中修记录档案管理制度

PAGE中修记录档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司中修记录档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅、利用和维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及中修记录档案的部门和个人。（三）定义1.中修记录档案：指公司在设备、设施等进行中修过程中所产生的各类记录文件，包括维修计划、维修方案、维修记录、更换零部件清单、质量检验报告等相关资料。（四）管理原则1.集中统一管理原则：中修记录档案由公司指定的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映中修过程的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及公司机密的中修记录档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善中修记录档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、分类、编目、装订、保管中修记录档案，建立档案数据库。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。5.负责档案的销毁工作，按照规定程序进行审批和处理。（二）维修部门职责1.负责中修记录档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、完整。2.在中修工作完成后，及时将相关记录文件移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）其他部门职责1.涉及中修工作的部门应按照本制度的要求，做好本部门相关记录档案的管理工作，并及时移交档案管理部门。2.在工作中需要查阅中修记录档案时，应按照规定办理查阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.中修项目的立项申请、审批文件。2.维修计划，包括维修时间安排、维修人员安排、维修预算等。3.维修方案，详细说明维修的技术要求、工艺流程、质量标准等。4.维修过程中的各项记录，如维修日志、故障处理记录、零部件更换记录等。5.质量检验报告，包括维修后的设备性能检测报告、质量验收报告等。6.维修过程中产生的图纸、图表、照片、视频等资料。7.与中修相关的其他文件和资料。（二）收集要求1.维修部门应在中修工作开始前，明确档案收集的责任人，确保档案资料的及时收集。2.档案资料应真实可靠，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照形成的时间顺序进行整理，确保资料的连贯性。（三）整理方法1.分类：按照中修记录档案的内容和性质，分为维修计划类、维修方案类、维修记录类、质量检验报告类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查阅。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管期限1.中修记录档案的保管期限根据其重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在服务器或其他存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性。3.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防盗，配备必要的消防和安全设施。（三）保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，根据公司的实际情况和法律法规的要求，及时调整档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，形成鉴定报告，报公司领导审批。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅中修记录档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.因工作需要借阅中修记录档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自复制、转借、转让或泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的中修记录档案，档案管理部门应采取加密存储、限制访问等保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。3.查阅和借阅涉及机密的档案时，应按照公司的保密规定进行审批和登记。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案存放地点的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案的安全。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.做好档案的防火、防潮、防虫等工作，确保档案的质量不受影响。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且已无保存价值的。2.档案内容涉及公司机密，且已过保密期限，经公司领导批准可以销毁的。3.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复的。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对拟销毁的档案进行清理和登记，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应经档案管理部门负责人审核，报公司领导审批。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作，