民航局实物档案管理制度

PAGE民航局实物档案管理制度一、总则（一）目的为加强民航局实物档案的管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在民航事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民航局各部门及所属单位在工作活动中形成的具有保存价值的实物档案的管理。（三）定义实物档案是指民航局在各项工作中形成的，能够反映民航发展历程、重要事件、业务成果等具有保存价值的物品实体，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、模型、纪念品等。（四）管理原则1.集中统一管理原则。实物档案由民航局档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。实物档案应真实反映民航工作活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.分类科学原则。根据实物档案的特点和形成规律，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则。采取有效措施确保实物档案的安全，防止丢失、损坏和泄密。二、实物档案的收集（一）收集范围1.民航局获得的各类奖杯、奖牌、荣誉证书等。2.民航局使用的各类印章，包括行政印章、业务专用章等。3.反映民航重大事件、重要业务成果的模型、实物样品等。4.具有纪念意义的礼品、纪念品等。5.其他具有保存价值的实物。（二）收集渠道1.各部门在工作活动中获得的实物，应在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门定期对各部门实物档案的收集情况进行检查和指导。3.通过征集、捐赠等方式获取的具有重要价值的实物档案。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责实物档案的收集工作，确保实物档案的及时、完整收集。2.收集的实物档案应保持原状，不得随意损坏或改变。3.对收集的实物档案，应详细填写《实物档案登记表》，注明实物的名称、来源、日期、规格、数量等信息。三、实物档案的整理（一）分类标准1.奖杯、奖牌类：按照颁发机构、奖项名称、年份等进行分类。2.证书类：按照证书类型、颁发机构、年份等进行分类。3.印章类：按照印章名称、启用时间、停用时间等进行分类。4.模型、实物样品类：按照业务领域、形成时间等进行分类。5.礼品、纪念品类：按照来源、年份等进行分类。（二）编号规则对每一件实物档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：[年份][类别代码][顺序号]，其中年份为实物形成年份，类别代码按照分类标准确定，顺序号为该类别下实物的顺序编号。（三）编目根据实物档案的编号，编制《实物档案目录》，目录内容包括编号、名称、来源、日期、规格、数量、保管期限等信息。（四）装订与装盒1.对证书、文件等纸质类实物档案，应进行装订，确保整齐、牢固。2.对奖杯、奖牌、印章、模型等实物，应根据其特点进行装盒或包装，确保安全存放。四、实物档案的保管（一）保管场所1.设立专门的实物档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.对不同类型的实物档案，应采取相应的保管方式。例如，奖杯、奖牌应存放在专用的展示柜中，印章应存放在保险柜中，模型、实物样品应进行妥善包装后存放。2.定期对实物档案进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）保管期限根据实物档案的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管的实物档案：反映民航重大历史事件、重要业务成果、具有重要纪念意义的实物档案。2.长期保管的实物档案：保存期限为10年以上（含10年）的实物档案。3.短期保管的实物档案：保存期限为10年以下的实物档案。五、实物档案的鉴定（一）鉴定组织成立实物档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。（二）鉴定标准1.根据实物档案的保管期限标准，对实物档案进行鉴定。2.对保管期限已满的实物档案，经鉴定小组审核后，提出存毁意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对实物档案进行清理，提出需要鉴定的实物档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的实物档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对鉴定后需要销毁的实物档案，应填写《实物档案销毁登记表》，经批准后进行销毁。六、实物档案的利用（一）利用范围1.为领导决策、工作研究提供参考依据。2.用于宣传民航工作成果、展示民航形象。3.满足内部各部门及外部单位的查阅需求。（二）利用方式1.查阅利用：档案管理部门设立专门的查阅室，提供实物档案的查阅服务。查阅人员应填写《实物档案查阅登记表》，经批准后在查阅室内查阅。2.复制利用：对确需复制的实物档案，经批准后，由档案管理部门进行复制，并注明复制日期、复制人等信息。3.展览展示：根据工作需要，将实物档案进行展览展示，展示前应制定展览方案，确保展览的安全、有序进行。（三）利用审批1.内部查阅利用：由查阅部门填写《实物档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批。2.外部查阅利用：由查阅单位填写《实物档案查阅申请表》，经民航局相关部门审核后，报档案管理部门审批。3.复制利用：由利用部门填写《实物档案复制申请表》，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批。4.展览展示：由主办部门填写《实物档案展览展示申请表》，经民航局相关部门审核后，报档案管理部门审批。七、实物档案的统计（一）统计内容1.实物档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.实物档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。（二）统计方法1.建立实物档案统计台账，定期对实物档案的相关数据进行记录和汇总。2.档案管理部门每年对实物档案的统计数据进行分析，形成统计报告。八、实物档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立实物档案管理信息系统，实现实物档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高实物档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.实物档案的数字化录入：对实物档案的基本信息、图像等进行数字化录入，建立实物档案数据库。2.检索系统建设：开发实物档案检索系统，实现对实物档案的快速检索和查询。3.利用系统建设：建立实物档案利用系统，实现实物档案的在线查阅、复制、展览展示等功能。（三）信息化安全管理1.加强实物档案管理信息系统