学生会文字档案制度

PAGE学生会文字档案制度一、总则（一）目的为加强学生会文字档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会各部门在工作中形成的各类文字档案，包括但不限于工作计划、总结、报告、通知、会议记录、活动策划与执行资料、学生信息等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学生会文字档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学生会工作实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及学生隐私、学生会机密等内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案整理应科学合理，便于查阅和检索，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）学生会主席团职责1.负责领导和监督学生会文字档案管理工作，将档案管理纳入学生会整体工作规划。2.审核重要档案的保管期限、密级等，对档案管理工作中的重大问题做出决策。（二）档案管理部门职责1.学生会设专门的档案管理部门（如办公室或秘书处），配备专职或兼职档案管理人员。2.负责制定和完善档案管理制度、工作流程和标准规范。3.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计等工作。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理培训。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门文字档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料进行分类整理，确保档案的齐全、完整。3.在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的核对、补充等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学生会工作计划、总结、报告等，包括年度、学期、月度工作计划和总结，专项工作报告等。2.各类通知、公告、决定、决议等文件，涵盖学生会内部工作安排、对外发布的信息等。3.会议记录，包括学生会全体会议、部门例会、专题会议等的会议纪要。4.活动策划与执行资料，如活动策划书、活动方案、活动预算、活动照片、视频、新闻稿、活动总结等。5.学生信息资料，包括学生干部名单、学生获奖情况、学生投诉与反馈记录等。6.与学校其他组织、社团的交流合作文件，如合作协议、交流活动记录等。7.其他与学生会工作相关的文字材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保工作中形成的各类文件材料及时收集，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持原件完整，不得随意涂改、损坏。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为综合类、组织建设类、活动类、学生管理类、对外交流类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001表示2023年的第一份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。编目应准确、清晰，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原有顺序，不得损坏文件内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每学期末或某项工作结束后一个月内，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应及时对接收的档案进行审核、归档，确保档案按时入库。（二）归档流程1.各部门档案移交人员填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。2.档案管理部门接收人员对移交清单进行核对，与移交档案逐一清点，无误后双方签字确认。3.档案管理部门按照档案整理要求对接收的档案进行再次整理、编目，然后将档案存入专门的档案库房或档案存储设备中。（三）保管期限1.永久保管：涉及学生会重要历史资料、重大活动记录、学生权益保障等具有长远保存价值的档案。2.长期保管：一般为10年以上，包括学生会年度工作计划和总结、重要会议记录、学生干部任免文件等。3.短期保管：一般为110年，如一般性活动资料、学生日常管理文件等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。同时，应设置明显的标识牌，标明档案类别、年度等信息。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。5.做好档案库房的安全防护工作，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学生会内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及学生会机密或学生隐私的档案，查阅范围应严格限定，并经相关领导批准。3.校外单位或个人查阅学生会档案，须持有单位介绍信，经学生会主席团批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅申请人向档案管理部门提交档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用方式1.为学生会内部工作提供参考依据，如在制定工作计划、总结经验教训、处理学生问题等方面发挥作用。2.作为历史资料留存，为研究学生会发展历程、工作成果等提供素材。3.对外宣传展示学生会工作，如向学校其他组织、社团或社会公众介绍学生会的工作情况、活动成果等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学生会主席团成员、档案管理部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限、密级等进行鉴定。（三）鉴定方法1.根据档案的形成时间、内容、重要程度、利用价值等因素，综合判断档案的保存价值。2.对于保管期限已满的档案，由鉴定小组进行逐一审查，确定是否仍需继续保存。3.对涉及学生会机密或学生隐私的档案，应根据保密规定和实际情况，确定是否解密或延长保密期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，详细列出档案名称、编号、数量等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组审核、学生会主席团批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认。4.销毁后的档案销毁清单应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学生会档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案的在线查阅、借阅、统计分析等功能，方便学生会内部人员利用档案。（二）信息录入与维护1.档案管理部门应及时将纸质档案内容录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，保证数据的准确性和完整性。3.建立数据备份机制，定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理