大型演出档案管理制度

PAGE大型演出档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司大型演出档案的管理，确保演出档案的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织或参与的各类大型演出活动所形成的档案管理工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司大型演出档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映演出活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集演出活动各个环节形成的文件资料，确保档案的齐全。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、演出创意等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责大型演出档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善大型演出档案管理制度，并组织实施。2.负责演出档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高查询和利用效率。4.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案的安全和有效利用。5.负责与演出活动相关部门的沟通协调，及时收集各类档案资料。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.演出策划阶段：包括演出项目策划书、市场调研资料、演出主题及创意方案、合作意向书等。2.组织筹备阶段：演出活动的组织方案、人员分工安排、场地租赁合同、设备器材租赁合同、宣传推广方案、票务销售方案等。3.排练阶段：排练计划、排练记录、演员及工作人员考勤记录等。4.演出实施阶段：演出节目单、舞台布置方案及效果图、灯光音响设计方案、演出照片、视频资料、观众反馈信息等。5.演出结束后：演出总结报告、财务决算报告、演出活动评估资料、相关媒体报道及评论等。（二）收集要求1.各部门在演出活动开展过程中，应及时将各自工作中形成的文件资料收集整理，并移交档案管理部门。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照演出活动的不同阶段和类别进行分类，如策划类、组织类、排练类、演出类、总结类等。2.对每一类档案进行细分，如演出类档案可分为节目单、舞台布置、灯光音响、照片视频等。3.按照时间顺序或重要程度对档案进行排序，便于查找和管理。4.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。四、档案的分类与编号（一）分类1.策划类档案：包括演出项目策划书、市场调研分析报告、演出主题及创意方案等。2.组织筹备类档案：演出活动组织方案、人员分工表、场地租赁合同、设备器材租赁合同、宣传推广方案、票务销售方案等。3.排练类档案：排练计划、排练记录、演员及工作人员考勤记录等。4.演出实施类档案：演出节目单、舞台布置方案及效果图、灯光音响设计方案、演出照片、视频资料、观众反馈信息等。5.总结类档案：演出总结报告、财务决算报告、演出活动评估资料、相关媒体报道及评论等。（二）编号1.档案编号采用“演出年份+演出项目序号+档案类别代码+档案顺序号”的格式。2.演出年份：用四位数字表示，如“2023”。3.演出项目序号：根据公司年度演出计划，对每个演出项目进行编号，如“01”“02”等。4.档案类别代码：用大写字母表示，如“C”表示策划类，“Z”表示组织筹备类，“P”表示排练类，“Y”表示演出实施类，“J”表示总结类。5.档案顺序号：按照档案整理顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年公司举办的第一场大型演出活动，其策划类档案编号为“202301C001”，组织筹备类档案编号为“202301Z001”，以此类推。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对纸质档案，应定期进行检查，发现破损、褪色等情况及时修复或复制。3.对电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，以防数据丢失。同时，要定期对电子档案进行杀毒和维护，确保其安全性和完整性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保账物相符。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅演出档案，以了解演出活动情况，为今后的演出工作提供参考。2.公司领导因决策需要查阅相关演出档案，以便对演出项目进行评估和指导。3.因合作需要，向合作伙伴提供演出档案中的部分资料，但必须经过公司领导批准，并签订保密协议。4.法律法规规定的其他利用情况。（二）利用流程1.申请：利用部门或个人填写《大型演出档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号、利用时间等信息，并提交部门负责人签字。2.审批：档案管理部门对申请表进行审核，报公司领导审批。审批通过后，在申请表上加盖公章。3.查阅：利用人员凭审批通过的申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称及编号、利用目的等信息。4.归还：利用完毕后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损后，将其归还原位。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、演出创意等敏感信息的档案，未经公司领导批准，不得对外提供。2.利用档案时，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换或标注档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.档案利用人员应遵守档案管理部门的各项规章制度，爱护档案，不得在档案上乱写乱画。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据公司的实际情况和档案的保存价值，定期对大型演出档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、突出重点、保守价值的原则，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、准确、完整，是否反映了演出活动的实际情况。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实利用价值和凭证价值等。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。（四）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，并填写《大型演出档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《大型演出档案销毁申请表》经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁人员等信息。4.销毁后的档案应进行登记，并将销毁清册永久保存。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.具有良好的政治素质和职业道德，热爱档案管理工作，责任心强。2.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。3.掌握一定的计算机知识和信息技术，能够熟练运用档案管理软件进行档案的信息化管理。（二）岗位职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案数据库，录入档案信息，实现档案的信息化管理。3.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案的安全和有效利用。