档案情报管理制度及流程

PAGE档案情报管理制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案情报管理，确保档案情报的完整、准确、安全和有效利用，提高公司/组织的管理水平和决策能力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案情报管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案情报实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实性原则：档案情报应如实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保其真实性和可靠性。3.完整性原则：档案情报应全面、系统地记录公司/组织的历史和现状，保证其完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案情报，应严格保密，防止泄露。5.便捷利用原则：档案管理应便于公司/组织内部各部门及员工的查询和利用，提高工作效率。二、档案情报管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织的档案情报管理制度和流程。2.集中统一管理公司/组织的各类档案情报，包括纸质档案、电子档案等。3.对档案情报进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案情报的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施。5.按照规定的程序和要求，为公司/组织内部各部门及员工提供档案情报的查询、借阅等服务。6.定期对档案情报进行统计、分析和总结，为公司/组织的决策提供参考依据。7.负责对公司/组织各部门的档案情报管理工作进行指导和监督。（二）各部门档案情报管理人员1.负责本部门档案情报的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案情报移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案情报的查询、借阅等服务工作。4.对本部门员工进行档案情报管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。三、档案情报的分类与编号（一）档案情报分类1.行政档案：包括公司/组织的章程、制度、会议记录、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案等。2.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。3.项目档案：针对公司/组织的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.合同档案：包括公司/组织签订的各类合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。5.资质档案：公司/组织的营业执照、资质证书、荣誉证书等相关档案。6.其他档案：不属于以上分类的其他档案情报。（二）档案情报编号1.档案管理部门应根据档案情报的分类，为每一类档案编制统一的编号规则。2.编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编号应包含档案类别代码、年份代码、流水号等信息，例如：行政档案2023001，表示2023年的第1份行政档案。四、档案情报的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司/组织收到的外部文件、函件、证书、合同副本等。3.员工个人在工作中形成的与公司/组织业务相关的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案情报的收集工作，确保档案情报的及时、完整收集。2.收集的档案情报应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对收集到的档案情报，应进行初步的整理和分类，剔除无关的文件和资料。（三）整理方法1.档案管理部门应按照档案情报的分类标准，对收集到的档案情报进行详细的分类整理。2.对纸质档案，应进行装订、编页、编目等工作，确保档案的整齐、规范。3.对电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，便于管理和查询。4.在整理过程中，应编制档案情报的目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。五、档案情报的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放公司/组织的各类档案情报。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。3.档案库房应配备必要的消防设备、温湿度控制设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别和编号顺序进行排列上架，便于查询和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对重要的档案情报，应采取加密存储、异地备份等措施，提高数据的安全性。（三）保管期限1.档案管理部门应根据档案情报的重要性和保存价值，确定其保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期，具体划分标准如下：永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案情报，应永久保管。长期保管：凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案情报，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案情报，保管期限为5年以下。（四）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，对档案的内容、来源、保管期限等进行综合评估。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息的彻底消除。5.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等，并由监销人员签字确认。六、档案情报的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查询、借阅档案情报。2.外部单位因工作需要，经公司/组织领导批准，可查阅相关档案情报。（二）利用程序1.公司/组织内部员工查询、借阅档案情报，应填写《档案查询申请表》或《档案借阅申请表》，注明查询或借阅的档案名称、编号、用途等信息。2.《档案查询申请表》或《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请进行审核，符合规定的予以批准，并提供相应的档案情报。4.员工查询、借阅档案情报时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。5.如需复印或摘录档案情报，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。6.外部单位查阅档案情报，应提交单位介绍信、查阅人员有效身份证件等材料，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（三）利用期限1.员工借阅档案情报的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前向档案管理部门申请。2.外部单位查阅档案情报的期限应根据实际需要确定，由档案管理部门与查阅单位协商确定。（四）归还与注销1.员工借阅的档案情报使用完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。3.外部单位查阅档案情报结束后，应将查阅的档案情报归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。4.档案管理部门应及时对档案的利用情况进行记录和统计，包括查询、借阅的档案名称、数量、利用时间等信息。七、档案情报的保密管理（一）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的档案情报。2.公司/组织尚未公开的重大决策、发展战略、业务计划等档案情报。3.其他按照法律法规或公司/组织规定需要保密的档案情报。（二）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案情报保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及保密的档案情报，应进行单独存放，并设置明显的保密标识。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案情报的内容。4.在档案情报利用过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、对查阅人员进行保密教育等。5.对因工作需要接触保密档案情报的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（三）保密监督与检查1.公司/组织应定期对档案情报保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、档案情报管理信息化建设（一）信息化目标1.建立公司/组织的档案情报管理信息系统，实现档案情报的数字化管理和共享利用。2.通过信息化手段，提高档案情报管理的工作效率和服务质量。（二）信息化建设内容1.档案情报数字化录入：对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案情报管理信息系统开发：开发适合公司/组织档案情报管理需求的信息系统，实现档案情报的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全保障：采取数据加密、备份恢复、用户认证等技术措施，确保档案情报数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案情报管理信息系统的维护和管理。2.档案管理人员应熟练掌握档案情报管理信息系统的操作技能