燃气文书档案管理制度

PAGE燃气文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强燃气公司文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于燃气公司总部及所属各部门、各分支机构在各项活动中形成的具有保存价值的文书档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。归档的文书材料应真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则。凡具有保存价值的文书材料，均应齐全完整地归档。4.准确性原则。文书材料的内容和形式应准确无误，便于保管和利用。5.及时性原则。文书材料应及时整理归档，确保档案的时效性。二、管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司文书档案管理制度。2.负责公司文书档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的文书档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和考核。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案的安全保管。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的收集、整理和初步立卷工作，并按规定时间移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门文书档案管理的日常工作，配合综合管理部门做好档案管理相关工作。3.严格执行公司文书档案管理制度，确保本部门形成的文书材料符合归档要求。三、档案收集（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、合同、协议、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.公司内部组织机构变更、人员任免、奖惩等文件材料。3.公司与上级主管部门、政府部门、相关单位往来的文件材料。4.公司生产、经营、技术、财务等方面的文件材料。5.公司举办的各类会议、活动形成的文件材料。6.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文书材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份和存储。4.对重要文件材料，应采取复印、扫描等方式进行备份，防止原件丢失或损坏。四、档案整理（一）分类标准1.按照文件的形成来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等。2.每一大类下可根据实际情况进一步细分小类，如行政管理类可分为公文处理、会议管理、机要保密、信访工作等小类。（二）整理方法1.文书材料应按照分类标准进行分类，同一类别的文件应集中在一起。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制文件目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、文号、责任者等内容。4.对文件进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。5.对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制，确保文件的完整性。五、档案归档（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文书材料整理归档完毕，并移交综合管理部门。2.对于重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的文书档案移交综合管理部门档案管理人员。2.档案管理人员对移交的档案进行核对、检查，确保档案的质量符合要求。3.档案管理人员按照归档要求对档案进行上架存放，并建立档案检索系统。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.对重要档案应采取异地备份等措施，防止因自然灾害等原因造成档案丢失。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体形式等情况。3.档案管理人员的工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理情况进行统计。2.统计数据应真实、准确、完整，统计报表应按时报送。八、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅档案应填写查阅申请表，经相关部门负责人或公司领导批准后，到综合管理部门档案库房查阅。2.档案管理人员应按照查阅申请表提供档案，并做好查阅登记工作。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值。2.对确定为无保存价值的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后予以销毁。