新乡市城管局档案管理制度

PAGE新乡市城管局档案管理制度一、总则（一）目的为加强新乡市城管局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为城市管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新乡市城管局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指各部门在城市管理工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以城管局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审定档案管理工作的规章制度和发展规划。2.研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。3.监督检查档案管理工作的执行情况。（二）综合档案室综合档案室是城管局档案管理的职能部门，负责全局档案的集中统一管理。其主要职责是：1.贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，制定本局档案管理的具体办法和工作流程。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为城市管理工作提供信息服务。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施，确保档案的安全与完整。5.按照规定向市档案行政管理部门移交应进馆的档案，并办理相关手续。6.组织开展档案业务培训和档案宣传工作，提高全局档案管理水平。7.指导、监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理情况进行检查和考核。（三）各部门档案管理员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其职责是：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理和初步分类，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息。4.负责本部门档案保管设施的日常维护，确保档案安全。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成各部门在城市管理工作中形成的各种文件材料，必须符合国家有关法律法规和行业标准，做到内容真实、格式规范、手续完备。文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，确保字迹清晰、图像完整。（二）文件材料的收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局与其他单位签订的合同、协议、责任书等。5.本局开展的各类业务活动形成的文件材料，如执法文书、检查记录、处理决定等。6.本局干部职工的人事档案材料，包括任免文件、考核材料、工资变动材料等。7.本局固定资产管理、财务管理等方面形成的文件材料。8.本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的相关材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（三）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件材料，应及时收集并进行登记，确保其安全。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法档案按照年度机构（问题）进行分类。即先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件材料进行整理，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐牢固。2.分类：按照分类方法，对文件材料进行分类，确定其所属类别和保管期限。3.编号：为每份文件材料编制唯一的编号，编号应清晰、准确，便于查找和管理。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。5.装盒：将整理好编目后的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（四）归档要求1.各部门应在次年上半年将上一年度整理好的档案移交综合档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认，各执一份。3.综合档案室对接收的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体侵入等功能。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等必要的设施设备。（二）档案装具档案应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。档案盒应按照分类顺序依次排列，盒内文件应排列有序。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的，对城市管理工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对城市管理工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对城市管理工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（四）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。4.加强对档案库房的安全管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局档案。外单位查阅本局档案，须经本局分管领导批准。涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照国家有关规定执行。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本局提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅人、查阅目的、查阅内容等信息，经本局分管领导批准后，持单位介绍信到综合档案室查阅。查阅申请函和单位介绍信应留存归档。3.查阅档案时，查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。如需复印、拍照等，应经综合档案室同意，并办理相关手续。（三）利用限制1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。特殊情况需要带出的，须经综合档案室负责人批准，并限期归还。2.涉及重要机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案原件一般不予外借，如因特殊情况需要外借的，须经本局主要领导批准，并办理外借手续，限期归还。外借期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（四）查阅利用登记综合档案室应建立档案查阅利用登记簿，对每一次查阅利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的、利用方式等信息。查阅利用登记簿应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限和实际利用价值，按照国家有关规定和本制度的要求进行。对已过保管期限，确无保存价值的档案，可予以销毁。对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，分析其保存价值。2.对拟销毁的档案，鉴定小组应填写档案销毁鉴定表，详细注明档案的名称、编号、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息，并签署鉴定意见。3.档案销毁鉴定表经本局分管领导审核批准后，方可进行销毁。（四）销毁手续1.档案销毁应指定专人负责，严格按照批准的销毁清单进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。2.档案销毁过程中，应安排两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应注明档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息，一式两份，一份留存归档，一份报市档案行政管理部门备案。八、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集各部门在工作中形成的电子文件材料，应按照档案管理的要求进行收集和整理。电子文件材料应采用通用格式，确保其可读性和可移植性。（二）电子档案的整理与归档电子档案应按照年度机构（问题）进行分类整理，与纸质档案相对应。电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管。电子档案的整理和归档应参照纸质档案的相关要求进行，同时应建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）电子档案的保管电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护。存储设备应异地备