2026年工业机器人公司现金与银行存款管理实施办法

2026年工业机器人公司现金与银行存款管理实施办法第一章总则第一条制定目的为规范公司现金与银行存款的日常管理，保障公司资金安全、流转高效，防范资金挪用、丢失、被盗用等风险，提升资金使用效率，结合工业机器人行业研发投入大、生产采购资金周转频次高、跨区域销售资金回笼周期差异大等行业特性及公司实际经营管理需求，依据《中华人民共和国会计法》《现金管理暂行条例》《支付结算办法》等相关法律法规，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有涉及现金收付、银行存款收支、资金结算的部门及岗位，包括财务部、采购部、销售部、生产部、研发部、行政部等，覆盖公司总部及各分支机构的现金与银行存款管理全流程，全体参与资金管理、收付操作的人员均需严格遵守本办法规定。第三条基本原则安全性原则：现金与银行存款管理以资金安全为核心，建立多层级审核、监督机制，杜绝无授权操作、违规收付等行为，确保资金不发生丢失、挪用、诈骗等风险。合规性原则：严格遵守国家关于现金管理、银行结算的各项法律法规及监管要求，现金使用范围、银行账户开立与注销、资金支付流程等均需符合规定，杜绝违法违规操作。效率性原则：在保障资金安全的前提下，优化现金收付、银行转账流程，缩短资金结算周期，提高资金周转效率，满足公司研发、生产、销售等业务的资金需求。明晰性原则：现金与银行存款的收支需做到账证相符、账账相符、账实相符，每一笔资金流转均需有完整的凭证支撑，资金台账记录清晰、可追溯。分离性原则：实行资金操作与审核相分离、资金保管与账务处理相分离、银行对账与资金收付相分离的岗位制衡机制，严禁一人兼任不相容岗位。第四条管理职责财务部（资金管理归口部门）：负责制定并更新现金与银行存款管理制度，统筹管理公司银行账户，审核资金收付凭证，办理现金存取、银行转账等业务；建立现金日记账、银行存款日记账，定期开展现金盘点、银行对账工作；识别资金管理风险，制定防控措施；对各部门资金收付行为进行监督指导。出纳岗：负责现金的日常收付、保管及库存管理，办理银行存款的收支结算业务，及时登记现金日记账和银行存款日记账，确保资金收付记录准确；配合会计岗进行账务核对，配合内部稽核开展现金盘点、银行对账工作；严格执行资金支付审批流程，无完整审批手续的收付业务一律不得办理。会计岗：负责审核资金收付凭证的合规性、完整性，进行账务处理，定期与出纳岗核对现金、银行存款账目；监督资金收付流程的执行情况，对异常资金流转及时预警并向财务负责人汇报。财务负责人：审批现金库存限额、银行账户开立/注销申请，审核大额资金支付（单笔支付金额达到公司设定阈值的），监督资金管理制度的执行情况，协调解决资金管理中的问题，审批资金风险处置方案。各业务部门：严格按照本办法规定办理资金收付相关业务，销售部需及时回笼销售资金，采购部需按审批流程申请采购资金，所有部门均需配合财务部完成资金收付凭证的收集、整理，不得要求财务人员办理无审批、不合规的资金业务。第二章现金管理第五条现金使用范围员工工资、奖金、津贴、福利费的零星发放（批量发放优先采用银行代发形式）；出差人员必须随身携带的差旅费；向个人采购零星原辅材料、配件（工业机器人生产用小额非标配件）或支付个人劳务报酬；结算起点（人民币1000元）以下的零星支出；经财务负责人审批的其他符合现金管理条例的现金支出。超出上述范围的资金支付，一律通过银行转账、票据等非现金方式结算，严禁超范围使用现金。第六条现金收付管理现金收入管理：公司所有现金收入均需由出纳岗统一收取，业务部门收取的现金（如销售零星回款）需在当日下班前交至出纳岗，严禁业务部门或个人留存现金、坐支现金；出纳岗收取现金时需核对金额，开具收款凭证，注明收款事由、金额、付款方等信息，及时将现金存入银行，原则上现金收入不得留存过夜（特殊情况需经财务负责人审批，并采取安全保管措施）。现金支出管理：办理现金支出时，出纳岗需审核支出凭证是否完整（包含审批单、发票/收据、合同等支撑材料）、审批流程是否齐全（部门负责人、财务负责人、管理层按权限审批），审核无误后方可支付现金；支付现金时需由领款人签字确认，出纳岗需当面清点现金，避免出现金额差错；现金支出后及时登记现金日记账，附齐相关凭证。第七条现金库存管理公司根据日常零星支出需求，设定现金库存限额（限额由财务负责人结合公司业务规模核定，原则上不超过人民币5000元），超出库存限额的现金必须在当日存入银行，因特殊原因无法当日缴存的，需向财务负责人报备，并采取保险柜封存等安全措施。