档案三合一制度情况汇报

PAGE档案三合一制度情况汇报一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整性原则全面收集公司各项工作活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整，反映公司发展的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确地反映公司工作实际情况，数据可靠，手续完备。4.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系，便于管理和利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司各部门及所属单位移交的档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案工作的组织领导，明确专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门及所属单位各类文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的质量。3.定期将整理好的档案移交至公司综合档案室，并办理交接手续。4.积极配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在筹备、建设、生产、经营、管理等活动中形成的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体的材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。3.公司员工在工作中形成的重要业务文件、科研成果、技术资料等。4.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等相关文件。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门及所属单位在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，电子文件应符合相关标准要求，确保其可读性和可利用性。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集，确保档案的时效性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和管理。（四）整理方法1.分类按照公司档案分类方案，将档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、人事档案等大类，每大类下再根据实际情况细分若干二级类目。2.编号对每一份档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号、件号等组成。全宗号为公司档案管理代码；年度为档案形成的公元纪年；保管期限分为永久、长期、短期；目录号为每一类档案的编号；案卷号为每一卷档案的编号；件号为每一份文件的编号。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包含案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容；卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复，幅面过大的文件应折叠整齐。四、档案的保管（一）保管场所1.公司综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等要求，确保档案的安全保管。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等必要的设施。2.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类型和保管期限的档案，便于管理和查找。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照档案分类顺序排列上架，便于存取和管理。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种载体进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应建立电子档案存储管理制度，定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。3.声像档案应按照载体类型分别整理存放，如照片档案应冲洗成照片并进行编号、编目，存储在相册或光盘中；录音录像档案应转录到光盘等载体上，并注明相关信息。（三）保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限如下：1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的档案，对公司发展有长远利用价值的档案，如公司章程、公司发展规划、重要会议记录、重大决策文件、财务决算等，应永久保管。长期保管反映公司一般工作活动，在一定时期内对公司有查考利用价值的档案，如年度工作计划、工作总结、一般性业务文件等，保管期限为15年以上（含15年）。短期保管在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，如临时性工作文件、一般性通知等，保管期限为15年以下。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、存储状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及存在的问题和处理意见等，并将清查报告存档备案。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对已到保管期限的档案进行鉴定，确保鉴定工作的合法性和规范性。2.从公司实际出发，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，全面、准确地判定档案的存毁。3.在鉴定过程中，应充分听取有关部门和人员的意见，确保鉴定结果的客观公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行审核鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法与程序1.初步筛选综合档案室根据档案保管期限，对已到期的档案进行初步筛选，列出拟销毁档案清单。2.详细审查鉴定工作小组对拟销毁档案进行详细审查，审查档案的内容、来源、形成时间、保管期限等，判断其是否仍具有保存价值。3.形成鉴定意见鉴定工作小组根据审查情况，对每一份拟销毁档案形成鉴定意见，确定其是否可以销毁。对于仍具有一定保存价值的档案，应提出继续保管的建议。4.审批鉴定意见经公司分管领导审批后生效。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，销毁清册应包含档案的题名、年度、保管期限、档号、数量等内容。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁档案可以采用焚烧、粉碎等方式进行，但应确保档案信息无法恢复。销毁后，应将销毁清册存档备案。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，确保档案利用过程中的信息安全。2.方便利用原则，简化利用手续，提高服务效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息支持。3.依法利用原则，严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度规定的程序和要求提供档案利用服务。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信，并经公司分管领导批准后，方可查阅相关档案。查阅内容涉及公司机密的，应严格按照保密规定办理。3.公司员工因个人需要查阅本人人事档案等相关档案的，可按照规定程序进行查阅。（三）利用手续1.公司内部查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（以下简称《申请表》），注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等内容，经部门负责人签字同意后，提交至综合档案室。2.外单位查阅档案，需填写《申请表》，并附上单位介绍信，经公司分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照的应另行办理审批手续。查阅结束后，查阅人员应在《申请表》上签字确认查阅情况。3.公司员工查阅本人人事档案等相关档案，需填写《申请表》，经相关部门负责人签字同意后，提交至综合档案室查阅。（四）利用方式1.查阅综合档案室应根据查阅申请，及时提供档案原件或复印件供查阅人员使用。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应按照规定收取复印费用。2.借阅因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.推进档案数字化工作，将公司重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。（二）信息化管理系统建设1.选用符合公司实际需求和档案管理规范的档案信息化管理软件，确保软件功能涵盖档案管理的各个环节，具备档案录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.对档案信息化管理系统进行定制化开发，根据公司档案分类方案和业务流程，设置系统的功能模块和操作权限，确保系统的实用性和安全性。3.建立档案数据库，将各类档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。数据库应定期进行备份，确保数据的安全可靠。（三）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准、流程和质量要求等。按照计划逐步推进档案数字化工作，优先对重要档案、利用率高的档案进行数字化处理。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，存储格式符合要求。3.建立数字化档案存储管理机制，对数字化档案进行分类存储，建立索引目录，方便查询利用。同时，应加强对数字化档案的安全管理，防止数据丢失、损坏和泄露。（四）信息化安全管理