法院声像档案管理制度

PAGE法院声像档案管理制度一、总则（一）目的为加强法院声像档案的管理，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥声像档案在审判工作、司法宣传、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在工作中形成的各类声像档案的管理。（三）定义本制度所称声像档案，是指本院在履行职能过程中形成的，以照片、录音、录像等形式记录的，具有保存价值的历史记录。（四）管理原则声像档案管理遵循集中统一管理、分级负责、确保安全、便于利用的原则。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善声像档案管理制度，并组织实施。2.负责声像档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.负责建立声像档案数据库，实现声像档案的信息化管理。4.负责向本院各部门提供声像档案的查阅、借阅服务。5.负责对本院各部门声像档案管理工作进行指导和监督检查。（二）形成部门职责1.负责本部门声像档案的收集、整理和移交工作。2.负责对本部门形成的声像档案进行分类、编号、编目等工作，并确保声像档案的内容真实、准确、完整。3.负责在声像档案形成后及时向档案管理部门移交，并办理交接手续。4.负责配合档案管理部门做好声像档案的鉴定、销毁等工作。（三）拍摄人员职责1.负责按照拍摄要求进行声像资料的拍摄工作，确保拍摄内容清晰、完整、真实。2.负责对拍摄的声像资料进行初步整理，包括筛选、编号等，并及时向形成部门移交。3.负责在拍摄过程中妥善保管声像资料，防止丢失、损坏等情况发生。三、声像档案的收集（一）收集范围1.本院各类审判活动的声像资料，包括庭审记录、质证过程、宣判场景等。2.本院组织的各类会议、活动的声像资料，包括会议现场、领导讲话、活动表演等。3.本院工作人员在执行公务过程中的声像资料,包括调查取证、送达文书、执行现场等。4.本院与其他单位交流合作的声像资料，包括签约仪式、联合调研、共同活动等。5.反映本院历史变迁、发展成就的声像资料，包括院容院貌、办公设施、荣誉展示等。6.其他具有保存价值的声像资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责声像档案的收集工作，并确保收集工作的及时性、完整性。2.拍摄人员应根据拍摄内容的性质和特点，选择合适的拍摄设备和拍摄方式，确保拍摄质量。3.声像资料应主题明确、图像清晰、声音清楚，能够准确反映拍摄内容。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息，并确保信息的真实性和准确性。（三）收集时间1.对于审判活动、会议、活动等形成的声像资料，应在活动结束后及时收集。2.对于执行公务、交流合作等形成的声像资料，应在任务完成后及时收集。3.对于反映本院历史变迁、发展成就等形成的声像资料，应定期收集。四、声像档案的整理（一）分类声像档案按照以下类别进行分类：1.审判类：包括各类案件的庭审记录、质证过程、宣判场景等。2.会议类：包括本院组织召开的各类会议的现场记录、领导讲话等。3.活动类：包括本院组织开展的各类活动的现场记录、表演节目等。4.公务类：包括本院工作人员执行公务过程中的调查取证、送达文书,执行现场等。5.交流类：包括本院与其他单位交流合作的签约仪式、联合调研、共同活动等。6.院史类：包括反映本院历史变迁、发展成就的院容院貌、办公设施、荣誉展示等。7.其他类：包括其他具有保存价值的声像资料。（二）编号声像档案按照分类进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号格式为：类别代码年度顺序号，其中类别代码采用上述分类中的类别首字母表示，年度采用公元纪年，顺序号为该年度内该类别声像档案的流水号。例如：S2023001，表示审判类2023年度第1份声像档案。（三）编目声像档案应进行编目，编目内容包括：编号（类别代码年度顺序号）、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人员、内容简介、密级等。编目应准确、完整、清晰，便于查找和利用。（四）装订对于照片类声像档案，应按照一定顺序进行装订，每册照片数量不宜过多，以方便翻阅为宜。装订时应在照片下方注明编号、题名、拍摄时间等信息。对于录音、录像类声像档案，应存储在专用的存储介质上，并在存储介质上标注编号、题名、拍摄时间等信息。五、声像档案的归档（一）归档时间各部门应在声像档案整理完毕后及时向档案管理部门归档,归档时间一般不得超过形成年度的次年上半年。（二）归档要求1.归档的声像档案应符合整理要求，包括分类、编号、编目、装订等。2.归档的声像档案应一式两份，一份存储在纸质载体上，一份存储在电子载体上。存储电子载体的声像档案应采用通用格式，确保能够长期保存和利用。3.归档的声像档案应填写《声像档案归档登记表》，详细记录声像档案的编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人员、内容简介、密级等信息，并由移交人和接收人签字确认。（三）归档流程1.各部门将整理好的声像档案及《声像档案归档登记表》一并提交给档案管理部门。2.档案管理部门对提交的声像档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、系统性等。