现金需存放在公司专用保险柜中，保险柜钥匙由出纳岗专人保管，密码严格保密，不得告知他人；保险柜存放地点需配备监控、防盗设施，非工作时间保险柜需上锁，严禁随意存放现金。严禁出纳岗将公司现金私自挪用、外借，严禁用白条、收据等不符合规定的凭证抵充库存现金，严禁私设“小金库”留存现金。第八条现金盘点管理日常盘点：出纳岗每日下班前需对库存现金进行盘点，核对现金日记账余额与实际库存现金是否一致，发现差异需立即查找原因，并向财务负责人汇报，不得隐瞒。定期盘点：财务部每周组织一次现金专项盘点（由会计岗或稽核岗执行，出纳岗在场），填写《现金盘点表》，记录盘点时间、实际库存金额、账面金额、差异金额及原因，盘点人员与出纳岗共同签字确认；每月月末进行月末盘点，盘点结果作为月度账务核对的重要依据。差异处理：盘点发现现金长款（实际金额大于账面金额）的，需查明来源，无法确定来源的暂作待处理款项，不得私自留存；发现现金短款（实际金额小于账面金额）的，需立即排查原因，属于出纳岗操作失误的由责任人赔偿，属于被盗、丢失等异常情况的，需及时报警并向公司管理层汇报。第三章银行存款管理第九条银行账户管理账户开立：公司开立银行账户需经财务负责人审核、管理层审批，根据经营需要选择合规金融机构，开立基本存款账户、一般存款账户等，严禁无合理理由开立多个账户；开立账户后需将账户信息（开户行、账号、账户类型）备案至财务部，统一纳入账户台账管理。账户使用：银行账户仅限公司经营活动使用，严禁出租、出借银行账户，严禁利用公司账户为个人或其他单位办理结算业务；各银行账户需明确使用用途（如基本户用于日常结算、一般户用于研发资金收付），不得混用。账户注销：对于长期未使用、无实际业务需求的银行账户，财务部需及时清理，按规定办理注销手续，注销前需核对账户余额、结清未达账项，注销后及时更新账户台账，并将注销资料归档保存。账户台账：财务部建立《银行账户管理台账》，记录账户开立时间、开户行、账号、账户类型、使用用途、负责人、注销时间等信息，定期核对账户状态，确保台账信息与实际一致。第十条银行结算管理银行付款管理：办理银行付款业务时，出纳岗需依据经完整审批的《资金支付申请单》及相关凭证（合同、发票、入库单等），核对付款金额、收款方名称、账号、开户行等信息，确认无误后办理转账、电汇等付款手续；付款完成后及时取得付款回单，登记银行存款日记账，并将回单交会计岗入账。银行收款管理：收到银行回款（如销售货款、回款、补贴款等）时，出纳岗需及时查询银行流水，核对回款金额、付款方、回款事由，与销售部、采购部等业务部门确认款项性质，开具收款凭证，登记银行存款日记账，将银行回单交会计岗入账；对于不明来源的回款，需及时核实，不得随意入账。结算凭证管理：银行承兑汇票、支票等结算凭证由出纳岗专人保管，建立《结算凭证领用台账》，记录凭证编号、领用部门、领用人、领用日期、使用用途、核销日期等；作废的结算凭证需加盖“作废”章，留存全部联次，不得随意丢弃；空白结算凭证需存放在保险柜中，严禁提前加盖银行预留印鉴。第十一条网银管理网银账户开通：开通企业网上银行需经财务负责人审批，根据操作权限设置制单岗、审核岗、复核岗（至少设置两级审核），严禁一人拥有全部操作权限；网银登录密码、U盾需分开保管，制单岗保管制单U盾及密码，审核/复核岗保管审核/复核U盾及密码。网银操作规范：办理网银付款时，需先由制单岗录入付款信息，提交审核岗审核，审核通过后由复核岗复核，复核无误后方可提交银行；网银操作完成后需及时打印付款回单，核对回单信息与付款申请是否一致；每日下班前需退出网银系统，U盾需从电脑上拔出，存放在保险柜中。密码与U盾管理：网银密码需定期更换（至少每季度更换一次），密码设置需包含字母、数字、特殊字符，不得使用简单密码；U盾需专人保管，严禁转借、出租，丢失U盾需立即向财务负责人汇报，并及时到银行办理挂失、补办手续。第四章资金支付管理第十二条支付审批流程小额资金支付（公司设定的小额阈值内）：由申请部门填写《资金支付申请单》，注明支付事由、金额、收款方信息，附相关凭证（发票、合同、验收单等），经部门负责人审批后，提交财务部审核，财务负责人审批通过后，出纳岗办理支付。大额资金支付（超过小额阈值）：在小额支付审批流程基础上，需增加公司管理层审批环节，未经管理层审批的大额支付，财务部不得办理。紧急资金支付：因紧急业务需要办理的资金支付，可先通过线上审批（如企业微信、邮件）完成初步审批，事后需在1个工作日内补齐纸质审批手续，严禁无审批先支付。第十三条支付审核要求合规性审核：审核支付事由是否符合公司规定，收款方是否与合同、发票开具方一致，金额是否与合同、结算单一致，严禁向无业务往来的第三方支付资金。