政府征迁档案管理制度

PAGE政府征迁档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府征迁档案管理，确保征迁档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在征迁工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府部门在征迁工作中形成的各类档案，包括征迁项目规划、审批文件，征迁补偿协议，被征迁对象信息资料，征迁过程中的会议记录、影像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则征迁档案由专门的档案管理机构或指定专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映征迁工作的实际情况，严禁虚假记录和伪造档案。3.完整性原则全面收集征迁工作各个环节形成的档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的征迁档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立政府征迁档案管理领导小组，由征迁工作相关部门负责人组成，负责统筹协调征迁档案管理工作。领导小组下设办公室，挂靠在具体的档案管理部门，负责日常档案管理工作的组织实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定征迁档案管理的具体办法和操作规程。2.负责征迁档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督征迁工作各部门的档案收集、整理工作，确保档案质量。4.定期对征迁档案进行检查和评估，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员业务水平。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责征迁档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案资料的有序存放。3.做好档案保管工作，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为征迁工作提供档案查阅服务，按照规定办理档案借阅手续，及时催还借阅档案。5.参与档案鉴定和销毁工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.征迁项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划选址意见书、建设用地规划许可证等。2.征迁补偿文件征迁补偿方案、补偿协议、评估报告、补偿资金发放凭证等。3.被征迁对象资料被征迁人的身份证明、房屋产权证明、土地权属证明、人口信息等。4.征迁工作过程文件征迁工作会议记录、工作简报、公告、通知、函件等，征迁现场的照片、录像、录音等影像资料。5.征迁安置文件安置房源信息、安置协议、安置房屋分配方案等。（二）档案收集要求1.各部门在征迁工作过程中形成的档案资料，应按照规定及时整理并移交档案管理部门。移交时，需填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制。3.影像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并刻录成光盘或存储在电子存储设备上，与纸质档案一并移交。（三）档案整理方法1.分类按照征迁档案的形成领域和内容特点，分为综合类、征迁补偿类、被征迁对象类、安置类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询利用。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观。装订时应注意不要损坏档案内容，对于纸张较大的文件，可进行折叠处理。四、档案保管（一）保管场所设立专门的征迁档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器等。（二）档案存放方式按照档案类别和保管期限进行分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。同一类别的档案按照编号顺序排列，便于查找。（三）档案保管期限征迁档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括征迁项目的重要审批文件、涉及重大利益的征迁补偿协议等；长期保管的档案保管期限为30年，主要包括一般性的征迁补偿文件、被征迁对象基本资料等；短期保管的档案保管期限为10年，主要包括征迁工作过程中的一般性文件、影像资料等。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的日常巡查，确保档案安全。2.配备必要的安全防护设备，如监控系统、门禁系统等，防止无关人员进入档案库房。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。档案库房应配备灭火器、除湿机、防虫药等设备，确保档案安全。五、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对征迁档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对到期档案进行鉴定。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，按照规定进行销毁。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。2.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁过程的真实性和合法性。3.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围征迁档案主要用于征迁工作的决策参考、政策执行监督、纠纷处理、历史研究等方面。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅征迁档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。2.借阅因特殊情况需要借阅征迁档案的，应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人和征迁工作分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案时，应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。利用登记记录应定期整理归档，以便查阅和统计。七、电子档案管理（一）电子档案收集在征迁工作中形成的电子文件，如电子文档、影像资料等，应按照规定及时收集，并进行整理和分类。电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案整理对电子档案进行整理，建立电子档案目录，目录内容应与纸质档案目录相对应。电子档案应按照分类和编号规则进行命名和存储，便于查找和管理。（三）电子档案存储电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应与主存储设备分开存放，异地保管。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可用性。（四）电子档案利用利用电子档案时，应使用专门的电子档案管理系统进行查阅、借阅和复制。利用者应遵守电子档案管理系统的操作规程，不得擅自修改、删除电子档案。八、监督与检查（一）监督检查主体政府征迁档案管理领导小组负责对征迁档案管理工作进行监督检查。档案管理部门应定期对本部门及各征迁工作部门的档案管理情况进行自查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节的操作是否符合规定。2.档案管理机构和人员的职责履行情况，是否存在档案管理工作不规范、不到位的问题。3.档案的完整、准确、系统情况，是否存在档案缺失、损坏、信息错误等问题。4.档案安全管理情况，包括档案库房的安全设施配备、日常巡查、防火防盗等措施的落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理部门应每年组织一次对征迁档案管理工作的全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查政府征迁档案管理领导小组可根据工作需要，不定期对征迁档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查针对征迁档案管理中的突出问题或重点环节，开展专项检查，确保档案管理工作规范