酒店档案管理制度上墙

PAGE酒店档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强酒店档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工。（三）定义酒店档案是指酒店在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：酒店档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实性原则：档案内容必须真实反映酒店的经营管理活动。3.完整性原则：全面收集、整理酒店经营管理活动中产生的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及酒店机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善酒店档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理酒店各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅、借阅、利用等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。6.组织开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作。2.定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。4.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。三、档案的分类与编号（一）分类酒店档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括酒店行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等档案。3.财务管理类：包含财务报表、会计凭证、审计报告、预算决算等资料。4.市场营销类：涉及市场调研、营销策划、客户资料、广告宣传等档案。5.客房管理类：有客房预订记录、入住登记、退房记录、客房设施维护等档案。6.餐饮管理类：包括菜单设计、食品采购、厨房管理、餐厅服务等资料。7.工程设备类：涉及酒店建筑、装修、水电、空调、电梯等设备的安装、维护、维修档案。8.安全保卫类：包含安全制度、消防档案、治安记录、应急预案等。9.物资采购类：有采购合同、供应商资料、物资库存管理等档案。10.其他类：不属于上述分类的其他重要档案。（二）编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。例如：2023XG001，其中“2023”表示年份，“XG”表示行政管理类的类别代码，“001”表示该类别下的流水号。类别代码如下：1.行政管理类：XG2.人事管理类：RS3.财务管理类：CW4.市场营销类：SY5.客房管理类：KF6.餐饮管理类：CY7.工程设备类：GC8.安全保卫类：AB9.物资采购类：ZC10.其他类：QT四、档案的收集与整理（一）收集范围1.酒店各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表、合同、协议等。2.酒店对外交往中收到的文件、信函、传真、电子邮件等。3.酒店员工个人在工作中形成的具有保存价值的资料。4.酒店举办各类活动产生的照片、录像、音频等声像资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。（三）整理要求1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制目录，注明文件名称、日期、编号、来源等信息。3.对档案进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。4.对于声像资料，应注明拍摄时间、地点、内容等，并进行分类存储。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门档案管理员应定期对本部门整理好的档案进行归档，确保档案存放有序。2.归档的档案应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、归档人等信息。（二）移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至综合档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.综合档案室对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在[具体温度范围]之间，湿度控制在[具体湿度范围]之间。（二）保管方式1.档案应分类存放在档案架上，标识清晰，便于查找。2.对于重要的纸质档案，应进行备份存储，可采用电子扫描或缩微等方式。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现问题应及时记录并采取措施解决。3.清查结束后，应填写档案清查报告，上报酒店领导。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.酒店内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到综合档案室查阅。2.综合档案室应设立专门的档案查阅室，为查阅人员提供必要的查阅条件。3.查阅人员应在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.酒店外部单位或个人因特殊原因需要借阅酒店档案，应提前向酒店提出书面申请，说明借阅目的、内容、期限等，经酒店领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人应填写档案借阅登记表，注明借阅档案名称、编号、日期、归还日期等信息，并缴纳一定的押金。3.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合档案室，并承担相应的赔偿责任。八、档案的利用与统计（一）利用1.综合档案室应积极开发档案信息资源，为酒店经营管理决策提供参考依据。2.根据酒店工作需要，定期整理和编印档案资料汇编，供员工查阅和使用。3.对档案利用情况进行跟踪和反馈，了解档案在实际工作中的作用和效果。（二）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、类别、利用人次、利用效果等，定期编制档案统计报表，上报酒店领导。九、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作由综合档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源等因素，对档案进行全面评估，确定其是否具有保存价值。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、酒店领导批准后，进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、销毁原因等信息，由两人以上监销，并在销毁清单上签字确认。3.销毁电子档案时，应采用安全可靠的方式进行删除，确保数据无法恢复。十、档案管理人员职责（一）综合档案室管理人员1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理业务流程。3.负责档案的日常管理工作，确保档案的安全、完整和有序存放。4.积极为酒店各部门提供档案查阅、借阅服务，及时反馈档案利用情况。5.定期对档案进行清查、盘点和鉴定，提出档案销毁意见。6.参与档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、分类和保管工作。2.按照规定及时将本部门档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。4.对本部门员工进行档案管理知识宣传和培训，提高员工的档案意识。十一、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门或个人，酒店将给予表彰和奖励。2.奖