干部数字档案管理制度

PAGE干部数字档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司干部队伍建设，规范干部数字档案管理，提高干部管理工作的科学性、准确性和时效性，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体在职干部的数字档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：干部数字档案内容必须真实、准确反映干部的实际情况。2.完整性原则：全面收集干部各方面的信息，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护干部个人隐私和公司机密信息。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理操作。二、干部数字档案内容（一）基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、入党时间、学历、学位、毕业院校及专业等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱等。3.家庭主要成员信息：配偶、子女、父母等的姓名、工作单位及职务等。（二）履历信息1.工作经历：按时间顺序详细记录干部在公司及其他单位的任职经历，包括任职部门、职务、任职时间、工作职责等。2.培训经历：参加各类培训的时间、机构、课程名称及培训成果等。（三）考核评价信息1.年度考核结果：近[X]年的年度考核等级及评语。2.专项考核结果：针对特定项目或任务的考核评价情况。3.民主测评结果：在干部选拔任用、评先评优等工作中的民主测评票数及评价意见。（四）奖惩信息1.奖励情况：获得的公司级以上荣誉称号、奖励名称、颁奖单位及时间等。2.惩处情况：受到的纪律处分、行政处罚等相关信息。（五）业务能力信息1.专业技能证书：取得的与工作相关的专业技能证书名称、颁发机构及时间。2.工作成果：在工作中取得的重要业绩、发表的专业文章、获得的专利等。（六）廉洁自律信息1.廉政情况：有无违规违纪、廉洁自律方面的问题及处理结果。2.廉政教育记录：参加廉政教育活动的时间、内容等。三、干部数字档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责干部数字档案管理制度的制定、修订和完善。2.统筹协调干部数字档案的建设和管理工作。3.负责干部基本信息、履历信息、考核评价信息、奖惩信息等的收集、整理和录入。4.定期对干部数字档案进行审核和更新。（二）各业务部门1.负责本部门干部相关业务能力信息、廉洁自律信息等的收集和报送。2.配合人力资源部门做好干部数字档案的审核和更新工作。（三）信息技术部门1.提供干部数字档案管理所需的技术支持和系统维护。2.保障数字档案系统的安全稳定运行，防止数据丢失、泄露等问题。（四）档案管理人员1.负责干部数字档案的日常管理工作，包括数据录入、存储、查询、借阅等。2.严格遵守档案管理规定，确保档案信息的安全和保密。3.对档案管理工作中发现的问题及时向相关部门反馈。四、干部数字档案的建立与录入（一）档案建立1.新入职干部在办理入职手续时，由人力资源部门发放干部数字档案信息采集表，干部本人如实填写相关信息。2.各业务部门负责收集本部门干部的业务能力信息、廉洁自律信息等，并及时报送人力资源部门。（二）信息录入1.人力资源部门档案管理人员按照规定的格式和要求，将采集到的干部信息准确录入数字档案系统。2.录入过程中要认真核对信息，确保数据的真实性和准确性。对于重要信息，要进行二次审核。（三）档案审核1.人力资源部门定期对新录入的干部数字档案进行审核，重点审核信息的完整性、准确性和合规性。2.审核通过的档案正式归档，审核不通过的，及时通知相关部门和干部本人进行补充或修正。五、干部数字档案的日常管理（一）数据更新1.干部基本信息发生变化时，本人应及时向人力资源部门提交变更申请，经审核后进行更新。2.根据干部年度考核、岗位变动、奖惩情况等，及时更新履历信息、考核评价信息、奖惩信息等。（二）档案查询1.因工作需要查询干部数字档案的，需填写档案查询申请表，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批后，由档案管理人员提供查询服务。2.查询人员要严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案信息。（三）档案借阅1.干部本人因特殊原因需要借阅数字档案的，需填写档案借阅申请表，经人力资源部门负责人审批后，在规定时间内归还。2.外单位因工作需要借阅公司干部数字档案的，须出具正式函件，经公司分管领导批准后，按照规定办理借阅手续。（四）档案安全与保密1.信息技术部门要采取有效的安全防护措施，保障数字档案系统的安全，防止数据被非法访问、篡改或泄露。2.档案管理人员要严格遵守保密制度，对接触到的档案信息严格保密，不得私自传播或用于其他非工作目的。六、干部数字档案的利用（一）干部选拔任用为干部选拔任用工作提供全面、准确的干部信息，作为参考依据。（二）培训与发展根据干部的履历信息、考核评价信息等，分析干部的优势和不足，为制定个性化的培训计划提供支持。（三）绩效考核结合干部数字档案中的考核评价信息，对干部的工作表现进行客观评价，作为绩效考核的重要参考。（四）廉政监督通过廉洁自律信息的记录和分析，加强对干部的廉政监督，预防腐败行为的发生。七、干部数字档案的备份与恢复（一）备份策略1.信息技术部门定期对干部数字档案进行全量备份，备份数据存储在安全的存储介质上。2.备份周期根据数据量和重要程度确定，一般为[X]天或[X]周进行一次全量备份，每天进行增量备份。（二）备份存储1.备份数据异地存储，确保在本地数据出现故障时能够及时恢复。2.定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的完整性和可用性。（三）恢复流程1.当数字档案系统出现故障需要恢复数据时，由信息技术部门按照备份恢复流程进行操作。2.在恢复过程中，要严格按照规定的步骤进行，确保恢复的数据准确无误。恢复完成后，进行数据一致性检查和测试。八、干部数字档案的销毁（一）销毁条件1.干部离职、退休或因其他原因不再属于公司管理范围，且其数字档案信息已不再具有保存价值的。2.数字档案中的信息因法律法规变更、政策调整等原因需要销毁的。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出数字档案销毁申请，填写销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.经人力资源部门负责人审核，公司分管领导批准后，由信息技术部门负责实施销毁操作。3.销毁过程要进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，记录保存[X]年。九、监督与检查（一）监督机制1.公司成立干部数字档案管理监督小组，由人力资源部门、信息技术部门等相关人员组成，负责对干部数字档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对干部数字档案管理情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本