审核合格后，档案管理部门在《声像档案归档登记表》上签字确认，并将声像档案存入档案库房。六、声像档案的保管（一）保管场所声像档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防磁等功能。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管设备档案管理部门应配备必要的保管设备，如档案密集架、光盘存储柜、磁带存储柜、温湿度计、灭火器等，确保声像档案的安全保管。（三）保管期限声像档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的声像档案是指对本院工作具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的声像档案是指对本院工作具有一定历史价值和较长时间利用价值的档案，保管期限一般为30年；短期保管的声像档案是指对本院工作具有短期利用价值的档案，保管期限一般为10年。（四）保管要求1.档案管理部门应定期对声像档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、存储介质的质量等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。2.对于存储在电子载体上的声像档案，应定期进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并异地保管。3.对于超过保管期限的声像档案，应按照规定进行鉴定和销毁。销毁声像档案时，应填写《声像档案销毁登记表》，详细记录档案的编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人员、内容简介、密级、保管期限、销毁原因、销毁时间、销毁方式等信息，并由档案管理部门负责人、监销人签字确认。七、声像档案的利用（一）利用范围本院各部门因工作需要，可以查阅、借阅本院的声像档案。外单位因特殊原因需要查阅、借阅本院声像档案的，应按照有关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：本院各部门查阅声像档案时，应填写《声像档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等信息，并经档案管理部门负责人签字同意后，在档案管理部门指定的地点查阅。查阅时不得擅自涂改、抽取、撤换声像档案。2.借阅：本院各部门借阅声像档案时，应填写《声像档案借阅登记表》，注明借阅时间、借阅人、借阅内容、借阅目的、归还时间等信息，并经档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的声像档案，不得转借、转让、涂改、抽取、撤换、损坏、丢失声像档案。归还时，档案管理部门应对声像档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。（三）利用审批1.本院各部门查阅、借阅声像档案，应填写《声像档案查阅（借阅）申请表》，经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.外单位查阅、借阅本院声像档案，应填写《外单位查阅（借阅）本院声像档案申请表》，并提交单位介绍信、查阅（借阅）人员有效身份证件等材料，经本院办公室审核后，报分管领导审批。（四）利用登记档案管理部门应建立声像档案利用登记制度，对声像档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）时间、查阅（借阅）人、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）目的、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织本院成立声像档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。鉴定工作领导小组负责组织对本院声像档案进行鉴定。（二）鉴定标准声像档案的鉴定应依据国家有关法律法规和本院声像档案管理制度，结合声像档案的内容、价值、保管期限等因素进行综合判断。鉴定标准如下：1.具有重要历史价值、法律价值、文化价值和社会价值的声像档案，应永久保管。2.对本院工作具有一定历史价值、法律价值、文化价值和社会价值，但保管期限相对较短的声像档案，应长期保管。3.对本院工作具有短期利用价值，且保管期限已满的声像档案，可以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对本院声像档案进行清查，确定需要鉴定的声像档案清单。2.鉴定工作领导小组组织相关人员对需要鉴定的声像档案进行审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定意见，编制《声像档案鉴定意见书》，明确声像档案的保管期限、销毁意见等，并报分管领导审批。4.经分管领导审批同意后，档案管理部门按照规定执行销毁工作。（四）销毁程序1.档案管理部门填写《声像档案销毁登记表》，详细记录声像档案的编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人员、内容简介、密级、保管期限、销毁原因、销毁时间、销毁方式等信息，并由档案管理