图纸类档案管理制度

PAGE图纸类档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司图纸类档案的管理，确保图纸类档案的完整性、准确性和安全性，便于图纸的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及图纸类档案的部门和个人，包括但不限于设计部门、工程部门、技术部门、档案管理部门等。（三）定义1.图纸类档案：指公司在生产、经营、管理等活动中形成的，以各种形式记录的图纸资料，包括但不限于设计图纸、施工图、竣工图、设备图纸、工艺图纸等。2.档案管理部门：指公司负责档案管理工作的部门，承担图纸类档案的收集、整理、保管、利用等职责。（四）管理原则1.集中统一管理原则：图纸类档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的图纸应真实反映公司生产、经营、管理等活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：归档的图纸应齐全完整，包括图纸本身及其相关的文字说明、审批文件等。4.准确性原则：归档的图纸应准确无误，图纸的标注、尺寸、技术要求等应符合相关标准和规范。5.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保图纸类档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、图纸类档案的收集（一）收集范围1.公司自行设计的各类图纸，包括初步设计图纸、施工图设计图纸、方案设计图纸等。2.外来图纸，如客户提供的设计要求、供应商提供的设备图纸等。3.工程建设过程中形成的图纸，包括施工图纸、竣工图纸等。4.设备采购、安装、调试过程中形成的图纸，包括设备图纸、安装图纸、调试记录等。5.工艺改进、技术创新过程中形成的图纸，包括工艺流程图、技术改造图纸等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责图纸类档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集归档。2.收集的图纸应保持完整、清洁，如有破损、污损等情况，应及时进行修复或复制。3.收集的图纸应附带相关的文字说明、审批文件等，确保档案的完整性和准确性。4.对于外来图纸，应在接收时进行登记，并注明来源、日期、份数等信息。（三）收集流程1.设计部门在完成设计任务后，应及时将设计图纸提交给档案管理部门，并填写《图纸类档案移交清单》。2.工程部门在工程建设过程中，应按照工程进度及时将施工图纸、竣工图纸等提交给档案管理部门，并填写《图纸类档案移交清单》。3.设备管理部门在设备采购、安装、调试过程中，应及时将设备图纸、安装图纸、调试记录等提交给档案管理部门，并填写《图纸类档案移交清单》。4.工艺部门在工艺改进、技术创新过程中，应及时将工艺流程图、技术改造图纸等提交给档案管理部门，并填写《图纸类档案移交清单》。5.档案管理部门收到各部门提交的图纸类档案后，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与提交部门沟通解决。三、图纸类档案的整理（一）整理原则1.遵循图纸类档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（二）整理要求1.对收集到的图纸类档案进行分类，可按照专业、项目、时间等进行分类。2.对图纸进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.对图纸进行折叠，折叠后的图纸应符合A4纸大小，便于装订和保管。4.对图纸进行装订，装订应牢固、整齐，不得影响图纸的查阅和利用。5.对图纸类档案进行编目，编目应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。（三）整理流程1.档案管理部门对收集到的图纸类档案进行分类，确定分类方案。2.按照分类方案对图纸进行编号，编号应遵循一定的规则，如按照专业代码、项目编号、图纸顺序号等进行编号。3.对图纸进行折叠，折叠时应注意图纸的方向和顺序，确保折叠后的图纸整齐、美观。4.对图纸进行装订，装订时应使用专业的装订设备和材料，确保装订牢固、整齐。5.对图纸类档案进行编目，编目应按照档案管理软件的要求进行录入，确保编目信息准确、完整。四、图纸类档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的图纸类档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家和行业有关标准和规范。（二）保管方式1.图纸类档案应采用纸质档案和电子档案相结合保管的方式，确保档案的安全性和完整性。2.纸质档案应按照分类、编号顺序进行存放，存放应整齐、有序，便于查阅和利用。3.电子档案应按照存储介质的类型进行分类存放，存储介质应标明档案编号、名称、日期等信息。4.电子档案应定期进行备份，备份应采用异地存储的方式，确保档案的安全性。（三）保管期限1.图纸类档案的保管期限应根据档案的重要性和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限可参照国家和行业有关标准和规范，结合公司实际情况确定。（四）保管要求1.档案管理部门应定期对图纸类档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时进行修复或补充，并查明原因，追究相关人员的责任。3.档案管理部门应建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限等信息，确保档案管理工作的规范化和科学化。五、图纸类档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保图纸类档案的安全，防止档案的泄密。2.遵循方便利用原则，为公司的生产、经营、管理等活动提供及时、有效的服务。3.遵循审批原则，未经批准，不得擅自查阅、借阅、复制图纸类档案。（二）利用范围1.公司内部各部门因生产、经营、管理等工作需要，可查阅、借阅、复制图纸类档案。2.公司外部单位因工作需要，经公司领导批准，可查阅、借阅、复制图纸类档案。（三）利用流程1.公司内部各部门如需查阅、借阅、复制图纸类档案，应填写《图纸类档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交给档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表的内容，对档案进行查阅、借阅、复制，并填写《图纸类档案利用登记表》。4.查阅、借阅、复制完成后，档案管理部门应及时收回档案，并对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。5.公司外部单位如需查阅、借阅、复制图纸类档案，应填写《图纸类档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，并提交公司领导审批。6.公司领导审批通过后，档案管理部门与外部单位签订《图纸类档案利用保密协议》，并按照协议的要求对档案进行查阅、借阅、复制。7.查阅、借阅、复制完成后，档案管理部门应及时收回档案，并对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。同时，应监督外部单位按照保密协议的要求妥善保管档案，不得擅自泄露档案内容。（四）利用要求1.查阅、借阅、复制图纸类档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。2.查阅、借阅、复制图纸类档案时，应保持档案的整洁、完好，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.如需复制图纸类档案，应使用档案管理部门指定的设备和材料，确保复制件与原件一致。4.查阅、借阅、复制图纸类档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。六、图纸类档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循定期鉴定原则，档案管理部门应定期对图纸类档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.遵循科学鉴定原则，鉴定工作应依据国家和行业有关标准和规范，结合公司实际情况进行。3.遵循集体鉴定原则，鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门负责人和专业技术人员参加，共同对档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的真实性，包括档案是否为原件、是否有伪造、篡改等情况。2.档案的完整性，包括档案是否齐全、完整，是否有缺页、漏页等情况。3.档案的有效性，包括档案是否仍具有使用价值，是否已过保管期限等。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对图纸类档案进行清理，确定需要鉴定的档案清单。2.组织相关部门负责人和专业技术人员组成鉴定小组，对需要鉴定的档案进行逐一鉴定。3.鉴定小组根据鉴定原则和鉴定内容，对档案进行综合评估，确定档案的保管期限和是否需要销毁。4.对需要销毁的档案，鉴定小组应填写《图纸类档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，并提交公司领导审批。5.公司领导审批通过后，档案管理部门按照审批意见对档案进行销毁，并填写《图纸类档案销毁登记表》