档案库安全管理制度

PAGE档案库安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案库的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案存储、保管和使用的部门及人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生。2.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.预防为主原则：强化安全防范意识，定期进行安全检查和隐患排查，及时消除安全隐患。4.责任追究原则：对违反档案库安全管理制度的行为，依法依规追究相关人员责任。二、档案库安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库安全管理制度，并组织实施。2.定期对档案库进行安全检查，及时发现并处理安全隐患。3.负责档案的收集、整理、归档、存储和保管工作，确保档案的质量和安全。4.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和业务水平。5.配合相关部门进行档案安全事故的调查和处理。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、上架、借阅登记等。3.做好档案库的安全防范工作，如防火、防盗、防潮、防虫等。4.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和质量准确无误。5.发现档案安全问题及时报告，并积极协助处理。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实性和完整性。2.在档案的使用过程中，严格遵守档案借阅制度，不得擅自涂改、转借、销毁档案。3.配合档案管理部门做好档案库的安全管理工作，如提供必要的安全设施和条件等。三、档案库安全防护措施（一）物理安全1.档案库应选址在安全、干燥、通风良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全设施，确保档案库的安全。3.档案库内应配备必要的数据备份设备，如磁带库、磁盘阵列等，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。4.档案库内应设置防火分隔，配备灭火器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。5.档案库内应采取防潮、防虫措施，如安装除湿机、防虫网等，确保档案的质量不受影响。（二）网络安全1.档案管理系统应采用安全可靠的网络架构，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案管理系统的用户进行身份认证和授权管理，确保只有授权人员才能访问档案数据。3.定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统补丁，防止安全漏洞被利用。4.加强对档案数据的加密管理，对重要档案数据进行加密存储和传输，确保数据的保密性。（三）人员安全1.对档案管理人员进行背景审查和安全培训，确保其具备良好的职业道德和安全意识。2.档案管理人员应严格遵守档案库安全管理制度，不得擅自将档案带出档案库或泄露档案内容。3.在档案库内工作时，应注意安全操作，如避免长时间接触有害化学物质、防止触电等。4.定期组织档案管理人员进行应急演练，提高其应对突发事件的能力。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在生产经营活动中形成的各类文件、资料、合同、报表等具有保存价值的档案。2.公司员工个人在工作中形成的重要文件、资料等。3.公司接收的外部文件、资料等，如政府文件、行业标准、客户资料等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集整理，并移交档案管理部门。2.档案收集应确保档案的真实性、完整性和准确性，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集的档案应进行初步整理，如分类、编号、编目等，以便于后续的存储和管理。（三）整理规范1.档案应按照分类标准进行分类整理，如按年度、机构、问题等分类。2.对每份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保档案信息的准确记录。4.对档案进行装订时，应注意保持档案的整齐、牢固，不得损坏档案内容。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.档案应按照不同的保管期限和类别进行分类存储，如永久档案、长期档案、短期档案等。2.采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式，对重要档案应同时保存纸质版和电子版。3.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.档案的保管期限应根据国家相关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案库内档案的有效性。（三）保管要求1.档案库应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取措施进行处理。3.对档案的借阅、归还等情况应进行详细记录，确保档案的流向清晰可查。4.档案管理人员应定期对档案进行整理和维护，如更换档案盒、修复破损档案等，确保档案的质量不受影响。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要，公司内部员工可以借阅档案库内的档案。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅流程1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，同意借阅的，发放《档案借阅证》，并在档案借阅登记册上进行登记。4.借阅人凭《档案借阅证》到档案库借阅档案，档案管理人员应按照借阅申请表上的内容提供档案，并做好借阅记录。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。（三）利用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、销毁档案。2.在档案使用过程中，应注意保护档案的安全和保密，不得将档案带出公司或泄露给无关人员。3.如需对档案进行复印或摘录，应经档案管理部门同意，并在档案管理人员的监督下进行。4.档案使用完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家相关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限和销毁范围。2.对档案的鉴定应从档案的内容、价值、历史意义等方面进行综合评估，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档。八、档案库安全检查与隐患排查（一）检查内容1.档案库的安全设施是否完好，如防盗门窗、监控设备、报警装置等。2.档案库的环境条件是否符合要求，如温度、湿度、通风等。3.档案的存储和保管情况，如档案的分类、编号、排列是否规范，档案柜是否完好等。4.档案管理系统的运行情况，如是否存在安全漏洞、数据备份是否及时等。5.档案管理人员的安全操作情况，如是否遵守档案库安全管理制度等。（二）检查频率1.档案管理部门应定期对档案库进行安全检查，每月至少进行一次全面检查。2.在特殊时期或重要活动期间，应增加安全检查的频率，确保档案库的安全。（三）隐患排查与整改1.对安全检查中发现的问题和隐患，应及时进行记录，并分析原因，制定整改措施。2.整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等，确保隐患得到及时有效的整改。3.对整改情况应进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。九、档案库安全事故应急预案（一）应急组织机构成立档案库安全事故应急指挥小组，由公司领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，相关部门负责人为成员。应急指挥小组下设办公室，设在档案管理部门，负责日常应急工作的协调和处理。（二）应急响应程序1.发生档案库安全事故后，事故现场人员应立即报告档案管理部门，并采取必要的应急措施，如灭火、抢救档案等。2.档案管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，并通知应急指挥小组成员赶赴事故现场。3.应急指挥小组到达事故现场后，应迅速组织开展应急救援工作，如疏散人员、抢救档案、调查事故原因等。4.根据事故的严重程度，及时向上级主管部门和相关政府部门报告，并配合做好事故的调查和处理工作。（三）应急处置措施1.火灾事故：立即组织人员使用灭火器材进行灭火，疏散人员，保护档案，及时报警。2.盗窃事故：立即报警，保护现场痕迹，配合公安机关进行调查。3.数据丢失事故：立即启动数据备份恢复程序，尽可能恢复丢失的数据，并查找原因，采取措施防止类似事故再次发生。4.其他事故：根据事故的性质和特点，采取相应的应