陕西档案管理制度

PAGE陕西档案管理制度一、总则（一）目的为加强陕西地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陕西地区内本公司/组织各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则。档案应全面、系统地记录公司/组织的历史和现状，涵盖各项工作活动的各个方面，确保档案的完整性。4.安全性原则。采取必要的安全防护措施，确保档案免遭损坏、丢失、泄露等，保障档案的安全。5.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的决策和各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，确保档案的规范整理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.负责向公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。8.开展档案业务培训和指导工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。9.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保本部门档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用工作，提供相关档案信息和线索。4.负责本部门档案保密工作，防止档案信息泄露。5.接受档案管理部门的业务指导和培训，提高本部门档案管理工作水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织各类红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划、总结、规章制度等文件材料。2.科技档案：涵盖公司/组织在科研开发、工程建设、设备仪器等方面形成的技术文件、图纸、资料等。3.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、教育培训等方面的档案材料。4.财务档案：涉及公司/组织财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.业务档案：根据公司/组织不同业务类型，如市场营销、生产管理、质量管理、客户服务等，分别设立相应的业务档案类别，记录业务活动过程中的各类文件、合同、协议、报表等资料。6.声像档案：包括照片、录音、录像等记录公司/组织重要活动、事件、人物等的声像资料。7.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，如电子文档、电子表格、数据库文件等。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，对各类档案进行编号。编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，确保编号的唯一性和系统性。2.文书档案编号格式为：[年度代码][保管期限代码][流水号]。例如，2023年形成的长期保管的第5份文书档案编号为：23C05。其中，年度代码为档案形成年份的后两位数字；保管期限代码按照档案保管期限划分，“A”代表永久，“B”代表长期（10年以上），“C”代表短期（10年以下）；流水号为该类档案按顺序排列的序号。3.科技档案编号格式为：[项目代码][专业代码][年度代码][流水号]。例如，公司某工程项目的技术文件，编号为：JX012308。其中，项目代码为公司内部确定的项目编号；专业代码根据科技档案涉及的专业领域进行设定；年度代码为档案形成年份的后两位数字；流水号为该项目下该专业领域档案按顺序排列的序号。4.人事档案编号格式为：[员工编号]。以员工在公司/组织的唯一编号作为人事档案编号。5.财务档案编号格式为：[年度代码][类别代码][流水号]。例如，2023年的会计凭证档案编号为：23K01。其中，年度代码为档案形成年份的后两位数字；类别代码按照财务档案类别划分，“K”代表会计凭证，“Z”代表账簿，“B”代表报表等；流水号为该类财务档案按顺序排列的序号。6.业务档案编号格式根据不同业务特点自行设定，但应包含年度、业务类别、流水号等关键信息，确保编号的清晰和可识别性。7.声像档案编号格式为：[年度代码][主题代码][流水号]。例如，2023年公司年会活动照片档案编号为：23NH05。其中，年度代码为档案形成年份的后两位数字；主题代码根据声像档案所反映的主题内容设定；流水号为该主题下声像档案按顺序排列的序号。8.电子档案编号与相应纸质档案编号一致，在电子档案管理系统中通过建立链接关系，实现与纸质档案的关联管理。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门日常档案的收集工作。兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于公司/组织重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案的收集工作，并及时进行集中统一管理。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司/组织的档案材料全部移交至档案管理部门，办理交接手续。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利开展。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。整理工作包括对档案材料进行分类、排序、编目、装订等，使其达到规范化、标准化的要求。2.文书档案应按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起，并编制页号。文件材料应齐全完整，破损的应进行修复，字迹模糊或易褪色的应进行复制。3.科技档案应按照项目或专业进行分类整理，图纸应折叠成A4幅面，并进行编号、标注。科技文件材料应按照其形成过程和逻辑关系进行排列，确保科技档案的系统性和完整性。4.人事档案应按照档案材料的类别进行分类整理，每类材料应按照时间顺序排列，并编制目录。人事档案材料应真实、完整，严禁涂改、伪造档案内容。5.财务档案应按照会计年度进行分类整理，会计凭证应按月装订成册，账簿应按照年度进行整理归档。财务档案应严格按照财务管理制度的要求进行整理，确保财务档案的准确性和规范性。6.业务档案应根据不同业务类型的特点进行分类整理，如市场营销档案可按照客户、项目、合同等进行分类；生产管理档案可按照生产计划、生产记录、质量检验等进行分类。业务档案应注重反映业务活动的全过程，确保业务档案的完整性和有效性。7.声像档案应按照拍摄时间、主题等进行分类整理，照片应冲洗或扫描成清晰的图像文件，并进行编号、标注；录音、录像资料应进行转录、整理，并制作相应的文字说明。声像档案应妥善保管，防止音像信息丢失或损坏。8.电子档案应按照电子文件的类别和存储格式进行分类整理，建立电子档案目录数据库，并与纸质档案建立对应关系。电子档案应定期进行备份，确保电子档案的安全性和可恢复性。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，以满足档案保管的要求。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。档案架应牢固、整齐，档案存放应有序排列，不得随意堆放。2.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如采用专柜存放、复制备份等方式，确保档案的安全。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行异地备份。电子档案管理系统应具备完善的安全防护功能，防止电子档案信息泄露、丢失或损坏。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，确保档案的完整和安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性和完整性。3.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒、防虫、防鼠等处理，防止档案受到污染和损坏。4.加强档案管理人员的安全意识教育，严格遵守档案管理安全制度，严禁无关人员进入档案库房。5.建立档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生火灾、水灾、盗窃等紧急情况时，能够迅速采取措施，保护档案的安全。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织分管领导审批。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司/组织档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅手续时，应出示有效身份证件，并登记查阅档案的名称、数量、查阅时间、查阅目的等信息。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门工作人员同意，并按照规定进行登记。复印、摘抄的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）利用范围档案的利用应严格遵循合法、合理、合规的原则，主要用于公司/组织内部的工作决策、业务开展、项目研究、历史查证等方面。同时，在符合法律法规和公司/组织规定的前提下，可向外部单位提供一定范围的档案信息服务，但应确保档案信息的安全和保密。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，确定其保管期限。2.对于保管期限已满的档案，应进行重点审查，判断其是否仍具有保存价值。对于具有重要历史意义、查考利用价值或涉及法律纠纷等档案，应延长保管期限。3.对于已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、数量、形成时间、销毁原因等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁申请表》经公司/组织分管领导审批后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员和销毁人员共同签字确认。3.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并将档案销毁清册永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司/组织提供便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保数字化图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案的关联管理。3.数字化加工过程中应严格遵守档案管理规定，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程。2.系统应提供灵活多样的检索方式，如按关键词、分类号、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.具备档案借阅管理功能，能够记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的规范化管理。4.能够对档案利用情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安