华能集团公司档案制度

PAGE华能集团公司档案制度一、总则（一）目的为加强华能集团公司（以下简称“集团公司”）档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、经营、管理和发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各单位（包括全资子公司、控股子公司、分公司等）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则集团公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分级负责原则按照集团公司组织架构，实行分级负责的档案管理体制，各单位负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。3.维护档案的真实性、完整性和安全性原则确保档案内容真实可靠，不篡改、不伪造，保持档案的原始风貌，同时采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全。4.便于利用原则档案管理工作应便于档案的查阅、借阅和利用，以满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）集团公司档案管理机构及职责1.集团公司设立档案管理部门，负责统筹管理集团公司档案工作。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团公司档案管理制度和工作规划。指导、监督和检查所属各单位的档案管理工作。负责集团公司重要档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。组织开展档案信息化建设，推进档案信息资源的开发利用。负责与上级档案管理部门及相关单位的档案业务联系与交流。2.集团公司各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好相关档案管理工作。（二）所属单位档案管理机构及职责1.所属各单位应设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案管理工作。其主要职责包括：贯彻执行集团公司档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。定期向集团公司档案管理部门报送档案工作情况。组织开展本单位档案信息化建设，实现档案信息的有效管理和共享。2.所属单位各部门应明确兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，并协助本单位档案管理部门做好档案管理相关工作。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.集团公司各部门、所属各单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料的齐全、完整。2.各部门、各岗位工作人员在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体形式，均应及时收集、整理，不得据为己有或随意丢弃。（二）收集范围1.党群工作类包括党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类包括公司领导讲话、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、行政管理、审计工作等方面形成的文件材料。3.生产技术类包括生产计划、技术标准、操作规程、设备管理、安全生产、质量控制等方面形成的文件材料。4.经营管理类包括市场营销、物资采购、合同管理、招投标管理、企业管理等方面形成的文件材料。5.基本建设类包括工程项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等方面形成的文件材料。6.科研项目类包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定等方面形成的文件材料。7.外事工作类包括外事活动计划、协议、合同、出访报告等方面形成的文件材料。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.整理归档文件应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。4.电子文件应按照相关标准和规范进行整理，确保电子文件的格式统一、元数据完整、存储安全，并与纸质文件建立有效的关联。四、档案的保管（一）保管场所1.集团公司及所属各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，确保档案保管环境符合要求。（二）档案装具1.档案装具应符合国家标准，选用坚固耐用、便于存放和管理的档案柜、档案架等。2.档案装具应根据档案的分类、编号等进行合理排列，便于查找和利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对集团公司具有长远查考利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。长期保管的档案是指在较长时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案是指在较短时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。2.各单位应根据档案的实际情况，准确划分档案保管期限，并在档案整理过程中予以明确标注。（四）档案清点与统计1.集团公司及所属各单位应定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放有序。清点工作应做好记录，发现问题及时处理。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级档案管理部门报送档案统计报表。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.集团公司及所属各单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加，负责档案鉴定工作。2.档案鉴定工作小组应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，准确判定档案的存毁价值。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出档案销毁意见，编制档案销毁清册，并报本单位主管领导审批。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容。3.经批准销毁的档案，应在指定地点由两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.集团公司内部人员因工作需要，可查阅、借阅本单位及集团公司相关档案。2.外部单位因履行法定职责或合作需要，经集团公司批准，可查阅、借阅相关档案。（二）利用手续1.内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅目的、内容和期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅、借阅申请表，经集团公司相关部门审核同意后，报主管领导批准，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案查阅、借阅申请表应妥善保存，作为档案利用记录的一部分。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.档案借阅应严格按照规定期限归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁或丢失档案。（四）利用登记与反馈1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、查阅或借阅档案内容、利用目的等。2.鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，档案管理部门应根据利用者反馈意见，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。七、档案的信息化管理（一）信息化建设规划1.根据集团公司信息化发展战略，制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.档案信息化建设规划应与集团公司整体信息化建设规划相衔接，确保档案信息系统与其他业务系统的互联互通和数据共享。（二）档案信息系统建设1.建立完善的档案信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。2.档案信息系统应具备档案数据录入、存储、检索、借阅审批、统计分析等功能，同时应满足档案安全保密要求。3.加强档案信息系统的维护和管理，确保系统的稳定运行和数据安全。定期对系统进行升级和优化，提高系统的性能和功能。（三）电子档案管理1.规范电子文件的形成、办理和归档流程，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。2.电子档案应按照相关标准和规范进行整理、存储和管理，建立电子档案元数据，实现电子档案的有效组织和检索。3.对重要电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案数据的安全性和可恢复性。（四）档案数字化1.按照档案信息化建设规划，有计划地开展档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息资源的数字化存储和共享。2.档案数字化应遵循