酒店台账档案管理制度

PAGE酒店台账档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店台账档案管理，确保酒店各类信息的完整性、准确性和安全性，提高酒店运营管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在经营管理活动中形成的各类台账档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：酒店台账档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：台账档案应如实反映酒店经营管理活动的实际情况，数据准确、内容完整。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护酒店的商业机密和客户隐私。4.便捷高效原则：建立科学合理的档案管理流程，提高档案的检索、利用效率，满足酒店各部门对档案信息的需求。二、台账档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善酒店台账档案管理制度，并组织实施。2.集中管理酒店各类台账档案，包括但不限于客户档案、财务档案、物资档案、人事档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架，确保档案存放有序，便于查找和利用。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，提高档案查询效率。5.根据酒店各部门需求，及时提供档案借阅服务，并做好借阅登记和归还工作。6.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。7.负责档案信息化建设，将重要档案资料录入电子档案系统，实现档案信息的数字化管理。8.监督、指导各部门的台账档案管理工作，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门职责本部门在经营管理活动中形成的台账档案，应指定专人负责收集、整理、保管，并定期移交酒店档案管理部门。具体职责如下：1.负责本部门台账档案的日常收集、整理工作，确保档案资料的及时、完整。2.将整理好的档案按照规定的时间和要求移交酒店档案管理部门，并办理交接手续。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案借阅申请，并在规定时间内归还。5.协助档案管理部门做好档案清查、盘点等工作，发现问题及时报告并配合处理。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、检索、借阅等。3.定期对档案进行检查、核对，发现档案损坏、丢失等情况及时报告并采取相应措施。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平，为酒店各部门提供优质高效的档案服务。三、台账档案的分类与编号（一）分类酒店台账档案根据其内容和性质，分为以下几大类：1.客户档案：包括酒店住客信息、预订记录及客户反馈等。2.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。3.物资档案：包含酒店各类物资的采购、入库、出库、库存盘点等记录。4.人事档案：涉及员工个人基本信息、入职离职记录、培训考核档案、薪酬福利档案等。5.市场营销档案：如市场调研报告、营销活动策划方案、广告宣传资料等。6.工程档案：包括酒店建筑、装修、设备设施的设计图纸、施工记录、维护保养档案等。7.行政档案：如酒店各类规章制度、会议纪要、文件收发记录、行政办公费用报销档案等。（二）编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行统一编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.一级编号：代表档案类别，用一位数字表示，如1代表客户档案，2代表财务档案，3代表物资档案，4代表人事档案，5代表市场营销档案，6代表工程档案，7代表行政档案。2.二级编号：根据每类档案的具体内容进行细分，用两位数字表示。例如，客户档案中，01表示住客基本信息，02表示预订记录，03表示客户反馈等；财务档案中，01表示会计凭证，02表示账簿，03表示报表等。3.三级编号：为每份具体档案赋予唯一编号，用三位数字表示。编号从001开始依次递增。例如，一份客户住客基本信息档案的编号为：101001；一份财务会计凭证档案的编号为：201001。四、台账档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在经营管理活动中形成的各类文件资料。2.收集的档案资料应齐全、完整，包括原始凭证、报表、合同、协议、信函、通知等纸质文件和电子文档。3.对于重要会议、活动形成的档案资料，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。4.档案管理部门定期对各部门移交的档案资料进行检查，发现不符合要求的，及时通知责任部门补充完善。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照编号规则进行编号。2.去除档案资料中的金属物、订书钉等，对破损的纸张进行修补或复制。3.按照档案类别和时间顺序，对档案进行排列，确保同一类档案排列有序。4.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和利用。五、台账档案的保管（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时处理，并做好记录。（二）保管期限根据国家有关法律法规和酒店实际情况，确定各类档案的保管期限。具体如下：1.永久保管档案：涉及酒店重大权益、重要资产、核心业务等方面的档案，如酒店产权证书、土地使用证、重要合同协议、财务审计报告等，应永久保管。2.长期保管档案：保管期限为10年以上的档案，如酒店年度经营计划、中长期发展规划、重要客户档案等。3.短期保管档案：保管期限为110年的档案，如一般性的行政文件、日常业务报表、普通物资采购记录等。（三）档案销毁1.对于超过保管期限且无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁清单，报酒店分管领导审批。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.档案销毁清单应作为档案管理资料进行保存，以备查考。六、台账档案的借阅与利用（一）借阅1.酒店内部各部门因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、用途等信息，经本部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。借阅登记应记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案名称及编号等信息。3.借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量和完整性，并提醒借阅人妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（二）利用1.档案管理部门应积极为酒店各部门提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.利用档案时，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行操作。复印件应加盖档案管理部门印章，注明出处。3.对于涉及酒店商业机密、客户隐私等重要档案，应严格限制利用范围，按照相关规定进行审批和管理。七、台账档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的酒店台账档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案录入：将纸质档案资料进行扫描或录入，转化为电子文档格式，并按照档案分类和编号规则进行存储。2.系统功能：档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能，方便档案管理人员操作和酒店各部门利用。3.数据安全：加强档案信息化管理系统的数据安全保护，设置用户权限，对重要数据进行加密存储，定期进行数据备份，防止数据泄露和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案录入准确、及时。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.鼓励酒店各部门通过信息化管理系统查询和利用档案资料，提高工作效率。八、监督与考核（一）监督检查1.酒店定期对各部门的台账档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案借阅利用情况等。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部门及档案管理人员的档案管理工作进行量化考核。2.考核评价指标包