挂墙档案管理制度及流程

PAGE挂墙档案管理制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司挂墙档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在挂墙档案管理工作中的行为规范。（三）定义1.挂墙档案：指以纸质或电子形式存在，通过挂墙展示的方式，用于记录公司重要信息、工作流程、规章制度等，以便员工随时查阅和参考的档案资料。2.档案管理部门：负责公司挂墙档案管理工作的部门，承担档案的收集、整理、归档、保管、更新及利用等职责。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司挂墙档案由档案管理部门统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司实际工作情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。(五)合规性要求本制度严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案收集管理（一）收集范围1.公司各类规章制度、管理办法、操作流程等文件。2.重要会议纪要、决议、报告等资料。3.公司组织架构、人员信息、岗位职责等相关文件。4.业务合同、协议、项目文档等资料。5.其他对公司具有重要意义的文件和资料。（二）收集渠道1.各部门定期将产生的相关文件资料报送至档案管理部门。2.档案管理部门主动收集公司内部各类重要活动、工作进展等产生的文件资料。3.通过公司内部网络平台、邮件等方式收集电子文件资料。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保收集的及时性和准确性。2.收集的文件资料应完整、清晰，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.电子文件资料应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保便于存储和检索。三、档案整理管理（一）分类标准1.规章制度类：包括公司各项规章制度、管理办法、实施细则等。2.会议文件类：各类重要会议的纪要、决议、报告等。3.组织人事类：公司组织架构、人员信息、岗位职责、员工档案等。4.业务文档类：业务合同、协议、项目规划、执行报告等。[此处可根据公司实际情况进一步细分类别，如财务类、行政类等]（二）编号规则1.为每一类档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份及顺序号。2.例如，规章制度类档案编号为“GZ20XXXX”，其中“GZ”代表规章制度类，“20XX”代表年份，“XX”代表顺序号。（三）装订要求1.纸质档案应按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠，使其大小与档案封面一致。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。2.电子档案应建立相应的电子目录，便于检索和查询。四、档案归档管理（一）归档流程1.档案整理完成后，由档案管理人员进行审核，确保档案的准确性和完整性。2.审核通过的档案按照分类和编号顺序进行归档，存入专门的档案柜或电子存储设备。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、名称等信息，以便查询和统计。（二）存储要求1.纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮的档案柜中，避免阳光直射和潮湿环境。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对存储档案的设备应进行标识，注明档案类别、存储时间等信息。五、档案保管管理（一）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。2.一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。3.具体保管期限参照国家相关法律法规及公司实际情况确定。（二）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。2.检查内容包括档案是否有损坏、丢失、霉变等情况，存储环境是否符合要求等。3.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并记录检查结果。（三）安全防护1.加强档案存储场所的安全防护措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.对电子档案应采取加密、访问控制等安全措施，防止数据泄露和非法访问。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时保护档案安全。六、档案更新管理（一）更新原因1.公司规章制度、业务流程等发生变化时，需要及时更新挂墙档案。2.相关文件资料有新的补充或修订时，应进行档案更新。3.根据公司发展和管理需要，对档案内容进行优化和完善。（二）更新流程1.相关部门提出档案更新申请，说明更新的原因和内容。2.档案管理部门对申请进行审核，审核通过后安排人员进行更新。3.更新后的档案应按照原整理、归档流程进行处理，确保档案的准确性和一致性。4.及时通知相关部门和员工档案已更新，以便查阅和使用。七、档案利用管理（一）利用范围1.公司员工因工作需要查阅、借阅挂墙档案。2.外部单位因合作、审计等事宜需要查阅公司相关档案。（二）利用流程1.内部查阅：员工填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.内部借阅：员工如需借阅档案，填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.外部查阅：外部单位查阅公司档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等信息，经公司相关领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行记录。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。2.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.查阅、借阅档案后应及时归还，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。八、档案销毁管理（一）销毁原因1.档案保管期限已满，且无继续保存价值。2.档案内容涉及公司机密，因保密期限已过或其他原因需要销毁。3.档案因损坏、变质等原因无法继续使用。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对到期或需要销毁的档案进行清理，列出销毁清单。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司相关领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。4.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。（三）销毁监督1.销毁档案时，应安排专人进行监督，确保销毁工作符合规定要求。2.监销人员应对销毁过程进行全程监督，防止档案信息泄露和违规销毁行为。九、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部