新洲档案管理制度

PAGE新洲档案管理制度一、总则（一）目的为加强新洲公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新洲公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司/组织在各个方面形成的档案资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责统筹规划、组织实施和监督检查档案管理工作。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范管理。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范，保障档案管理工作的有序开展。3.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。4.按照规定的查阅范围和程序，为公司/组织内部人员提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。5.定期对档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。6.参与公司/组织重要活动和项目的文件材料收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全完整。7.负责档案管理信息化建设，利用信息技术手段提高档案管理效率和服务水平。8.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、客户服务等类别，每个类别下再细分具体的档案目录。3.项目档案：针对公司/组织的各类项目，按照项目名称进行分类，每个项目档案下包含项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同档案：包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等，按照合同类型和签订时间进行分类。5.声像档案：包括照片、录音、录像等资料，按照形成时间和内容主题进行分类。6.电子档案：存储在电子介质上的各类文件、数据等，按照电子文件的类别和存储位置进行分类。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号采用“分类代码+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类档案：编号为“XZXG流水号”，其中“XZ”表示新洲公司/组织，“XG”表示行政管理类。2.业务管理类档案：根据不同的业务类别，分别编号为“XZSY业务类别代码流水号”，例如市场营销类编号为“XZSYSC流水号”。3.项目档案：编号为“XZXM项目名称缩写流水号”，如“新洲一号项目”编号为“XZXMXZ1流水号”。4.合同档案：编号为“XZHT合同类型代码签订年份流水号”，如买卖合同编号为“XZHTMH20XX流水号”。5.声像档案：编号为“XZSX形成时间流水号”，如照片档案编号为“XZSX20XX年XX月XX日流水号”。6.电子档案：编号为“XZDZ电子文件类别代码流水号”，如办公文档类编号为“XZDZBG流水号”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.在工作过程中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，不得积压或散失。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集，并交档案管理部门统一整理归档。4.员工离职时，应将本人保管的档案资料全部移交所在部门，由部门统一整理后交档案管理部门归档。（二）档案整理1.档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订，确保档案的整齐、牢固。对于纸张规格不一致或破损的档案资料，应进行修补或复制。4.将整理好的档案资料上架存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防设备、防盗设备、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应采用密集架、档案柜等方式存放，确保档案的整齐、有序。3.对于珍贵档案、易损档案等，应采取特殊保管措施，如专柜存放、密封保存等。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、规章制度、人事档案、财务档案、合同档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括公司/组织的一般性文件、业务档案、项目档案等。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括公司/组织的临时性文件、一般性资料等。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.每季度对档案库房进行一次全面检查，确保档案库房的安全设施正常运行，档案存放环境符合要求。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整温湿度等。4.建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，以备查阅。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.公司/组织内部人员因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案资料。2.查阅涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，应按照公司/组织的保密规定进行审批。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.所在部门负责人根据查阅人的工作需要，对申请表进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审批，批准后安排专人陪同查阅人到档案库房查阅档案。4.在查阅档案过程中，查阅人应遵守档案库房的管理制度，爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、复制档案内容。5.查阅完毕后，查阅人应在档案管理人员的监督下，将档案资料归还档案库房，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要，可以对档案资料进行复印、摘录等利用，但不得擅自将档案资料带出档案库房。2.如需将档案资料带出档案库房，应按照档案管理部门的规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.档案管理人员应对档案的利用情况进行登记，记录利用人、利用时间、利用方式、利用内容等信息，以备查阅。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案是否已失去保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量及销毁原因等信息，并提交档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批同意后，安排专人对拟销毁档案进行清点、登记，并在档案销毁清