安监局档案工作制度

PAGE安监局档案工作制度一、总则（一）目的为加强安监局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安全生产监督管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局机关各科室、直属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的综合管理，各科室、直属事业单位明确专人负责档案的收集、整理和移交。2.真实准确原则。档案应如实反映本局各项工作的历史面貌，确保档案内容真实可靠、数据准确无误。3.完整系统原则。全面收集本局在不同时期形成的各类档案，保持档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案的丢失、损坏、泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室、直属事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室作为档案管理的综合部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案实体安全。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各科室、直属事业单位的档案管理工作进行监督检查和业务指导。7.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的统计工作。（三）各科室、直属事业单位各科室、直属事业单位应明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，并接受局办公室的业务指导和监督检查。具体职责如下：1.负责收集本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案整理规范，对收集的文件材料进行分类、整理、编目，定期移交局办公室。3.妥善保管本科室、本单位的档案，防止档案的丢失、损坏。4.积极配合局办公室做好档案的查询利用工作，提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件材料。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局开展安全生产监督检查、执法监察等工作形成的文件材料，如检查记录、执法文书、处罚决定等。5.本局组织的各类培训、宣传活动的文件材料，如培训教材、宣传资料、活动方案等。6.本局工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。7.本局固定资产档案，包括设备购置合同、发票、验收报告等。8.本局获得的各类荣誉证书、奖牌等实物档案。9.其他与本局工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位应及时收集本科室、本单位在工作中形成的文件材料，确保档案的时效性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.安全生产监督检查档案按照检查对象、检查时间等进行分类整理。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。4.其他各类档案根据其特点和管理要求进行分类整理。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需要合理确定，满足档案存放和管理的要求。3.库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案分类方案，将档案有序存放在档案密集架上，并建立档案存放索引。2.对不同保管期限、不同类别的档案进行分区存放，便于查找和管理。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。具体划分如下：1.永久保管的档案：本局制定的具有长远指导意义的规章制度、规范性文件。本局重要的工作计划、总结、报告等。本局获得的省部级以上荣誉证书、奖牌等。本局涉及重大安全生产事故的档案。其他具有重要历史价值和现实意义的档案。2.长期保管的档案：本局一般性的规章制度、规范性文件。本局年度工作计划、总结、报告等。本局开展的重要安全生产监督检查、执法监察工作档案。本局工作人员的重要人事档案。其他对本局工作有一定参考价值的档案。3.短期保管的档案：本局临时性的工作计划、总结、报告等。本局一般性的安全生产监督检查、执法监察工作档案。本局工作人员的一般性人事档案。其他保存价值相对较低的档案。（四）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.做好档案库房的温湿度记录和调控工作，保持库房温湿度适宜。3.对档案进行防虫、防鼠处理，定期投放防虫药品，检查防鼠设施。4.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄露。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，须经局领导批准。（二）利用方式1.查阅：工作人员可在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经科室负责人签字同意后报局办公室审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后应及时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等，以便对档案的利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和档案的实际价值，对到期档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，报局领导审批。2.经批准后，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务科室人员共同监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，应将《档案销毁清册》归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立本局档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查询利用。（二）数字化扫描对本局保存的重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。（三）数据录入与挂接将扫描后的档案图像进行数据录入，建立档案目