武术协会档案管理制度

PAGE武术协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强武术协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在武术协会发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武术协会机关各部门、各分支机构、各会员单位以及与协会有业务往来的相关单位和个人形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：武术协会档案由协会办公室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映武术协会的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理与武术协会相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及协会机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.服务性原则：以方便利用为宗旨，积极为协会各项工作和会员提供档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立武术协会档案管理领导小组，由协会会长担任组长，副会长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审议档案管理工作的重大事项，指导档案管理工作的开展，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室协会办公室为档案管理的具体执行部门，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善协会档案管理制度。2.负责接收、整理、保管协会各部门和各分支机构形成的各类档案，并进行分类、编号、编目等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出存毁意见，报档案管理领导小组审批。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为协会工作提供决策依据。7.做好档案的安全保护工作，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全与完整。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高协会全体人员的档案意识。（三）各部门及分支机构职责1.各部门及分支机构应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，定期移交办公室归档。3.配合办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类武术协会档案分为以下十大类：1.综合管理类：包括协会章程、理事会会议纪要、工作计划与总结、重要文件、领导讲话等。2.组织建设类：会员登记、会员管理、分支机构设置与管理、党组织建设等方面的文件材料。3.竞赛活动类：各类武术竞赛的组织方案、竞赛规程、成绩册、获奖证书等。4.培训工作类：培训计划、教材教案、学员名单、培训总结等。5.交流合作类：国内外武术交流活动的相关文件、协议、邀请函、活动记录等。6.宣传推广类：协会宣传资料、新闻报道、网站信息、刊物等。7.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。8.资产管理类：固定资产登记、无形资产登记、资产处置等方面的文件材料。9.人事管理类：人员招聘、考核、任免、奖惩、工资福利等方面的文件材料。10.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的结构。具体编号方法如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：用大写英文字母表示档案类别，如“Z”代表综合管理类，“ZJ”代表组织建设类，依次类推。3.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年综合管理类的第5份档案编号为“2023Z0005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会机关各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.各分支机构在开展业务活动过程中形成的各类文件材料。3.会员提交的与协会相关的各类材料，如入会申请书、会员登记表、活动参与记录等。4.协会举办的各类会议、培训、竞赛、交流等活动形成的文件材料。5.协会与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等文件材料。6.协会获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片及相关文字说明。7.协会的财务报表、审计报告、税务资料等财务管理文件材料。8.协会的固定资产清单、设备购置合同、资产清查报告等资产管理文件材料。9.协会的人事档案、工资报表、绩效考核记录等人事管理文件材料。10.其他与协会工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及分支机构应在工作活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，并定期移交办公室。2.对于重要活动和专项工作形成的文件材料，应在活动结束或工作完成后一个月内移交办公室。3.接收的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.办公室按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，如有附件应一并整理归档。3.对文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件的标题、文号、日期、责任者等信息。4.按照卷内文件的排列顺序，依次编写页码，确保页码准确无误。5.将整理好的文件材料装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、年度、起止日期、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映协会主要职能活动和基本历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映协会一般工作活动，在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为三十年。3.短期保管的档案：凡是反映协会短期工作活动，在较短时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为十年。（三）档案保管要求1.档案应按照类别和保管期限分别存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理领导小组定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由办公室牵头，各部门及分支机构相关人员参加。2.鉴定人员应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应逐卷逐件进行审查，确保销毁档案不涉及协会机密和重要信息。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由办公室编制档案销毁清册，详细列出档案的类别、年度、保管期限、档案题名、文号、责任者等信息。2.档案销毁清册经档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将档案销毁清册永久保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围协会会员、工作人员以及因工作需要查阅档案的外部单位和个人，均可按照规定查阅协会档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅重要档案或涉及协会机密的档案，需经协会分管领导批准。3.办公室根据查阅申请，提供相应的档案，并对查阅过程进行登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。（三）利用方式1.查阅档案一般应在档案阅览室进行，如需借出档案，须经办公室负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过一周。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自复制档案内容。3.如需复制档案，应经办公室同意，并按照规定的程序进行复制。复制件应加盖协会档案管理专用章，与原件具有同等效力。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.办公室应建立档案统计台账，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按时报送档案管理领导小组和上级档案管理部门。（二）移交工作1.协会因机构变动、撤销、合并等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和档案管理要求，办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清册，详细列出移交档案的类别、数量、保管期限等信息，并经交接双方签字确认。3.档案移交后，接收单位应按照本制度的要求对档案进行管理。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立武术协会档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平，为协会各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对协会现有的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.建立数字化档案数据库，将扫描后的档案图像及相关元数据录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）信息系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、编研等功能，方便档案管理人员和利用人员操作使用。2.系统应设置权限管理模块，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。3.具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份