银行档案自动化管理制度

PAGE银行档案自动化管理制度一、总则（一）目的为加强银行档案管理，提高档案管理效率和质量，实现档案管理的自动化、规范化、科学化，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各部门及所属分支机构在业务活动中形成的各种档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本行档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性、完整性原则。档案应真实反映业务活动的实际情况，确保档案资料的完整无缺。3.保密性原则。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.自动化管理原则。充分利用现代信息技术，实现档案管理的自动化操作，提高工作效率和管理水平。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本行档案管理制度和工作流程。2.负责本行各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全和有效利用。5.开展档案业务培训和指导工作，提高全行员工的档案管理意识和技能。6.负责与外部档案管理机构的沟通与协调，做好档案的移交、接收等工作。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和资料。3.按照档案管理规定，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅等，确保档案的安全和完整。3.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时更新和维护档案数据。4.积极开展档案利用工作，为业务部门提供准确、及时的档案信息服务。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.本行在业务经营、行政管理、财务核算、人力资源管理等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与本行相关的文件、通知、规定等。3.本行对外签订的合同、协议、意向书等法律文件。4.本行员工的人事档案、培训档案、考核档案等。5.本行的业务报表、统计数据、审计报告等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除无关的文件和资料，确保档案资料的质量。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成来源、内容性质、时间顺序等进行分类，一般可分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号。对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目。编制档案目录，包括档案编号、名称来源、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。4.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案数字化管理（一）数字化流程1.扫描。对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理。对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入。将档案目录信息录入档案管理信息系统，建立档案索引。4.存储。将数字化档案存储在服务器或存储设备上，确保数据的安全和可靠。（二）数字化质量控制1.建立数字化质量检查制度，定期对数字化档案进行质量检查，发现问题及时整改。2.对数字化档案的准确性、完整性、一致性进行审核，确保数字化档案与纸质档案内容一致。3.采用备份、加密等技术手段，保障数字化档案数据的安全，防止数据丢失和泄露。（三）数字化档案利用1.建立数字化档案检索系统，方便用户快速查找和利用档案。2.提供数字化档案在线查阅、下载等服务，提高档案利用效率。3.对涉及机密的数字化档案，应采取加密、授权等措施，确保信息安全。五、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等必要的保管设备。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行清点、核对，发现问题及时处理。2.对数字化档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对重要档案应采取加密、封存等保护措施，防止档案被篡改或损坏。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失或损坏。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应符合国家法律法规和本行档案管理制度的规定。2.服务业务原则。档案利用应紧密围绕本行的业务活动，为业务发展提供支持和服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全。（二）利用方式1.查阅。本行员工因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅。本行员工因工作需要可借阅档案。借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制。本行员工因工作需要可复制档案。复制档案应填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和纸张，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、归还日期等信息。3.档案利用登记应及时、准确、完整，以便于统计和查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则。档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.全面审查原则。鉴定档案应全面审查档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素。3.集体鉴定原则。档案鉴定工作应由档案管理部门组织，相关业务部门和人员参加，进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指对本行具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在[X]年以上的档案；短期保管的档案是指保管期限在[X]年以下的档案。2.鉴定档案时，应根据档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素，综合判断档案的保管期限。（三）销毁程序1.编制销毁清册。对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批。销毁清册应报经本行主管领导批准。3.销毁。经批