完整性审核：审核《资金支付申请单》填写是否完整，相关凭证（发票、入库单、验收单等）是否齐全，审批签字是否完整，凭证缺失或审批不全的，一律退回补充。真实性审核：对大额、异常支付业务，财务部需与业务部门核实支付事由的真实性，必要时核对合同原件、验收记录等，防止虚假支付。第十四条支付时效管理常规支付：财务部收到完整审批手续的支付申请后，需在1-2个工作日内完成支付（银行转账），现金支付需在当日完成。紧急支付：经审批的紧急支付申请，财务部需在1个工作日内完成支付，确保不影响业务正常开展。延期支付：因银行系统故障、收款方信息错误等原因无法按时支付的，出纳岗需及时告知申请部门，待问题解决后立即支付，并记录延期原因及处理结果。第十五条异常支付处理发现支付信息错误（如收款方账号错误、金额错误）的，需立即停止支付，已支付的需第一时间联系银行冻结款项，同时与收款方沟通追回资金，并向财务负责人汇报。收到银行反馈的支付异常提示（如账户冻结、风控拦截），需及时核实原因，配合银行解决问题，同时调整支付方案，保障业务资金需求。第五章对账与稽核管理第十六条日常对账出纳岗每日核对现金日记账与库存现金，核对银行存款日记账与银行流水（通过网银查询），发现账实不符、账账不符的，需当日查找原因，无法解决的及时上报财务负责人。会计岗每日核对出纳岗提交的资金收付凭证与日记账，确保凭证齐全、记录准确，每周与出纳岗核对现金、银行存款总账与明细账，确保账账一致。第十七条定期稽核月度银行对账：每月月末，财务部取得银行对账单，由非出纳岗人员（会计岗或稽核岗）核对银行存款日记账与银行对账单，编制《银行存款余额调节表》，注明未达账项的原因、金额、预计到账时间，未达账项需在次月及时跟进清理，超过1个月的未达账项需向财务负责人汇报。季度资金稽核：每季度末，财务部组织资金专项稽核，核查现金库存、银行账户余额、资金收付流程执行情况、结算凭证保管情况等，填写《资金稽核报告》，记录稽核发现的问题及整改建议。第十八条差异处理对账发现的金额差异、凭证缺失、记录错误等问题，需制定整改措施，明确整改责任人、整改期限，由财务负责人监督整改落实。对于银行对账单与日记账的未达账项，需分类处理：属于公司记账延迟的，及时补记；属于银行未入账的，联系银行核实；属于异常未达账项（如不明支出、回款），需深入核查，排除资金风险。第十九条资料归档现金盘点表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金支付申请单、收款凭证、付款回单等资料，需按月整理归档，保存期限不少于10年。银行账户开立/注销资料、网银开通/变更资料、结算凭证领用台账等，需单独归档，永久保存。第六章风险管控第二十条资金安全风险管控防盗防抢管控：现金存放的保险柜需安装防盗报警装置，存取现金如需大额提现/缴存，需安排专人陪同，选择正规安保公司护送，避免单人携带大额现金。防诈骗管控：建立资金支付反诈审核机制，对陌生收款方、异常付款指令、邮件/微信等非正规渠道的付款通知，需多方核实；定期组织财务人员开展反诈培训，识别电信诈骗、虚假合同诈骗等常见手段。账户安全管控：定期查询银行账户状态，排查异常交易，发现账户被盗用、冻结等情况，立即联系银行处理，并向公司管理层汇报。第二十一条操作风险管控岗位轮换管控：出纳岗、网银审核岗等关键资金岗位，实行定期岗位轮换（至少每2年轮换一次），避免长期固定岗位引发的操作风险。操作培训管控：新入职资金岗位人员需完成岗前培训，考核合格后方可上岗；定期组织资金管理相关培训，学习最新法律法规、公司制度及风险案例。系统管控：在财务系统中设置资金收付操作权限，限制无权限人员操作；开启系统操作日志，记录每一笔资金操作的人员、时间、内容，便于追溯。第二十二条合规风险管控定期自查：财务部每半年开展一次资金管理合规性自查，核查现金使用范围、银行账户管理、资金支付流程等是否符合法律法规及公司制度，发现违规行为及时整改。外部合规：及时关注国家关于现金、银行结算的政策调整，更新公司管理制度，确保始终符合监管要求；配合税务、银行等外部机构的检查，提供真实、完整的资金管理资料。第二十三条应急处置制定《资金安全应急预案》，明确现金被盗、账户被盗用、大额支付错误、银行系统故障等突发事件的处置流程、责任人、上报路径。发生资金安全事件时，相关人员需立即启动应急预案，第一时间采取止损措施（如挂失账户、冻结资金），并按规定向财务负责人、公司管理层汇报，必要时报警处理。第七章监督考核第二十四条监督机制内部监督：财务部负责人每月抽查现金盘点、银行对账情况