发改档案归档管理制度

PAGE发改档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强发展和改革委员会（以下简称“发改部门”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在发改工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改部门在履行职责过程中形成的各种门类和载体的档案管理，包括但不限于文件、会议记录、项目资料、统计报表、调研报告等。（三）基本原则1.集中统一管理原则发改部门的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映发改工作的实际情况，确保档案内容完整，不得遗漏、篡改或伪造。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，同时严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立发改部门档案管理室，作为本部门档案管理的专门机构，负责档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合本部门实际，制定和完善档案归档、保管、利用等各项管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理负责收集、整理发改部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。按照分类标准对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案目录数据库。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案妥善保管。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.档案利用服务建立档案利用制度，为发改部门内部各科室及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务。根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对档案管理人员的信息化培训，提高档案管理工作的效率和水平。6.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的审批程序进行销毁，并做好销毁记录。7.业务指导与培训对发改部门各科室的档案工作进行业务指导，督促各科室做好文件材料的收集、整理和归档工作。组织开展档案业务培训，提高档案管理人员和各科室兼职档案员的业务素质。三、档案归档范围与分类（一）归档范围1.上级文件发改部门收到的上级机关下发的各类文件，包括政策性文件（如发展规划、产业政策等）、指导性文件（如工作部署、任务要求等）、批复文件（如项目审批、资金安排等）等。2.本部门文件本部门制发的各类文件，如发改部门发布的规范性文件（如政策解读、实施细则等）、工作方案（如项目推进方案、专项行动计划等）、请示报告（如向上级部门的请示汇报材料）、会议纪要（如本部门组织召开的各类会议记录）等。3.项目档案发改部门负责审批、核准、备案的各类项目档案，包括项目前期文件（如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等）、项目审批文件（如项目立项批复、初步设计批复等）、项目实施过程中的文件（如招投标文件、合同协议、工程变更文件等）、项目竣工验收文件（如竣工验收报告、决算审计报告等）。4.统计报表发改部门定期向上级部门报送的各类统计报表，如经济社会发展主要指标统计报表、固定资产投资统计报表、产业发展统计报表等。5.调研报告发改部门开展的各类调研活动形成的调研报告，包括专题调研报告（如关于某一行业发展情况的调研）、综合性调研报告（如关于区域经济社会发展形势的调研）等。6.其他档案除上述类别外，发改部门在履行职责过程中形成的其他具有保存价值的文件材料，如外事活动文件、荣誉证书文件、宣传资料等。（二）分类1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先按年度将档案分为不同年份，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。如2023年永久类的综合业务文件、2023年长期类的项目管理文件等。2.项目档案按照项目类别进行分类，如基础设施项目档案、产业发展项目档案、社会事业项目档案等。每个项目档案再按照项目前期、实施、竣工验收等阶段进行细分。例如基础设施项目档案下可分为交通基础设施项目、能源基础设施项目等，交通基础设施项目档案又可细分为公路建设项目前期文件、公路建设项目实施过程文件等。3.统计档案按照统计报表的类别进行分类，如年度经济社会发展统计档案、季度固定资产投资统计档案等。每个类别下再按照年份进行细分，如2023年年度经济社会发展统计档案、2023年季度固定资产投资统计档案等。4.调研档案按照调研报告的主题进行分类，如产业结构调整调研报告档案、区域协调发展调研报告档案等。每个主题下再按照年份进行细分，如2023年产业结构调整调研报告档案、2023年区域协调发展调研报告档案等。5.其他档案根据档案的性质和内容，进行适当分类，如外事档案可按照外事活动的时间、地点等进行分类，荣誉证书档案可按照获得荣誉的时间顺序进行分类等。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保本科室在工作中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及相关的图表、数据等资料，确保文件材料的原始性和完整性。3.对于上级机关下发的文件，应及时登记并分发至相关科室，各科室收到文件后应认真阅读，将文件办理过程中形成的签批意见、承办结果等相关材料一并收集整理。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质文件材料应按照一定的顺序进行排列，如正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后等。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可检索性。电子文件应与纸质文件相对应，存储在专门的电子存储设备中，并进行备份。4.对于图表、数据等资料，应进行分类整理，并与相关文件材料一并归档。（三）文件材料的装订1.归档的纸质文件材料应进行装订，以保证文件的整齐、牢固，便于保管和查阅。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等到，采用线装或胶装的方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。3.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一，便于装订。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数、保管期限等项目。2.档案编号应按照分类方案进行编制，确保编号的唯一性和系统性。题名应准确反映文件材料的主要内容，日期应填写文件的形成日期，责任者应填写文件的制发单位或个人。文号应填写文件的发文字号，页数应填写文件材料的总页数，保管期限应按照规定确定。3.档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，以便于查询和利用。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应划分不同的区域，如办公区、整理区、存储区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分别存放于不同的档案柜或密集架中。2.同一类别的档案应按照保管期限进行排列，永久类档案在前，长期类档案次之，短期类档案在后。3.档案存放应遵循便于查找和利用的原则，档案柜或密集架应标注清晰的标识，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指反映发改部门主要职能活动和历史面貌的，对发改工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。长期保管的档案是指反映发改部门一般工作活动，在较长时间内对发改工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管的档案是指反映发改部门一般性工作活动，在较短时间内对发改工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和发改部门档案的实际情况，由档案管理机构组织相关人员进行鉴定，并报本部门负责人批准。（四）档案检查与清点1.档案管理机构应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等。2.在检查过程中，如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。对档案数量不符、编目错误等问题，应及时查明原因并进行纠正。3.档案管理机构应定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放有序。清点结果应记录在案，并与档案目录进行核对。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全。2.档案利用应优先满足发改部门内部工作需要，为发改决策、项目审批、工作查考等提供支持。3.在保证档案安全和保密的前提下，根据国家有关规定，为外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务。（二）利用方式1.查阅发改部门内部各科室因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经科室负责人签字后，提交档案管理室。档案管理室根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并做好查阅登记工作。查阅人员应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理室，并在查阅登记表上签字确认。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经科室负责人签字后，报档案管理室负责人审批。档案管理室负责人根据审批意见，办理档案借阅手续，并将档案交借阅人员。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理室，并办理归还手续。3.复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经科室负责人签字后，提交档案管理室。档案管理室根据申请内容，对档案进行复制，并做好复制登记工作。复制的档案应加盖档案管理室印章，并注明“复制件”字样。（三）利用登记档案管理室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、利用目的、利用内容、利用方式、归还日期等信息。档案利用登记应及时、准确、完整，以便于统计和查询档案利用情况。（四）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息进行保密。不得擅自泄露档案内容，不得向无关人员透露档案利用情况。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。如需引用档案内容，应注明档案来源。3.档案管理室应加强对档案利用场所的管理，确保档案利用过程中的安全和保密。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人担任组长，各科室负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定标准1.档案鉴定应根据国家有关规定和发改部门档案的实际情况，按照档案的价值和保管期限的确定标准进行。2.对反映发改部门主要职能活动和历史面貌的，对发改工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.对反映发改部门一般工作活动，在较长时间内对发改工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。4.对反映发改部门一般性工作活动，在较短时间内对发改工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。5.对已失去保存价值的档案，应进行销毁处理。（三）鉴定程序1.档案管理机构定期对档案进行清理，将超过保管期限的档案整理出来，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组对提交鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限或是否需要销毁。3.对需要销毁的档案，档案鉴定工作小组应编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、责任