：工业机器人专用办公用品采购前，行政部需组织使用部门、技术部门与供应商进行技术对接，确认产品符合使用要求后，签订采购合同并执行采购，采购过程需留存技术确认记录；采购付款：供应商按订单完成供货并验收合格后，行政部核对采购订单、验收单、发票等资料，提交财务部审核，财务部按合同约定及公司付款流程完成款项支付，所有付款记录需留存备查。第九条验收与入库验收要求：办公用品到货后，行政部指定专人在1个工作日内完成验收，核对产品品类、数量、规格、质量是否与采购订单一致；对办公耗材、专用办公用品需进行抽样试用，确认质量符合要求；验收不合格的，立即通知供应商退换货，直至验收合格；入库登记：验收合格的办公用品，行政部及时办理入库手续，在库存台账中记录入库品类、数量、单价、入库日期、供应商信息等；对易损耗、有保质期的办公用品（如纸杯、洗手液），需标注入库日期及保质期，按批次管理。第三章领用管理第十条领用标准普通员工：常规办公文具按每月人均标准领用，办公耗材按实际使用量按需领用（不超过季度人均限额），办公低值易耗品按每月人均标准领用；技术研发岗/设计岗：因工业机器人研发、设计工作需要，可适当提高绘图工具、打印纸等办公用品领用限额，具体标准由行政部与技术部门共同核定；管理岗：部门负责人及以上管理岗位，按实际办公需求领用，原则上不超过普通员工领用标准的1.5倍，且需做好领用记录；特殊岗位：根据工作特性（如前台、行政专员），核定专项领用标准，确保满足前台接待、行政办公等工作需求。第十一条领用流程常规领用：每月5-10日为办公用品常规领用时间，各部门指定专人汇总本部门员工领用需求，填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字后，到行政部办理领用手续；行政部核对领用标准及库存，确认无误后发放，并在台账中记录领用部门、领用人、品类、数量、领用日期；临时领用：员工因临时办公需求需领用办公用品的，填写《办公用品临时领用申请表》，经部门负责人签字后，到行政部办理领用，行政部核实需求合理性后发放，超领用标准的需行政部负责人审核；特殊领用：工业机器人专用办公用品领用，需由使用人提交领用申请，注明使用项目、领用数量，经部门负责人审核、技术部门确认后，行政部按实际需求发放，并单独记录领用台账。第十二条领用规范领用要求：领用人需凭审核后的领用申请表办理领用手续，行政部需核对领用人身份及领用权限，严禁无申请、超申请领用；领用后需在领用台账上签字确认；重复领用管控：办公用品未达到合理使用周期（如笔、本等使用未满1个月），不得重复领用；确因工作损耗需提前领用的，需说明原因并经部门负责人审核；节约使用：员工领用办公用品后需节约使用，不得随意丢弃、浪费；打印纸优先双面使用，办公文具损坏后可维修的优先维修，无法维修的需交回行政部后方可申领新用品；离职交接：员工离职前，需将未使用完毕的办公用品（如整盒文具、未开封耗材）交回行政部，行政部核对后在离职交接单上确认，未按要求交回的，由行政部登记并反馈至人力资源部。第四章库存管理第十三条库存台账管理行政部建立电子化+纸质版双台账，详细记录办公用品的入库、领用、库存结余等信息，做到日清月结；台账需包含品类、规格、单位、单价、入库数量/日期、领用数量/日期/部门/领用人、库存数量、备注（如保质期、特殊说明）等内容；每月最后一个工作日，行政部完成台账核对，确保电子台账与纸质台账、实际库存三者一致，核对结果形成《办公用品库存核对表》，留存备查。第十四条库存盘点月度盘点：行政部每月底对办公用品库存进行全面盘点，核对实际库存与台账记录，对盘盈、盘亏情况查明原因，形成《办公用品月度盘点报告》，报行政部负责人审核；盘盈物品纳入库存管理，盘亏物品需追责并按规定处理；季度复盘：每季度末，行政部联合财务部对办公用品库存进行复盘，分析库存周转率、积压情况、采购合理性等，形成《办公用品库存分析报告》，为调整采购计划、优化领用标准提供依据；专项盘点：涉及工业机器人专用办公用品，每两个月进行一次专项盘点，确保专用物料库存满足项目使用需求，同时避免积压。第十五条库存管控库存限额：行政部根据领用频次及采购周期，为各类办公用品设定安全库存限额，常规办公用品库存不超过两个月使用量，办公耗材库存不超过一个季度使用量，特殊办公用品库存不超过一个项目周期使用量；积压处理：对超过3个月未领用的积压办公用品（除专用物料外），行政部及时协调各部门按需领用，无法协调的，可与供应商协商退换货（在质保期内），或按公司规定处置；存储管理：办公用品按品类分区存放，做好防潮、防火、防损坏措施；有保质期的物品优先发放临近保质期的，避免过期浪费；工业机器人专用办公用品需单独存放，做好防尘、防潮保护。第十六条报废处置报废条件：办公用品因损坏、过期、变质等原因无法使用的，可申请报废；专用办公用品因技术更新、项目变更等原因无法使用的，也可申请报废；报废流程：行政部定期梳理需报废的办公用品，填写《办公用品报废申请表》，注明报废品类、数量、报废原因，经行政部负责人审核、财务部复核后，按公司资产处置规定处理；处置要求：报废办公用品需分类处置，可回收利用的（如空墨盒、纸张）统一回收处理，不可回收的按环保要求处理；涉及工业机器人专用涉密物料的，报废前需进行信息销毁，确保数据安全。第五章监督检查与责任追究第十七条监督检查机制日常检查：行政部每周对办公用品领用、库存管理情况进行抽查，核对领用记录与实际使用情况，排查超标准领用、浪费等问题；月度核查：每月5日前，行政部汇总上月办公用品采购、领用、库存数据，形成《办公用品管理月度报表》，报公司管理层，同时反馈至各部门，督促部门管控办公成本；季度审计：每季度，财务部联合行政部对办公用品采购预算执行、款项支付、成本管控情况进行审计，排查采购流程不规范、成本异常等问题，形成审计报告。第十八条违规情形及处理员工违反本制度规定，有下列情形之一的，给予警告处理，并处以绩效扣分：超标准领用办公用品，经提醒拒不整改的；随意浪费办公用品（如大量丢弃未使用的文具、打印纸）的；未按规定办理领用手续，私自领取办公用品的；离职时未按要求交回未使用办公用品，情节轻微的。有下列情形之一的，给予通报批评，扣减当月绩效奖金，情节严重的责令赔偿损失：虚报采购/领用需求，套取办公用品的；将公司办公用品私自带离公司、挪作私用的；故意损坏办公用品，造成浪费的；部门内多人多次超标准领用，部门负责人未履行管理职责的。采购及管理人员有下列情形之一的，给予通报批评、调离岗位处理，造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理：与供应商串通，虚报采购价格、以次充好，损害公司利益的；未按规定审核采购计划，导致大量办公用品积压、浪费的；未建立库存台账或台账记录不实，导致库存混乱、资产流失的；利用职务之便收受供应商财物，违规操作采购流程的。第十九条责任认定因员工个人行为导致的违规问题，由员工本人承担责任；因部门管理不善导致的批量违规（如本部门多人超标准领用、浪费严重），由部门负责人承担主要责任；因行政部未按规定执行采购审核、库存盘点、监督检查等工作，导致办公用品管理混乱、成本失控的，追究行政部相关管理人员责任；因财务部未按规