踏查报告档案管理制度

PAGE踏查报告档案管理制度一、总则（一）目的为了加强踏查报告档案的管理，确保踏查报告档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及踏查报告档案管理的部门和人员。（三）定义1.踏查报告档案：指在公司/组织开展踏查工作过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录材料。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的踏查报告文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.查阅：因工作需要，按照规定的程序和手续，获取踏查报告档案相关信息的行为。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的踏查报告档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的踏查报告档案必须真实反映踏查工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集踏查工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密的踏查报告档案采取必要的保密措施。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善踏查报告档案管理制度，并组织实施。2.负责踏查报告档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全踏查报告档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.对各部门的踏查报告档案管理工作进行监督、指导和检查。5.定期对踏查报告档案进行安全检查，确保档案的安全保管。（二）业务部门职责1.负责本部门踏查报告文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.严格执行档案管理制度，在踏查工作中及时收集、整理各类文件材料，确保文件材料的真实、完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。4.对本部门保管的踏查报告档案进行定期清理，确保档案的妥善保管。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责踏查报告档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的查阅登记和利用效果跟踪工作，及时反馈档案利用情况。4.对档案的安全保管负责，定期检查档案保管状况，发现问题及时报告并采取措施。5.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.踏查工作方案、计划、任务书等文件。2.踏查过程中形成的各类记录，如现场记录、访谈记录、调查问卷等。3.踏查报告，包括文字报告、图表、数据统计等。4.与踏查工作相关的会议纪要、文件批复、往来信函等。5.踏查工作中拍摄的照片、录像、录音等声像资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.业务部门应在踏查工作完成后及时将相关文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件材料，应同时收集其元数据信息，并确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照踏查工作的性质、内容、时间等因素进行分类，可分为综合类、专项类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者等项目，以便查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间业务部门应在踏查工作结束后[X]个工作日内，将整理好的踏查报告档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.业务部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照规定的整理方法对归档档案进行进一步整理和编目，上架保存。（三）保管期限根据踏查报告档案的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保存：涉及公司/组织重大决策、核心业务、重要权益等具有长远历史价值和现实意义的档案。2.长期保存：保存期限为[X]年，主要是对公司/组织发展有重要影响的档案。3.短期保存：保存期限为[X]年，一般性的踏查报告档案。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护和更新。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅踏查报告档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及机密级以上的踏查报告档案，查阅申请人还需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位因工作需要查阅踏查报告档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等信息。2.申请表经批准后，查阅人凭有效证件到档案管理部门办理查阅登记手续。3.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。5.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，并在查阅登记册上签字确认。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案的利用情况进行统计和分析，了解档案的利用效果。2.对于利用频率较高的档案，应考虑是否需要进行数字化处理或其他形式的优化，以提高利用效率。3.鼓励利用者对档案的利用情况提出意见和建议，档案管理部门应认真研究并加以改进。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对保管期满的踏查报告档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则：对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体审议原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表等组成，对鉴定意见进行集体审议。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其是否仍有保存价值。2.分析比较法：与同类档案进行比较，分析其重要性和保存价值。3.效益评估法：评估档案对公司/组织的经济效益、社会效益等方面的作用。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对保管期满且无保存价值的档案提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的踏查报告档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和共享。3.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.档案数字化：对重要的踏查报告档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息化